Administrer et optimiser l’espace de stockage documentaire
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- Date de modification : 21/09/2023
1. En tant qu'animateur/animatrice d'espaces
Pour analyser le stockage de documents sur votre espace, rendez-vous dans votre espace d'administration :
Puis cliquez sur "Tableau de bord des données" :
Puis cliquez sur "Documents" :
Ainsi vous visualisez à la fois :
- l'espace disque utilisé par votre espace
- le quota disque attribué (c'est-à-dire le poids maximum que votre espace peut utiliser - configurable par l'administrateur)
- le poids des différents types de fichier par ordre décroissant
En cliquant sur un des types de document, vous affichez la liste des documents de ce type. Vous pouvez trier selon l'état, le rédacteur, la date de modification ...
Vous pouvez identifier la personne qui a chargé ce document, la contacter pour savoir s'il est toujours utile et lui proposer d'appliquer quelques astuces présentes dans les pratiques responsables Bien gérer ses images , Bien gérer ses vidéos , Bien gérer ses audios , Garder son espace de stockage éco-responsable
1.1 Par usage
En utilisant la fonctionnalité "Analyse des usages", vous pouvez également décider de retirer certains services (le stockage de documents ou d'autres) de votre espace.
Par exemple, dans le cas ci-dessous on remettra en cause le besoin de garder le service JMag (Lien web) avec un seul partage.
La fonctionnalité "Analyse des usages" peut vous aider à voir les documents qui sont les plus consultés, et donc qui ne peuvent être supprimés (mais méritent peut-être une optimisation) :
2. En tant qu'administrateur/administratrice de plateforme
Vous avez plusieurs manières d'analyser le stockage de documents sur la plateforme : par espace, par type de document, par usage.
Rendez-vous dans votre espace d'administration :
2.1 Par espace
Pour visualiser le poids des documents pour chaque espace, cliquez sur "Quotas disque" :
Ainsi vous visualisez à la fois :
- l'espace disque utilisé par toute la plateforme
- le quota disque attribué (c'est-à-dire le poids maximum que chaque espace peut utiliser - vous pouvez le configurer pour chaque espace)
- l'utilisation de cet espace disponible en pourcentage (qui est donc relatif au quota attribué)
C'est un bon endroit pour commencer votre analyse et vous tournez vers les animateurs des espaces avec un stockage important ou qui augmente vite.
2.2 Par type de document
Après avoir adressé les espaces utilisant beaucoup de stockages, vous pouvez adresser les documents les plus lourds directement.
Cliquez sur "Taille des documents" dans votre administration fonctionnelle et visualisez par ordre décroissant de poids les différents types de fichier :
Dans l'exemple, l'ensemble des vidéos sont plus lourdes, on va donc chercher à les réduire en premier.
En cliquant sur un des types de document, vous affichez la liste des documents de ce type. Vous pouvez trier selon l'état, le rédacteur, la date de modification ...
Vous pouvez identifier la personne qui a chargé ce document, la contacter pour savoir s'il est toujours utile et lui proposer d'appliquer quelques astuces présentes dans les pratiques responsables Bien gérer ses images , Bien gérer ses vidéos , Bien gérer ses audios , Garder son espace de stockage éco-responsable
Pour obtenir le poids de chaque document, vous pouvez l'identifier en utilisant une portlet Explorateur :
Une porlet explorateur permet de voir la taille de chaque document via la colonne "Taille" (nécessite de modifier le paramétrage de la portlet)
2.3 Par usage
Comme pour l'animateur d'espace, vous avez accès aux types de contenus les plus utilisés et aux documents les plus utilisés.
La fonctionnalité "Analyse des usages" est disponible soit dans la partie "Tableaux de bord"->"Analyse des usages" soit dans la partie "Exploitation"->"Administration de l'analyse des usages".
