Planifier et gérer une réunion efficacement (duration 10 min)

Objectifs

Les réunions rencontrent trop fréquemment les écueils suivants :

• Des ordres du jour non respectés voire inexistants,
• Des réunions pour lesquelles aucun objectif n’est défini,
• Des manques de préparation de l’animateur et/ou des participants,
• Des temps de paroles pas respectés ou déséquilibrés,
• Des règlements de compte inter-services où la règle du jeu consiste non pas à construire ensemble mais à démolir les autres…

Pour autant, les réunions restent un moyen efficient de parvenir à diffuser un message ou encore pour trouver des réponses à des problématiques. Il convient donc d’éviter ces écueils pour parvenir à tenir des réunions constructives qui permettent de soutenir le progrès en s’appuyant sur la richesse humaine, sur le partage de la connaissance.

Ce guide vous présente des solutions et des règles à mettre en place pour des réunions moins nombreuses, plus utiles et surtout plus efficaces.

Quelles fonctionnalités ?

	Calendrier : pour la planification et le rappel
	Wiki : pour les notes et CR
	JTask : pour la gestion des actions / tâches
	Webchat (optionnel) : pour la participation d'externes
	Skype (optionnel) : pour la participation (audio/vidéo) d'externes

Comment faire ?

Introduction à la conduite de réunion

Définissez votre objectif...

La réunion est un outil de communication indispensable au rapprochement des acteurs en présence. L'efficacité d'une réunion dépend de la pertinence avec laquelle les points à traiter ont été préparés et de la qualité des réponses obtenues.

Toute réunion doit avoir un objectif, on peut citer :

• Connaître les faits ;
• Rechercher des explications ;
• Recueillir des suggestions ;
• Apporter des solutions ;
• Emporter les consentements

... ne le perdez jamais de vue...

Votre stratégie est d'arriver à une conclusion qui sert au mieux les intérêts de l'entreprise tout en assurant la satisfaction de chacun. Vous devez clarifier les rôles et les responsabilités des participants et respecter deux règles :

• Identifier, définir et ne jamais perdre de vue vos objectifs.
• Reformuler pour s’assurer des solutions.

... tout en respectant quelques règles

• Ecoutez ;
• Participez activement ;
• Construisez sur les idées des autres ; 
• Respectez le processus et l’équipe ;
• Pas de pique ou de provocation ; 
• Une seule réunion à la fois ;
• Respectez votre contrat temps ;

Une réunion en 3 temps pour un succès

Temps 1 : Préparer la réunion

90 % du succès de la réunion dépend de sa préparation et celle-ci n'est pas bien compliquée.

Les étapes :

1. Déterminer la composition du groupe, le lieu et la durée.
2. Préparer la réunion, affecter les rôles et affiner les objectifs :
   • plan de travail et points à aborder.
3. Déterminer la date, y attacher les documents et réserver la salle et son équipement. (cf. point suivant "Comment définir une date et inviter les participants")
4. À j-3 s’assurer de la participation des intervenants et si nécessaire les relancer

Comment définir une date et inviter les participants

JPlatform vous propose un module Calendrier qui vous permet de définir des événements, de consulter des disponibilités, d'envoyer des invitations, de proposer des dates (afin de choisir la date qui réunit le plus de participants). Nous allons exploiter toutes ces fonctionnalités pour définir la date de votre réunion et inviter ses participants.

Si vous avez la nécessité, dans le cadre du projet, de définir une récurrence, veuillez vous référer au savoir suivant : Gérer ses réunions de pilotage périodiques.

Pour planifier et définir la date de votre future réunion : 

(Restricted access media)  

Si vous utilisez un autre système que JPlatform pour la gestion des calendriers et surtout des disponibilités vous pouvez utiliser celui-ci. Cependant, nous vous conseillons fortement de créer la réunion dans JPlatform car :

• La réunion apparaitra aussi bien dans votre système de calendrier mais également dans votre communauté
• Vous aurez la possibilité de l'enrichir avec des pièces jointes, des commentaires, suivre les participants, ...

Temps 2 : Conduire la réunion

Le jour J est arrivé, il faut à présent conduire votre réunion ! Quelques règles s'imposent :

1. Accueillir les participants et commencer à l'heure (surtout s'il y a beaucoup de monde)
2. Introduire la réunion :
   • nommer un cadenceur (ou "time-keeper" chargé de contrôler le respect des horaires et de rythmer les échanges) et un rapporteur (en charge de retransmettre les échanges du groupe),
   • présenter les objectifs, les horaires,
   • présenter les participants (tour de table),
   • recueillir les attentes des participants.
3. Mener la réunion (l'initiateur de la réunion devient alors son animateur sous le contrôle bienveillant du cadenceur).
4. Faire la synthèse :
   • conclusions de la réunion,
   • décisions prises et actions à mener.
5. Déterminer la suite des travaux du groupe : dates et prochaines réunions.

Temps 3 : Conclure la réunion

Votre réunion est terminée et, si vous avez suivi toutes les recommandations, vous avez atteint votre objectif. Il vous faut à présent capitaliser vos échanges et créer les taches associées aux actions que vous avez co-défini.

Créer une nouvelle page wiki dans la communauté du département ou de la thématique associée à la réunion.

Votre compte-rendu doit également suivre quelques règles :

• Être rédigé le plus tôt possible (ne pas excéder 48h) le mieux reste de produire un premier jet directement au cours de la réunion
• Lister clairement les décisions prises (un paragraphe dédié est conseillé)
• Lister les actions et leur responsable (un paragraphe dédié est conseillé). Nous vous proposons d'utiliser une grille R.A.C.I.
• Rester concis, clair et efficace
• Le compte-rendu doit être  bien structuré. Utilisez des sections, des paragraphes avec une numérotation, des puces, etc.

 Une réunion implique des actions à mener. Ces tâches doivent être listées dans le compte-rendu et se voir assignées (cf. paragraphe précédent). Cependant, simplement lister les taches peut s'avérer insuffisant car cela n'assure pas leur suivi ! Jplatform vous propose donc de créer des tâches et de suivre leur avancement. Pour ce faire, créer les tâches correspondantes aux actions définies dans la communauté du département ou de la thématique associée à la réunion, et pour chacune d'elle :

• Définir un titre explicite
• Mettre une date d'échange
• Assigner les rôles tel que défini dans le R.A.C.I
• Ajouter un texte explicite si nécessaire

FAQ

En qualité d'assistante, puis-je gérer le calendrier et événements d'un ou plusieurs tiers ?

Tous les utilisateurs peuvent, depuis leur profil (Édition > Accès > Délégation), nommer les personnes qui pourront se connecter à leur compte sans avoir besoin de se ré-authentifier. Cette notion est importante car elle évite de devoir communiquer les identifiants. L'utilisateur cible aura ainsi le compte tiers directement accessible dans le menu de sa barre latérale

Facteurs clés de succès

• Rester concis et optimiser au maximum le temps.
• S'assurer que toutes les personnes conviées aient un intérêt à participer.
• Dans la mesure du possible, en dehors d'une personne prenant les notes pour le CR, demander aux utilisateurs de ne pas utiliser d'ordinateur ou téléphone durant la réunion.
• Clôturer une réunion avec des actions précises avec des responsables en charge de celles-ci.
• Toujours s'assurer d'avoir la phase d'après en ligne de mire pour l'ensemble de l'audience (next steps)