Sur un Intranet comme sur le Web, l'information est riche et produite en quantité importante. Il est normal pour un collaborateur de ne pas tout suivre. En revanche il peut choisir de de suivre des informations selon leur thématique.
Ce guide montre comment chaque collaborateur peut être notifié sur le site, par mail ou par SMS selon des critères qu'il définit lui-même.
Objectifs
- Les personnes en charge d'une base de connaissance, afin de suivre les contributions
-
Les personnes qui veulent se tenir informées d'une thématique particulière, au-delà des communautés définies
- Clarifier les flux entrants d'information
- Personnalisation à la carte fonction des préférences de chacun
- Liberté à chacun de définir la source et la fréquence de notification
- Un paramétrage de base bien pensé doit être mis en place dès le lancement
- Il faut dissiper le "mirage" de la productivité immédiate des mails
- Au lancement, remplacez les pièces jointes par des liens vers la plateforme
Quelles fonctionnalités ?
Les fonctionnalités d'abonnement sont dans le cœur de JPlatform et ne nécessite pas l'installation de modules complémentaires.
Comment faire ?
Définition des règles de notification par l'utilisateur
- la fréquence : toutes les heures, tous les jours, toutes les semaines ou tous les mois
- le type de modification : publication, mise à jour mineure et/ou mise à jour majeure
- les sujets à suivre, sous forme
- soit de catégories, avec en option un filtre en intersection (correspond à toutes les catégories) ou en union (correspond à au moins une catégorie)
- soit de texte libre de recherche, avec en option un filtre sur tous les mots, au moins un mot, la phrase exacte ou en syntaxe avancée (expression régulière)
- un filtre éventuel sur un espace de travail
- un filtre sur les types de contenu
FAQ
Puis-je forcer l'envoi d'email à l'ensemble de mes collaborateurs ?
Oui, c'est possible mais il est conseillé de respecter les choix et paramétrages utilisateurs. On a tendance à considérer qu'un email envoyé est une information réceptionnée, et ce n'est clairement pas le cas dans les faits. Une bonne communication ainsi qu'un bon accompagnement sur la plateforme permettra de communiquer efficacement et surtout de vérifier centralement la lecture et l'appréciation de l'information produite.
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