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Gestion des Présentiels et Classes virtuelles - Présentation Générale (durée 5 min)

Description

Tandis que les présentiels restent encore nécessaires dans de nombreuses entreprises et organismes, les classes virtuelles prennent une place croissante afin de limiter les coûts et de respecter les consignes sanitaires.

Depuis la version 3, notre plateforme de digital learning vous permet de gérer l'ensemble de vos formations, que celles-ci soient diffusées sous forme de contenus digitaux, de webinaire, ou de classes virtuelles ou physiques, que ce soit de manière indépendante ou combinées dans le cadre de parcours hybrides aussi appelés Blended Learning.

Cette fiche :

  • décrit les principales fonctionnalités supportées sur les formations en présentiel et en classe virtuelle
  • définit les 4 rôles du processus : responsable de formation, participant, gestionnaire et formateur.
  • Définit aussi à quels groupes les utilisateurs doivent appartenir pour être capables d'effectuer les fonctions décrites.
Mots-clés

Les formations en présentiel restent une réalité dans de nombreuses entreprises et organismes et vont continuer à exister, que ce soit seules ou combinées avec des modules de e-learning dans le cadre de parcours hybrides aussi appelés Blended Learning.

Depuis la version 3, notre plateforme de digital learning vous permet de gérer l'ensemble de vos formations, que celles-ci soient diffusées sous forme de contenus digitaux, de webinaires, ou de classes virtuelles ou physiques.

Vous pouvez créer une formation et la décliner en une ou plusieurs sessions positionnées dans le temps et dans l'espace (en ligne ou sur sites).

Ces sessiosn peuvent être en présentiel ou en classes virtuelles

 

Fonctionnalités Principales

  • Les inscriptions à une session peuvent se faire
    • via un gestionnaire
    • via une demande par le participant
    • via le manager dun collaborateur
    • directement sans approbation préalable
  • Gestion du nombre maximum de personnes sur une session quelle que soit sa modalité (présentiel, classe virtuelle, pur digital)
  • Gestion du cycle de vie complet : depuis la demande d'inscription jusqu'à la participation effective validée par le formateur (liste d'attente, annulée, refusée, inscrits, participant, absent)
  • Liaison intégrée avec calendrier individuel
  • Rappel après inscription
  • Information automatisée des parties prenantes du statut des inscriptions (demandeur, gestionnaire, formateur)
  • Mise à disposition de documents avant la formation, pendant et après la formation (support de cours)
  • Envoi de convocations
  • Edition de la fiche de présence (présentiel)
  • Fourniture du certificat de participation
  • Questionnaire d'évaluation
  • Visibilité centralisée pour le collaborateur/agent sur ses Inscriptions
  • Visibilité sur ""Mes sessions" pour les gestionnaires et formateur

Cinq rôles sont possibles dans le cadre de ce processus. Certains rôles peuvent être assumés par la même personne.

 

Rôle

Droits

1

Le responsable formation qui va publier/créer une formation sur la plateforme (description, programme, etc.) et la décliner en une ou plusieurs sessions, chacune avec ses caractéristiques : dates, lieu, formateur, etc. 

Doit appartenir au groupe par défaut des Contributeurs ou à tout autre groupe lui permettant de créer des contenus de type Formation.
Par défaut, seul l'auteur peut créer une session mais toute personne appartenant au groupe de gestionnaire des sessions pourra aussi le faire.

2

Le participant qui pourra demander son inscription ou qui sera inscrit d'office

Doit appartenir au groupe par défaut des Apprenants ou des Contributeurs.

3

Le gestionnaire (des inscriptions) qui sera chargé de gérer la session, de suivre les demandes d'inscription et d'inscrire des participants sur les sessions. Il pourra aussi modifier les sessions existantes. Il sera alerté automatiquement des demandes d'inscription.

Doit appartenir au groupe par défaut des Gestionnaires des inscriptions aux formations. 

4

Le gestionnaire de la session qui pourra créér de nouvelles sessions et modifier les existantes (lieu ,information, formateur, etc.). 

Doit appartenir au groupe des Gestionnaires des sessions de formations.

5

Le formateur qui pourra surveiller le remplissage des sessions, éditer la feuille de présence (présentiel) , partager des informations avant, pendant et après la formation avec les inscrits et confirmer leur présence ou pas.

Doit appartenir au groupe par défaut des Formateurs


Ces rôles permettent de bien séparer les responsabilités du point de vue du processus mais peuvent être assurés par une même personne. 

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