Pour commencer il est important de comprendre que le certificat repose sur un modèle qui est composé :

• d'éléments graphiques fixes composés avec Adobe Illustrator : titres, libellés, objets, etc.
• de champs dynamiques qui sont alimentés automatiquement. La disposition des champs par rapport aux éléments graphiques est gérée via Adobe Acrobat.
  
  Il est possible de rajouter certains champs.
  - Si vous êtes en version 3.3 voir la FAQ de cette page
  - Pour toutes les versions suivantes

          attention vous devez être connecté à https://community.jalios.com pour y accéder

Il est dés lors possible de déteminer :

• Un délai à partir duquel les participants seront informés et relancés sur l'expiration prochaine de leur certification
• De l'heure à laquelle l'alerte d'expiration prochaine et l'expiration elle-même sera envoyée aux personnes concernées

Ces paramètres sont disponibles via :

1. Le Menu Outils
2. Espace Administration Générale
3. Gestion des Modules

Accèder aux paramètres du module JLearn

1. Saisir le délai ici. 30 signifie que le rappel automatique sera renvoyé 30 jours avant la date d'expiration de chaque certificat
2. Saisi l'heure à laquelle le rappel sera renvoyé. Il s'agira soit d'une alerte sur la plateforme, soit un mail, soit les deux.
3. Enregistrer

La date de validité de chaque certificat apparait pour chaque personne ayant complété le parcours.

Néanmoins tous les utilisateurs n'auront pas accès à cette information.

Les prochains étapes de ce guide détailleront qui aura le droit de voir les certificats et quelles actions seront possibles.

Dans son Tableau de Bord, chaque participant peut voir ses propres certificats dans l'onglet Certificats

Les certificats ayant expiré apparaissent en rouge.
Un simple participant ayant un rôle d'apprenant peut archiver les certificats ayant expiré en cliquant sur l'icône d'archive Archiver ce certificat s'il ne veut plus qu'ils apparaissent.

Tout d'abord, pour voir les certificats d'autres participants, un utilisateur doit impérativement être membre du groupe ACL JLearn - Consulter les certificats et leur date d'expiration. 

Si un Responsable d'équipe est membre du groupe ACL JLearn - Consulter les certificats et leur date d'expiration. :

Il pourra voir les certificats de son équipe avec une signalétique signifiant soit que le certificat a expiré (en rouge), soit qu'il va bientôt expirer dans le délai des 30 jours vus en Etape 1 (en orange), soit qu'il est valide (en vert)

1. Il pourra décider d'archiver un certificat expiré d'un membre de son équipe afin qu'il ne soit pas relancé automatiquement ou s'il estime que cette certification n'a pas besoin d'être renouvelée.
2. Il pourra à tout moment afficher les certificats archivés afin de ne pas perdre l'historique des certifications
3. Il pourra alerter à tout moment les membres dont le certificat a expiré ou va expirer.

Sur la page Participants , le responsable d'équipe pourra aussi voir les dates de validité des certificats avec la progression mais uniquement sur les membres de son équipe.

Si un responsable organisationnel (type Responsable de formation qui a déjà les droits de visibilité sur les formations suivies, sur la progression des parcours, etc) fait aussi partie du groupe ACL JLearn - Consulter les certificats et leur date d'expiration,  il pourra voir dans son Tableau de Bord toutes les informations relatives aux certificats des groupes organisationnels auxquels il a accès.

Il pourra aussi archiver les certificats si il juge qu'ils ne sont plus d'actualité afin d'éviter au participant d'être relancé.

Sur l'onglet Participants, ce responsable aura aussi accès aux dates de validité des certificats des participants l'ayant complété avec succés.

Il peut être nécessaire de confier à une personne le suivi des certificats sur un ou plusieurs parcours ou formation, sans forcément lui donner des droits de visibilité sur la progression, les scores des quiz, etc. 

Deux conditions sont nécessaires :
1 - Il suffit de rattacher cette personne au groupe ACL JLearn - Consulter les certificats et leur date d'expiration comme ci-dessus avec Kim

Autre condition à l'étape suivante...

La deuxième condition est que la personne ait les droits de modification sur le savoir/formation/parcours auquel est attaché le certificat.

C'est à dire qu'elle doit être :

1. soit l'auteur de la publication pour un Savoir ou formation
2. soit  le référent de ce parcours
3. soit que les droits de modification lui aient été donné via un groupe d'appartenance permettant à ceux qui en sont membres de modifier les publications des autres membres. Voir le guide Donner des droits de modifications à certains utilisateurs

On voit ici que Kim a les droits de visibilité sur les certificats du parcours alors qu'elle n'a aucun rôle de management.

Si le délai choisi en Etape 1 de ce guide est de 30 jours, une alerte automatique est envoyée 30 jours avant la date d'expiration du certificat au Participant.

Cette alerte peut aussi être envoyée par mail.

Une alerte est aussi envoyée au responsable du participant.

1. En cliquant sur le lien proposé Liste des certificats, l'onglet Certificats s'affiche pour le responsable d'Equipe avec la liste des certificats qui vont bientôt expirer.
2. Ce responsable pourra à tout moment utiliser la fonction de relance manuelle pour les certificats ayant expiré ou allant expirer.

Message aux participants dont le certificat va bientôt expirer.
Noter l'accès aux contenus via le signe + qui peut servir à rediriger les destinataires vers des informations complémentaires.

Réception du message par le participant et lien vers la liste individuelle des certificats.