[Spécial télétravail] Poursuivre les échanges et la communication (duration 10 min)

Objectifs

Vous êtes un dirigeant d’entreprise, dans le contexte actuel de crise sanitaire vous devez permettre le télétravail de vos collaborateurs. S'ils ont déjà la possibilité de travailler de chez eux, leur téléphone et leur boîte mail ne suffiront cependant pas à travailler efficacement ensemble.
Vous êtes un employé/agent, vous souhaitez maintenir le contact avec votre hiérarchie, vos collègues et continuer à échanger quotidiennement avec eux hors des murs de votre organisation.
Vous animez une équipe, vous souhaitez communiquer et continuer à créer du lien malgré l'éloignement.

Quelles fonctionnalités ?

	Flash Info : information urgente, devant être captée rapidement, pour une large audience
	Microblogging : pour partager en quelques mots son humeur, dire bonjour à ses collègues, prévenir d'une absence...
	Blog : pour des actualités à mettre en avant auprès d'une large audience
	WebChat : communication en temps réel
	MS Teams : communication instantannée et visioconférence (remplace Skype et fait partie des applications Office 365)
	JCall : simplifie le démarrage d'une visioconférence
	Conversation et Boîtes à idées : pour partager des retours d'expérience, des suggestions...
	LiveForm : pour créer des questionnaires personnalisés (enquêtes ou quiz)
	JMag : pour le partage de liens sur Internet
	Espaces Collaboratifs : pour rassembler les contenus et les interactions dans un(e) espace/communauté dédié(e)

Comment faire ?

Pour certaines organisations, c'est la ruée vers l'inconnu ! Cette situation de confinement oblige votre entreprise à mettre en place le télétravail dans l'urgence. Pour d'autres dont une partie des équipes a déjà expérimenté les usages du home office, il s'agit d'une situation inédite qui va permettre d'accélérer le développement du télétravail.  
Pour poursuivre grâce à JPlatform une activité avec des équipes en télétravail, ce guide vous conseille sur les services indispensables permettant de poursuivre les échanges à distance et gérer la communication. La communication est le premier challenge à relever en temps de crise. Vous trouverez prochainement un guide complémentaire autour des usages de collaboration >> [Spécial télétravail] Poursuivre la collaboration en temps de crise 

Prenez des nouvelles

Face au défi imposé par la crise sanitaire ou plus généralement dans un contexte de changement majeur, il est primordial de prendre la température auprès de l'ensemble des collaborateurs. Pour cela le dirigeant, ou la Direction RH le cas échéant, peut communiquer de manière très rapide et directe en diffusant un questionnaire. Ce questionnaire, de type enquête, vous permet d'évaluer l'impact du confinement sur la santé et le moral de vos équipes. 

Nous vous conseillons ici d'utiliser notre module Live Form. 

1ère étape : "Créer un nouveau questionnaire" > sélectionner l'espace de travail (votre espace commun par défaut ou bien votre espace RH) > le type "Enquête" et enfin renseignez une description.

Renseignez ensuite la présentation, le comportement, les droits et les paramètres de diffusion de votre enquête.

Ci-dessous à titre d'exemples,

• le contenu de notre questionnaire : 

• la synthèse de notre questionnaire : 

Communiquez régulièrement

À distance, la communication écrite prend encore plus d'importance.

Nous vous conseillons de veiller à mettre en place des usages fréquents et réguliers sur l'ensemble des flux de communication, c.à.d essentiellement :

• entre les dirigeants/représentants de votre entreprise/organisation et l'ensemble des collaborateurs
• entre chaque collaborateur individuellement et par groupes d'individus
• entre managers et les membres de leurs équipes

Si de fait, les bruits de couloirs ne se font plus entendre, des angoisses liées à l'isolement peuvent apparaître : la crise du Covid-19 nous démontre que de nombreuses personnes se posent légitimement des questions sur la situation de l'entreprise face à la crise.

Diffusez un billet de blog

Vous êtes dirigeant d'entreprise : rédigez un billet et partagez-le largement via une recommandation à l'ensemble de vos salariés/agents. Il est important de partager régulièrement un point sur la situation. Faites cette action rapidement : le fait de ne pas communiquer pourrait laisser supposer un manque de vision, de transparence ou une mauvaise gestion.

Conseils pour partager dans un premier billet de blog votre vision de la situation et les perspectives pour l'entreprise :

• Soyez transparent, communiquez quelques chiffres, tâchez d'être précis. Même si la situation est très difficile, les collaborateurs ont besoin d'être informés à minima, voire d'être rassurés sur la pérennité de l'entreprise.
• En communication de crise, votre objectif est de montrer que vous tenez la barre du navire.
• Consultez cette autre "recette" du catalogue des usages >> Partager une vision d'entreprise 
• Suivez ce didacticiel JCloud (Restricted access link)

Créez un Flash Info

Pour diffuser sur votre page d'accueil une brève information à destination d'une large audience, devant être captée rapidement.

Vous trouverez un pas-à-pas dans ce guide dédié : Diffuser une alerte à l'ensemble de ma communauté

Restez en contact avec la messagerie instantanée

À distance, le WebChat devient rapidement votre meilleur allié pour communiquer par écrit en temps réel en 1 à 1 ou avec un groupe de personne (le WebChat Jalios permet la création de salles de discussion). Le WebChat vous facilite le télétravail car dans de nombreuses situations, vous n'avez plus besoin d'envoyer des emails ou de téléphoner. Vous pouvez vérifier rapidement qu'une personne est disponible par WebChat avant de l'appeler par téléphone ou de lancer un appel audio ou vidéo. La salle de discussion de votre équipe vous permet de continuer à communiquer efficacement.

• (Restricted access link)
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Échangez en visioconférence

Avec les mesures de confinement, la visioconférence devient un incontournable parmi les outils de communication. Elle était déjà très plébiscitée avant la crise : selon un enquête Harris Interactive réalisée en novembre dernier auprès de 567 cadres, huit cadres sur dix déclaraient l'utiliser régulièrement pour des réunions d'équipe ou des rendez-vous clients. Les grèves de fin d'année ont fortement accéléré son usage.

Conseils pour bien utiliser la visioconférence si l'on veut être efficace :

• Testez l'outil avant, entre collègues et de chez soi - en cas de problème technique, votre technicien du service IT ne pourra pas se déplacer pour vous dépanner et la réunion tombe à l'eau.
• Privilégier les outils simples permettant aux collaborateurs d'accéder à une conférence facilement en cliquant sur un lien.
• Se mettre en condition de travail (présentation, fond visuel et sonore adéquats), bien que l'on parle depuis chez soi
• Organiser la prise de parole : donner le cadre, respecter le temps de parole de chacun, ne pas parler à plusieurs en même temps...

Considérez ce frein : beaucoup d'utilisateurs ne savent pas lancer le service de visio-conf. S'il faut télécharger un logiciel et l'installer, vous multipliez les obstacles.

C'est pourquoi la R&D Jalios travaille sur JCall afin de simplifier le démarrage d'une vidéoconférence. JCall améliore l'expérience utilisateur qui souhaite faire une visioconférence/appel vidéo depuis sa Digital Workplace en cliquant tout simplement sur un bouton.

Pour déclencher un appel vidéo en 1à1, en mode le plus simple : allez sur le profil d'un membre et cliquez sur l'icône "Vidéo" Le membre reçoit une alerte pour rejoindre la visioconférence :

Comme il s'agit d'un JService, vous pouvez brancher différents outils derrière. Actuellement nous utilisons Jitsi et d'autres services de visioconf sont candidats :

• Jitsi (déjà disponible)
• MS Teams (API disponible, à l'étude)
• Zoom (API disponible, à l'étude)
• WhereBy (ex Appear-in)
• Google Hangout Meet
• ...

Recréez des rituels d'une ambiance de travail

Comme vous pouvez le voir plus haut, nous ne manquons pas d'outils pour communiquer en télétravail. Ce qui manque naturellement ce sont tous les petits rituels qui rythment le quotidien d'un lieu de travail. Bonne nouvelle : nous observons qu'il est possible de les recréez virtuellement, à condition d'organiser une routine et de l'animer.

💡Et si les bruits du bureau et des collègues vous manquent trop, essayez Calm Office.

Partagez avec le microblogging

Le microblogging, qui peut paraître accessoire en dehors du Réseau Social d'Entreprise, devient une fonctionnalité importante dans un contexte de télétravail. 
C'est l'envie de retrouver le liant entre les collaborateurs, un petit mot, une photo, ou même une blague... 😃 Nombreux sont les utilisateurs à mesurer la forte valeur ajoutée de ce type de communication informelle en cas de crise comme celle qui nous impacte.

Recréer un cadre convivial avec une cafette virtuelle

Certes elle est virtuelle et elle ne sert pas encore le café, mais cela permet de se sentir moins seul. Dans cette salle de pause, l'usage se passe de mode d'emploi, fonctionnellement l'indicateur de présence s'avère utile pour savoir si vous échangez avec vous-même ou bien avec une dizaine de personnes...

Le principal intérêt est de se détendre, blaguer entre collègues... ce qui contribue évidemment à maintenir le lien social et donc à mieux vivre son isolement en télétravail.

Le "café du commerce" tel que nous l'avons baptisé chez Jalios, est rapidement devenu un lieu de vie où il fait bon se retrouver de temps en temps.

Ouvrez un espace collaboratif dédié

En complément du webchat, nous vous conseillons de pour partager ses bonnes pratiques du télétravail, ses difficultés, posez des questions...

Dans le contexte actuel de confinement imposé, nous avons ouvert un espace collaboratif "ResteChezToi". C'est un lieu d'échanges pour centraliser plusieurs types de contenus sur la thématique, ses principaux services sont les suivants :

• une documentation partagée, par exemple : l'attestation de déplacement
• un espace de discussion pour proposer une idée ou lancer une discussion
• des articles / ressources Internet avec des conseils et astuces sur télétravail 

Partagez vos bonnes trouvailles 

Activer le service de veille collaborative JMag dans l'espace collaboratif.

Vous pouvez à présent partager avec les membres de l'espace vos ressources utiles trouvées sur le web, en lien avec le sujet de votre espace bien sûr !

Chez Jalios, nous avons par exemple créé un espace collaboratif "ResteChezToi" qui permet de partager les bons sites (eg site pour l'enseignement, pour occuper les enfants, ...)

C'est un usage très simple et ne nécessitant que peu de temps de contribution puisque le JMag récupère automatiquement pour vous les métadonnées des contenus originaux. Plus d'infos à retrouver dans cette fiche usage Mettre en place une veille collaborative, section "Partager une information"

Un espace de conversations / boîte à idées

Invitez tous les membres de l'espace collaboratif à échanger ici leurs soucis, leurs interrogations et aussi leurs suggestions pour rendre cette période plus satisfaisante. De nombreuses pépites ont ainsi été partagées au sein de Jalios pendant le confinement ! 👇🏼

FAQ

L'usage de la visioconférence est très utile mais est parfois difficile avec le confinement : bonnes pratiques, trucs et astuces ? 

Pour la visioconf, une fonction très pratique que l'on retrouve souvent est le "PushToTalk". Tout le monde coupe son micro sauf l'animateur. Pour prendre la parole il suffit d'appuyer sur la barre d'espace pour réactiver le micro. Lorsqu'on la relâche, le micro est de nouveau coupé. Cela évite ainsi d'entendre les enfants, l'aspirateur, le conjoint qui fait une conf call en parallèle, ...

Autre astuce, après s'être salué, couper la caméra pour économiser de la bande passante. Avec le module Jitsi le nom et les photos des participants sont véhiculés de l'intranet à Jitsi. 

Facteurs clés de succès

• Accompagner vos collaborateurs
• Appliquer les conseils développés sur ce récent billet Comment bien vivre son isolement en télétravail ?
• Distinguer communication en temps réel du partage d'information plus durable. Les deux sont nécessaires il est donc important de faire le choix des bons canaux:
  • Blog et espace de discussions pour des infos plus pérennes,
  • microblogging et webchat pour la communication instantanée