Annuler une Session (duration 5 min)
Vous devez annuler une session sur laquelle il y a déjà des inscrits ?
Vous voulez en connaitre les conséquences ?
Ce tutoriel est fait pour vous !
Attention, pour effectuer ces opérations vous devez être Gestionnaire des Inscriptions sur cette session ou bien être Administrateur fonctionnel.
Il est tout à fait possible d'annuler une session future sur laquelle il y a des inscrits.
- Dans l'onglet Inscriptions de la formation, se positionner sur la session avec le sélecteur
- Dans le menu Action, sélectionner Annuler la session
A partir de la version 3.5, l'action permet aussi de saisir un commentaire ou des instructions dans l'alerte d'annulation qui est envoyée afin de leur préciser la suite donnée. Le gestionnaire pourra ainsi pointer sur une autre session en demandant aux personnes de se réinscrire.
1. Onglet Inscriptions
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Bonjour,
L'état de l'apprenant reste "inscrit" à une session annulée, est-il prévu de changer cet état automatiquement ("inscrit" -> "annulé") lors de l'annulation de la session ?
Merci
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Aujourd'hui c'est au gestionnaire de gérer celà en informant les participants (filtre sur les inscriptions et option recommander), puis de changer le statut manuellement, ce qui lui permet de décider ce qu'il doit faire pour chaque membre.
Mais c'est parfois oublié. Votre demande est effectivement un candidat pour la version 3.5 prévue pour la fin de l'année. Elle concernera les personnes pour lesquelles le statut de la demande est à Traiter/Liste d'attente/Inscrit. A noter qu'un message d'alerte automatique est prévu pour informer les personnes.
La version 3.5 nécessitera un passage en V10 SP5.
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Bonjour,
nous avons dû cette semaine arrêter puis annuler une session qui avait commencé (cause covid) et avons bien suivi les différentes étapes spécifiées dans le tuto. Nous souhaitons ensuite reporter l'inscription des participants à une autre session à venir, hors ça ne semble pas possible. Il est indiqué que les membres ont déjà suivi cette formation, nous ne pouvons pas les réinscrire. Pourtant dans les paramètres de la formation, nous avons bien coché que nous autorisons les membres à refaire ce savoir.
Quelle solution ? Comment procéder dans le cadre d'un report d'une session à une date ultérieure ?
Merci
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Bonjour Julie LE GOUDIVES
nous rencontrons régulièrement le même problème que ce soit pour une session annulée ou une formation qui doit être refaite régulièrement par les employés.
Il y a deux options pour contourner le problème :
- Créer une nouvelle formation avec de nouvelles sessions : il n'y a alors pas de conflit, la formation étant considérée comme une autre formation indépendante.
- Supprimer complétement les inscriptions des participants sur la session annulée : ceci devrait également permettre d'éviter le conflit sur le fait que le participant a déjà "participé" à une autre session.
Bonne journée
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Bonjour Julie LE GOUDIVES fabrice mathieu
En version 3.5/10 SP5 , prévue pour fin Mars.
- Nous passerons automatiquement en Annulé les participants qui sont dans les Etats suivants : A traiter, A Valider, Inscrits, En liste d'attente, Ceci permettra une réiniscription à une autre session sur la même formation. Le report des annulés sur une autre session devra se faire en manuel par le gestionnaire ou par le membre.
- L'action Annuler une session permettra aussi de saisir un commentaire ou des instructions dans l'alerte d'annulation qui est envoyée afin de leur préciser la suite donnée.
- Nous corrigerons aussi des anomalies sur les envois de rappels lorsqu'une session est annulée qui ont été remontées notamment par fabrice mathieu
Par ailleurs
- L'option Autorisé à recommencer n'est pas opérante sur les formations. On va l'enlever de l'écran Avancé, comme l'option Autorisé à Abandonner d'ailleurs.
- Un des contournements pour reporter les inscrits est de modifier les dates de la session sur laquelle ils sont inscrits.Il faudra nénamoins en informer les participants par l'action Recommander. C'est acceptable si la session est dans le futur mais lorsque la session a déjà commencée on perd trace de l'évènement initial, ce qui peut être génant.
- On a planifié une autre amélioration dans une version ultérieure qui permettra d'informer automatiquement formateurs et participants lorsque certaines informations importantes sont modifiées sur une session où ils sont parties prenantes (dates, lieu). Aujourd'hui il faut le faire via la fonction Recommender en sélectionnant le statut inscrits dans l'onglet Inscriptions. C'est rapide.
Depuis la version 4.1. la modification de dates et de lieu entraine l'envoi d'une notification aux inscrits et au(x) formateur(s) sur la plateforme et d'un mail avec la mise à jour de l'évènement de calendrier en format ICS
