[Spécial télétravail] Poursuivre la collaboration en temps de crise (duration 10 min)

Objectifs

Vous êtes un dirigeant d’entreprise, dans le contexte actuel de crise sanitaire vous devez permettre le télétravail de vos collaborateurs. S'ils ont déjà la possibilité de travailler de chez eux, leur téléphone et leur boîte mail ne suffiront cependant pas à travailler efficacement ensemble.
Vous êtes un employé/agent, vous souhaitez continuer à travailler quotidiennement avec vos collègues hors des murs de votre organisation.
Vous encadrez une équipe, vous souhaitez piloter l'activité malgré l'éloignement.

Quelles fonctionnalités ?

	Calendrier : planification des réunions périodiques
	JTask : gestion de tâches / projets
	Espaces Collaboratifs : pour collaborer efficacement, par équipe projet ou autour d'une thématique
	MS Teams : pour vos réunions en visioconférence (remplace Skype et fait partie des applications Office 365)
	JCall : prochainement disponible - simplifie le démarrage d'une visioconférence pour vos réunions avec Jitsy, MS Teams ou d'autres JServices
	OnlyOffice : pour la coédition simultanée de documents (Office 365, Google G-Suite et Collabora sont aussi supportés)

Comment faire ?

Pour certaines organisations, c'est la ruée vers l'inconnu ! Cette situation de confinement oblige votre entreprise à mettre en place le télétravail dans l'urgence. Pour d'autres dont une partie des équipes a déjà expérimenté les usages du home office, il s'agit d'une situation inédite qui va permettre d'accélérer le développement du télétravail.  
Pour poursuivre grâce à JPlatform une activité avec des équipes en télétravail, ce guide vous conseille sur les services indispensables permettant de poursuivre la collaboration. Vous trouverez un guide complémentaire autour des usages de communication >> [Spécial télétravail] Poursuivre les échanges et la communication 

Organisez le travail avec des espaces collaboratifs

Face au défi imposé par la crise sanitaire ou plus généralement dans un contexte de changement majeur, il est primordial de se concentrer sur les bases du travail collectif. Pour cela nous vous conseillons de mettre à disposition des espaces collaboratifs. Ces espaces de travail, que l'on qualifie aussi parfois de "communautés", peuvent être de différentes natures que ce soit pour réunir des membres autour d'un projet, d'une thématique, d'un service/département, ou encore de sujets extra-professionnels (loisirs, sports, activités culturelles & sociales...)

En interne chez Jalios, nous avons ainsi ouvert un espace collaboratif "ResteChezToi". Dans le contexte actuel de confinement imposé, c'est un lieu d'échanges pour centraliser plusieurs types de contenus sur la thématique, ses principaux services sont les suivants :

• une documentation partagée (par exemple : l'attestation de déplacement)
• un espace de discussion pour proposer une idée ou lancer une discussion
• des articles / ressources Internet avec des conseils et astuces pour gérer le télétravail 

Retrouvez plus d'informations sur ces autres guides de notre catalogue des usages pour :

• Créer et gérer des espaces collaboratifs / communautés 
• Animer des espaces collaboratifs / communautés 

Faites des réunions de travail distantes et efficaces

Créez un événement de calendrier pour planifier la réunion

Créez un événement de calendrier pour votre réunion.

Inscrivez les participants.

Dans le champ description mettez un lien vers le projet de tâches.

S'il s'agit d'une réunion périodique (ex. : votre réunion d'équipe hebdo) choisissez la fréquence de la réunion (toutes les semaines, tous les mois, ...).

Ajoutez un rappel (p. ex. 15 minutes).

Réunissez-vous par visioconférence

Avec les mesures de confinement, la visioconférence devient un incontournable parmi les outils de communication. Elle était déjà très plébiscitée avant la crise : selon un enquête Harris Interactive réalisée en novembre dernier auprès de 567 cadres, huit cadres sur dix déclaraient l'utiliser régulièrement pour des réunions d'équipe ou des rendez-vous clients. Les grèves de fin d'année ont fortement accéléré son usage.

Conseils pour bien utiliser la visioconférence si l'on veut être efficace :

• Testez l'outil avant, entre collègues et de chez soi - en cas de problème technique, votre technicien du service IT ne pourra pas se déplacer pour vous dépanner et la réunion tombe à l'eau.
• Privilégier les outils simples permettant aux collaborateurs d'accéder à une conférence facilement en cliquant sur un lien.
• Se mettre en condition de travail (présentation, fond visuel et sonore adéquats), bien que l'on parle depuis chez soi
• Organiser la prise de parole : donner le cadre, respecter le temps de parole de chacun, ne pas parler à plusieurs en même temps...

Considérez ce frein : beaucoup d'utilisateurs ne savent pas lancer le service de visio-conf. S'il faut télécharger un logiciel et l'installer, vous multipliez les obstacles.

C'est pourquoi la R&D Jalios travaille sur JCall afin de simplifier le démarrage d'une vidéoconférence. JCall améliore l'expérience utilisateur qui souhaite faire une visioconférence/appel vidéo depuis sa Digital Workplace en cliquant tout simplement sur un bouton.

Pour déclencher un appel vidéo en 1à1, en mode le plus simple : allez sur le profil d'un membre et cliquez sur l'icône "Vidéo" Le membre reçoit une alerte pour rejoindre la visioconférence :

Comme il s'agit d'un JService, vous pouvez brancher différents outils derrière. Actuellement nous utilisons Jitsi et d'autres services de visioconf sont candidats :

• Jitsi (déjà disponible)
• MS Teams (API disponible, à l'étude)
• Zoom (API disponible, à l'étude)
• WhereBy (ex Appear-in)
• Google Hangout Meet
• ...

Prenez des notes de réunion

Si vous utilisez Jitsi :

• Pendant la réunion :
  • prenez vos notes avec l'outil de chat
• Après la réunion :
  • reportez vos notes en commentaire de l'événement de calendrier créé pour cette réunion
  • ou bien structurez les à l'aide d'une page Wiki
  • ensuite, partagez les avec les autres participants (utilisez la fonctionnalité "Recommander" > "pour action")

Si vous utilisez MS Teams, il existe une fonctionnalité pour prendre des notes de réunion dans Teams :

• Pendant la réunion :
  • accédez aux "Ellipses" plus d'options (…)
  • sélectionnez "Afficher les notes de réunion" ; si vous n'avez pas encore pris de notes, sélectionnez "Commencer à prendre des notes de réunion"

• Après la réunion :

Si vous souhaitez accéder aux notes d’une réunion à partir d’un canal, accédez au canal où la réunion s’est produite et recherchez la réunion. En dessous, sélectionnez "Afficher les notes en plein écran".

Produisez à plusieurs en même temps

Collaboration sur des documents et co-édition

En utilisant Only Office, Collabora (LibreOffice), Office 365 ou G-Suite, plusieurs personnes peuvent travailler ensemble sur un document, une feuille de calcul, ou une présentation. La co-édition désigne la simultanéité du travail des différents utilisateurs.

JPlatform est capable, à l'aide du module correspondant, de se brancher avec votre suite bureautique.

Ainsi vous pouvez modifier et coéditer en ligne tous vos documents avec la suite bureautique sans quitter votre Digital Workplace Jalios !

Prenons ici l'exemple de Only Office qui vient s'associer à notre offre JCloud pour assurer la continuité des activités lors du télétravail :

Jalios a ajouté le bouton « Сo-éditer » à tous les documents qui sont stockés à JCloud :

Lorsque l’utilisateur clique sur le bouton « Сo-éditer », un nouvel onglet avec l’éditeur s’ouvre. De cette façon, les utilisateurs de JCloud peuvent éditer les documents DOCX, XLSX, PPTX dans l’interface familière à onglets directement depuis leur workplace digitale.

Quant aux outils collaboratifs, les membres de l’équipe se réunissent dans un espace collaboratif virtuel et sont en mesure de :

• co-éditer les documents avec les collègues, les invités et les utilisateurs externes ;
• voir en temps réel les modifications apportées par d’autres utilisateurs ;
• gérer les versions du document ;
• inviter à co-éditer.

Suivez ce didacticiel pour (Restricted access link)  

Pilotez vos tâches

Avec le confinement à domicile, beaucoup plus de salariés inexpérimentés doivent télétravailler du jour au lendemain sans préparation. Avec parfois, en prime, leurs enfants à la maison. Il est donc plus que jamais important d'organiser sa journée et de s'astreindre à une certaine discipline pour pouvoir s'en sortir et tenir ses objectifs.

Après la grève massive des transport puis le Covid-19, des guides du télétravailleur ont fleuri sur Internet. En voici un résumé de ces bonnes pratiques utiles pour éviter le chaos, conserver l'efficacité et le confort de travail des salariés :

• Organisez votre espace de travail (l’idéal est de disposer d’un espace de travail dédié dans son habitation. Sauf que tout le monde n’a pas forcément un logement suffisamment grand pour cela. Trouvez au moins une table avec un siège confortable réglé à la bonne hauteur.)
• Recréez une ambiance et des rituels de travail 
• Informez vos proches des règles du jeu. Et si le petit dernier vous harcèle pendant votre visioconférence ou si vous manquez d’idées pour occuper vos enfants, vous trouverez beaucoup de ressources sur cette page collaborative
• Pensez à communiquer : vous avez à votre disposition toute une palette d’outils, à vous de choisir le meilleur pour chaque usage : [Spécial télétravail] Poursuivre les échanges et la communication 

A présent, rentrons dans les bonnes pratiques fonctionnelles du JTask, cet outil de productivité qui vous permet de suivre vos actions et celles de vos équipes.

Cas d'usage : piloter une réunion périodique

Alimentez l'ordre du jour :

L'ordre du jour peut être alimenté de façon collaborative par tous les participants. Grâce au projet de suivi, cela peut être fait par chacun des participants, au moment où il pense à un sujet et sans avoir à faire intervenir l'organisateur de la réunion.

Les participants à la réunion renseignent les sujets à aborder en saisissant des tâches dans le projet de suivi.

Les tâches doivent être saisies dans la colonne Sujets à aborder ou dans la colonne Sujets à l'ordre du jour si un sujet doit être traité prioritairement.

Chaque sujet peut être accompagné de contenus et de documents internes ou externes. Ces documents internes ou externes peuvent être associés à la tâche.

Déroulement d'une réunion en séance

Si ce n'est pas la première fois que vous faites cette réunion, commencez par aborder les Actions à suivre. 

Lorsqu'un sujet a été abordé, les notes associées sont saisies en commentaire de la tâche associée. La date d'échéance est mise à jour et doit correspondre à une prochaine date de la réunion.

Si l'action à suivre est terminée déplacez la tâche dans la colonne Sujets traités.

Passez ensuite en revue les sujets à l'ordre du jour. 

Si le sujet a entièrement été traité, déplacez la tâche dans la colonne Sujets traités.

Si le sujet nécessite des actions qui doivent être suivies, éditez la tâche. 

• Renseignez la date d'échéance. Choisissez une date qui corresponde à une prochaine date de réunion.
• Les personnes en charge de cette action sont assignées sur la tâche.
• Les autres personnes devant suivre l'avancement de la tâche peuvent être ajoutées en tant qu'observateur de la tâche.

Puis enfin, déplacez cette tâche dans la colonne Actions à suivre.

FAQ

Quelles bonnes pratiques pour animer les espaces collaboratifs ?

Vous trouverez des informations utiles dans la fiche correspondante au cas d'usage " Animer des espaces collaboratifs / communautés" 

Peut-on donner accès à un espace collaboratif à une personne externe à mon organisation ?

JPlatform offre une fonctionnalité de "Comptes invités" pour donner un accès contrôlé à des personnes externes.

Facteurs clés de succès

• Accompagner vos collaborateurs
• Appliquer les conseils développés sur ce récent billet Comment bien vivre son isolement en télétravail ?