Animer des espaces collaboratifs / communautés (durée 10 min)

Description

Pour développer la collaboration, la dimension organisationnelle et les enjeux humains sont déterminants. S’il y a un acteur clé, c’est l’animateur de communauté. Ce guide vous conseillera :

  • Comment  s’appuyer sur un réseau d’animateurs de communautés et d'ambassadeurs ?
  • Quelles sont les bonnes pratiques pour dynamiser les échanges et la collaboration ?

Usages - Visuel - Communauté  

Objectifs

Un projet collaboratif et social ne s'arrête pas avec le déploiement d'une solution. L'accompagnement de nouveaux usages numériques et leur appropriation est nécessaire pour en maximiser les bénéfices. La dimension organisationnelle et les enjeux humains sont déterminants. Et s’il y a bien un acteur qui doit être au cœur du dispositif d’accompagnement, c’est l’animateur de communauté.

  • Comment conduire le changement en s’appuyant sur un réseau d’animateurs de communautés et d'ambassadeurs ?
  • Quelles sont les bonnes pratiques pour dynamiser les échanges et la collaboration ?
Population ciblePOPULATION CIBLE
  • Un administrateur fonctionnel
  • Tout membre de l'équipe projet (AMOA, conduite du changement, Com interne/RH, DSI, représentants des métiers...)
  • Tout collaborateur se trouvant dans l'une de ces situations : déjà animateur de communauté ; porteur d'initiative dont la communauté n'a pas encore été ouverte ; besoin de création d'une nouvelle communauté 
BénéficesBÉNÉFICES
  • Développe les pratiques collaboratives dans la durée
  • Fédère les membres au sein d'une communauté dédiée
  • Capitalisation et partage de bonnes pratiques
BénéficesPOINTS D'ATTENTION
  • Mobiliser les animateurs en amont, communiquer sur leur rôle d'"ambassadeur"
  • Former les animateurs avant le lancement de leur communauté
  • Animer sa communauté dans la durée

 

Quelles fonctionnalités ?

Espaces collaboratifs

 

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Espaces de conversations

 

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Les FAQ's : pour poser des questions dans un espace de conversation

 

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Explorateur de documents : pour capitaliser les contenus

 

JLearn : pour rédiger des guides et les partager avec vos utilisateurs

 

 

Comment faire ?

La règle d’or pour animer sa communauté

Rester centré sur l'USAGE

  • La question à adresser : pour quoi faire ? (plutôt que comment faire)
  • Usage ≠ fonctionnalité
    • pour un même usage, on peut avoir plusieurs façons de faire. Exemple concret : partager un compte-rendu de réunion (niveau cas d'usage). Niveau fonctionnalité, le comment faire est variable : vous pouvez partager un CR sous forme de document que vous allez déposer puis recommander depuis la GED, ou prendre vos notes directement en commentaire associé à l'événement de calendrier, ou encore créer une page Wiki...
  • Éviter de parler d'outil car pour beaucoup, le mot "outil" implique une dimension purement technique et de la complexité.

UTILITÉ : assurez-vous que vos contributions soient utiles aux autres

Les membres adopteront réellement la communauté dès lors qu’ils en auront perçu l’utilité et que les bénéfices seront concrets (gains de temps, meilleure capitalisation de l’information, praticité au quotidien, etc.)

POSTURE : rendez service aux autres membres 

Faire preuve d'ouverture, de proactivité tout en garantissant le respect des échanges.

Attention toutefois, l'animateur n'est pas la personne qui fait tout dans la communauté auquel cas il risque de mal habituer les autres membres qui se reposeront trop sur lui. L'animateur est avant tout un facilitateur, qui fait en sorte que chacun puisse contribuer. La communauté ou l'espace collaboratif est au service de l'efficacité et de l'intelligence collective.

Les 8 bonnes pratiques de l’animateur de communauté 

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FAQ

Comment définir l'animateur de communauté ?

Souvent volontaire, parfois désigné d'office, "l'animateur de communauté" peut se définir comme le gestionnaire fonctionnel de l'espace collaboratif dont il a la charge, soit parce qu'il est référent sur la thématique traitée par la communauté, soit parce qu'il/elle est Chef de Projet (dans le cas d'une communauté de type Projet) ou encore parce que sa fonction de coordinateur de réseau se prolonge naturellement du monde physique au numérique.

Ambassadeur du digital et des pratiques collaboratives, on dit souvent qu'il a des "antennes sur la tête" ;) Il se distingue souvent par des qualités humaines de bienveillance, d'empathie et une capacité à fédérer.

Nous préconisons de former un duo d'animateurs pour chaque espace collaboratif. Et ce pas uniquement pour palier aux périodes de congés, mais avant tout pour jouer la complémentarité, l'entraide et déjà être sur un mode collaboratif. "Seul on va plus vite, à plusieurs on va plus loin..."

Quelle feuille de route pour les animateurs de communauté ?

La construction d'une feuille de route est essentielle. Pour qu'elle soit réellement utile il est important que l'animateur se l'approprie. Pour cela nous préconisons qu'elle soit établie avec chaque animateur lors d'un atelier de formation initiale par petits groupe réunissant 4 à 8 animateurs de communautés.

La consigne est la suivante : 

Lister les principales actions que vous aurez à faire dans l’une ou l’autre de ces situations :

  • option 1 : création d'une nouvelle communauté (projet)
  • option 2 : reprise d'une communauté existante

15 mins’ de réflexion puis restitution 5 minutes par groupe

Vous pouvez vous appuyer sur la roadmap générale ci-contre que chacun viendra personnaliser selon son contexte, ses cas d'usages et ses objectifs.

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Facteurs clés de succès

  • Mettre en place une gouvernance qui encadre le cycle de vie des communautés
    • Questionnaire / fiche préalable avant ouverture d'un nouvel espace collaboratif, pour définir : l'objectif, les principaux usages et les animateurs (binôme) de la communauté
  • Former les animateurs de communautés au lancement de leur espace
    • Objectifs pédagogiques :
      - Connaître les principaux usages d’une plateforme collaborative
      - Savoir mettre en œuvre ces usages en tant que gestionnaire de l’espace qu’il anime (droits et rôle particuliers)
      - Intégrer les concepts de la gestion du changement

    • Compétences visées :
      Acquérir des techniques pour savoir animer sa communauté

  • Accompagner vos animateurs de communautés dans la durée
    • réunion des animateurs pour un partage d'expériences
      • chaque animateur partagera les principaux usages de sa communauté, les bénéfices, les difficultés rencontrées. Bonne pratique observée chez nos clients : la réunion des animateurs à l'occasion d'une matinale avec "petit-déjeuner", organisée chaque trimestre. Il s'avère intéressant de convier l'un de ses utilisateurs clés pour venir témoigner. Les usages sont ainsi présentés de façon très concrète à travers une démonstration en ligne par l'utilisateur. L'équipe projet (ou la com interne)  réalise quelques interviews filmées pour capitaliser des "success stories" avant de les relayer sur la plateforme.
      • Suivre régulièrement les indicateurs de succès quanti et quali de chaque espace collaboratif