Bien nommer les documents pour mieux les retrouver (durée 5 min)

Description

Pour retrouver efficacement des documents, il faut bien les nommer. Et pour cela il faut des règles de nommage.

Les contributeurs hésiteront moins sur le nommage et les résultats du moteur de recherche seront plus clairs.

Ce guide vous propose une règle de nommage pour faciliter le partage de document. Vous pouvez l'adapter à votre organisation.

Usages - Visuel - Règles de nommage 

Objectifs

Parfois, nous avons du mal à trouver le contenu que l'on recherche. Tout simplement parce que les documents sont mal nommés.

Le moteur de recherche est performant mais n'est pas magique. Et même s'il retourne une liste de résultats pertinente, si vos documents sont mal nommés, vous allez perdre énormément de temps à repérer celui qui vous intéresse. Aussi nous devons nous discipliner pour que le nommage suive une règle qui facilite la recherche et donc l'accès aux contenus recherchés.

C'est aussi un gain de temps pour les contributeurs qui n'hésitent plus sur le nommage des documents qu'ils déposent.

Ce guide vous propose une règle de nommage pour faciliter le partage de document. Vous pouvez l'adapter à votre organisation.

 

Population ciblePOPULATION CIBLE
  • Toutes personnes amenées à partager des fichiers dans la plateforme.
  • Toutes personnes amenées à rechercher des contenus dans la plateforme.
BénéficesBÉNÉFICES
  • Gain de temps pour trouver une information.
  • Diminue les recherches infructueuses.
  • Les documents respectent des règles de nommage communes.
BénéficesPOINTS D'ATTENTION
  • Bien communiquer sur le fonctionnement.
  • Sensibiliser les contributeurs / gestionnaires de connaissances sur l'indexation des contenus.
  • Mettre en place un accompagnement pour la prise en compte de cette règle de gestion.

Quelles fonctionnalités ?

catalogue des usages icones 48px GED

Gestion documentaire (GED) : pour créer et organiser les documents de manière collaborative ; "l'Explorer" pour naviguer dans les publications à la manière de l'explorateur Windows ou le Finder de Mac OS.

catalogue des usages icones 48px JLearn

JGuide : pour faire un guide / tutoriel pour expliquer comment respecter les règles de nommage

Comment faire ?

Mettre en place une règle de nommage

  • Référez-vous à vos règles de nommage existantes au sein de votre organisation.
  • Si ces règles n'existaient pas, consultez cette fiche qui vous propose une manière simple de nommer tous vos documents.

Une bonne pratique veut que la règle soit diffusée de manière simple et didactique, en incluant des exemples :

Regle-de-nommage-interne  

Définir un plan de classement

  • Construisez votre plan de classement en gérant les catégories de votre explorateur de documents (éviter d'avoir plusieurs niveaux de sous-catégories).
  • Sélectionnez une catégorie préalablement au dépôt d'un nouveau fichier. Cela vous évitera de vous retrouver avec un grand nombre de documents à la racine de votre documentation partagée.

FAQ

Comment diffuser et animer vos règles de nommage ?

  • Afficher physiquement dans les espaces de travail un document synthétique et didactique.
  • Maintenir à jour et partager régulièrement un JGuide qui explique comment respecter les règles de nommage.

 

Facteurs clés de succès

  • Rappelez régulièrement à l'ensemble des collaborateurs l'existence de ces règles de nommage.
  • Souvenez-vous de ces 2 principes simples :
    • La preuve par l'exemple : diffuser des cas concrets les DO et les DON'T
    • On a les résultats de recherche que l'on mérite (un moteur de recherche ne fait pas de miracle)
  • Appuyez-vous sur le management pour impulser la démarche et faire des piqûres de rappel.
  • Mobilisez vos "ambassadeurs" / relais internes tels que vos animateurs de communautés ou les gestionnaires de bases de connaissances.