Bien nommer les documents pour mieux les retrouver (duration 5 min)
Pour retrouver efficacement des documents, il faut bien les nommer. Et pour cela il faut des règles de nommage.
Les contributeurs hésiteront moins sur le nommage et les résultats du moteur de recherche seront plus clairs.
Ce guide vous propose une règle de nommage pour faciliter le partage de document. Vous pouvez l'adapter à votre organisation.
Ce guide et le catalogue auquel il appartient ont été réalisés avec le module JLearn de notre offre.
Pour vous aussi créer et diffuser vos propres guides.
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Beginner
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5 min
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Multimedia SheetInstructions
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Usage Catalogue
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Connaissance
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French
Objectifs
Parfois, nous avons du mal à trouver le contenu que l'on recherche. Tout simplement parce que les documents sont mal nommés.
Le moteur de recherche est performant mais n'est pas magique. Et même s'il retourne une liste de résultats pertinente, si vos documents sont mal nommés, vous allez perdre énormément de temps à repérer celui qui vous intéresse. Aussi nous devons nous discipliner pour que le nommage suive une règle qui facilite la recherche et donc l'accès aux contenus recherchés.
C'est aussi un gain de temps pour les contributeurs qui n'hésitent plus sur le nommage des documents qu'ils déposent.
Ce guide vous propose une règle de nommage pour faciliter le partage de document. Vous pouvez l'adapter à votre organisation.
- Toutes personnes amenées à partager des fichiers dans la plateforme.
- Toutes personnes amenées à rechercher des contenus dans la plateforme.
- Gain de temps pour trouver une information.
- Diminue les recherches infructueuses.
- Les documents respectent des règles de nommage communes.
- Bien communiquer sur le fonctionnement.
- Sensibiliser les contributeurs / gestionnaires de connaissances sur l'indexation des contenus.
- Mettre en place un accompagnement pour la prise en compte de cette règle de gestion.
Quelles fonctionnalités ?
Comment faire ?
Mettre en place une règle de nommage
- Référez-vous à vos règles de nommage existantes au sein de votre organisation.
- Si ces règles n'existaient pas, consultez cette fiche qui vous propose une manière simple de nommer tous vos documents.
Une bonne pratique veut que la règle soit diffusée de manière simple et didactique, en incluant des exemples :
Définir un plan de classement
- Construisez votre plan de classement en gérant les catégories de votre explorateur de documents (éviter d'avoir plusieurs niveaux de sous-catégories).
- Sélectionnez une catégorie préalablement au dépôt d'un nouveau fichier. Cela vous évitera de vous retrouver avec un grand nombre de documents à la racine de votre documentation partagée.
FAQ
Comment diffuser et animer vos règles de nommage ?
- Afficher physiquement dans les espaces de travail un document synthétique et didactique.
- Maintenir à jour et partager régulièrement un JGuide qui explique comment respecter les règles de nommage.
Facteurs clés de succès
- Rappelez régulièrement à l'ensemble des collaborateurs l'existence de ces règles de nommage.
- Souvenez-vous de ces 2 principes simples :
- La preuve par l'exemple : diffuser des cas concrets les DO et les DON'T
- On a les résultats de recherche que l'on mérite (un moteur de recherche ne fait pas de miracle)
- Appuyez-vous sur le management pour impulser la démarche et faire des piqûres de rappel.
- Mobilisez vos "ambassadeurs" / relais internes tels que vos animateurs de communautés ou les gestionnaires de bases de connaissances.
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5 comments
Nous avons commencé à établir une liste des abréviations pour le début des titres de nos contenus :
constat : beaucoup d'agents écrivaient Compt rend ou CRR ou CR ou compte-rendu
nous avons donc conseillé d'utiliser tous les mêmes abréviations en essayant de réduire la liste (qui a un peu évolué depuis) :
Typologie sujet complément date
Exemple : CR Jalios COPIL 20180502
Type de document |
Abréviation |
Type de document |
Abréviation |
Arrêté |
Arr |
Guide |
Gde |
Article de presse |
Artp |
Lettre de mission |
LdM |
Avenant |
Avt |
Marché |
Mrch |
Bon de commande |
BdC |
Note DGS |
NDGS |
Bordereau d'envoi |
BdE |
Note de service |
NdS |
Circulaire |
Circ |
Ordre du jour |
OdJ |
Compte-rendu |
CR |
Photographie |
Photo |
Contrat |
Cont |
Présentation |
Prst |
Convention |
Conv |
Procès-verbal |
PV |
Correspondance (courrier électronique, lettre) |
Corr |
Programme |
Prog |
Décret, décret d'application |
Dec |
Rapport |
Rap |
Délibération |
Delib |
Rapport d'activité |
Rapact |
Devis |
Dev |
Règlement |
Rglt |
Discours |
Disc |
Statistiques |
Stat |
Facture |
Fact |
Tableau |
Tab |
Fiche de synthèse |
Fsynth |
Tract syndical |
Tract |
2 votes :
Ce tuto sur le nommage et le plan de classement des documents est vraiment inspirant pour les bonnes pratiques dans nos organisations. En revanche, je suis toujours dubitative sur le fonctionnement de Jalios qui renomme systématiquement un fichier en utilisant le titre.... C'est pour moi source de doublons et de confusions lorsque les fichiers sont téléchargés...
3 votes :
Anne-Laure ANTIER merci pour votre retour.
Depuis JPlatform 10, lorsqu'on télécharge (download) un document, le fichier porte le titre du document.
Par exemple, si vous déposez un fichier rapport.docx et que vous renommer le document en "Marketing - Bilan annuel - 2019", lorsque vous téléchargerez le fichier il aura comme nom Marketing - Bilan annuel - 2019.docx .
Est-ce que c'est ce nouveau comportement qui vous gêne ?
3 votes :
Bonjour Olivier,
Bonne idée ce catalogue !
Mais actuellement en cours de migration JP10, je suis surpris d'apprendre un tel changement de comportement.
Nous avons depuis toujours une règle de nommage mais focalisée sur le nom de fichier, en effet, le fichier vient d'un file system, le notre, pour être uploadé dans JCMS où le titre permet d'être beaucoup plus user friendly, puis probablement downloadé dans un autre file system, celui de nos utilisateurs très variés.
Je défends corps et âme le fait suivant: un titre et un nom de fichier ne servent pas les mêmes buts !
Un nom de fichier devrait être concis et normé pour les facteurs suivants:
- limitations du file system
- contraintes des backup
- contraintes des HyperLink sur le réseau
- tri correct/voulu dans le file system
- assurer une compréhension à minima du contenu via des règles de nommage
- indication du type de conteneur (pdf, word, etc...) via l'extension du filename
Un titre doit définir le contenu d'un document de façon claire, complète et précise, mais surtout lisible en ligne donc avec la sémantique nécessaire (espaces, accents, statut, etc...).
Un Don't pour l'occasion:
Draft_Agenda_TECH-WS201905.docx > ne pas nommer un fichier avec la mention draft, sinon même une fois le document mis à jours via "upload a new version", l'utilisateur qui téléchargera le document aura un fichier avec la mention "draft" dans le filename. Idem avec une indication de numéro de version.
Est-ce ce genre de problématique qui a conduit Jalios à appliquer ce changement de stratégie?
Mais utiliser un Titre en tant que Nom de fichier n'est-ce pas faire le chemin inverse du passage File System > CMS ?
Marketing - Bilan annuel - 2019.docx
> 5 espaces inutiles qui représentent 5/36=13.9% de la longueur du filename
Concernant ce nouveau renommage automatique de fichier, j'aurais une idée qui serait potentiellement plébiscité: le rajout de la version majeure (et/ou mineure) au filename d'un document lors de son téléchargement. Ca, ce serait une belle évolution fonctionnelle bien que certainement mineure techniquement. En effet, hors context d'utilisation du titre comme filename par JP10, une telle option permettrait de résoudre la problématique de la conservation du filename originel tout en rajoutant un versionning lié à l'évolution de la publication au sein de JCMS.
Ce renommage automatique suit-il un RegEx paramétrable? Peut-on le désactiver/paramétrer d'une autre façon? Clairement, la suppression de facto des espaces aurait du être envisagée si cela n'a pas été le cas...
1 vote :
Pierre Garnier Merci pour votre retour.
Lors du stockage du fichier dans la zone upload, le nom n'a pas pas changé (pas d'espace, pas d'accent, ...)
Ce n'est que lors du download ou l'on indique au navigateur le nom avec lequel il faut qu'il déclenche l'enregistrement sur le poste utilisateur.
Ce qui a guidé notre choix c'est l'ergonomie. C'est plus parlant pour l'utilisateur d'avoir un nom de fichier qui soit cohérent avec le nom du document sur lequel il l'a téchargé (même chose si il l'a mis dans son JDrive).
De nos jours les FileSystem gèrent plutôt bien les noms avec des espaces, des accents, ...
C'est aussi pour cela que dans la règle de nommage, pour les dates on propose le séparateur "-" (eg 2019-06-12) plutôt que "/" qui n'est pas autorisé dans les noms de fichier.
Il n'y a pas de paramétrage ou de désactivation de ce comportement. Si vous voulez intervernir dessus, le nommage du fichier lors du téléchargement est indiqué avec l'attribut download sur le lien de téléchargement dans le fichier doFileDocumentFullDisplay.jsp
