Créer et gérer des espaces collaboratifs / communautés (durée 10 min)
Les espaces collaboratifs ont de nombreux usages : communauté, veille, réponse à appel d'offre, projet, groupe de travail, comité exécutif, département...
Il est important de permettre à tous de créer ou de demander la création d'un espace collaboratif.
Ce guide vous explique concrètement les étapes de création des espaces collaboratifs.
Ce guide et le catalogue auquel il appartient ont été réalisés avec le module JLearn de notre offre.
Pour vous aussi créer et diffuser vos propres guides.
Objectifs
Pouvoir disposer d'espaces collaboratifs est l'un des principaux besoins de tout projet de nouvel environnement numérique de travail ("Digital Workplace"). Ils constituent le socle des offres JPlatform. Ces espaces sont dédiés à des départements, des projets ou des communautés auxquels ils offrent les fonctionnalités choisies pour améliorer leur efficacité et capitaliser les connaissances.
La solution Jalios peut accueillir de multiples types d'espaces collaboratifs :
- espace collaboratif organisé autour de projets internes, transverses ou externes (partenaires, fournisseurs, clients...),
- espace collaboratif pour établir une proposition commerciale,
- espace collaboratif de veille ou de réflexion stratégique,
- espace communautaire organisé par thématiques ou par centres d’intérêts...
- club ou communauté extra-professionnelle
- La MOA qui souhaite offrir des typologies d'espaces adaptés aux métiers
- La MOE et les administrateurs techniques en charge de paramétrer les espaces
- Les administrateurs fonctionnels et animateurs qui bénéficieront de ces espaces
- Développe les pratiques collaboratives
- Fédère les membres au sein d'une communauté dédiée
- Capitalisation d'informations
- Un portail de services dédiés à un ensemble de membres (ouvert ou plus restreint)
- Analyse des usages grâce aux statistiques d'activité de l'espace collaboratif
- Éradication du "shadow IT" souvent peu sécurisé et non conforme RGPD
- Identifier clairement l'objectif de chaque espace collaboratif
- Bien communiquer sur le fonctionnement
- Former les animateurs avant le lancement de leur communauté
- Veiller au choix le plus adapté en termes de typologie et d'accès à l'espace
- Animer sa communauté dans la durée
Quelles fonctionnalités ?
Comment faire ?
Créer un nouvel espace collaboratif :
Quelques clics suffisent : un formulaire en 3 étapes vous assiste dans la création d'un espace collaboratif. Selon la gouvernance mise en place dans votre organisation, l'espace sera directement créé suite à votre demande, ou sinon ensuite un responsable validera avec vous votre demande et les services à activer pour répondre au mieux à vos attentes.
Accéder aux espaces collaboratifs :
FAQ
Quelles bonnes pratiques pour animer les espaces collaboratifs ?
Vous trouverez des informations utiles dans la fiche correspondante au cas d'usage " Animer des espaces collaboratifs / communautés"
Peut-on donner accès à un espace collaboratif à une personne externe à mon organisation ?
JPlatform offre une fonctionnalité de "Comptes invités" pour donner un accès contrôlé à des personnes externes.
Comment créer des modèles pour chaque typologie d'espaces collaboratifs ?
Vous gagnerez du temps à l'ouverture de nouvelles communautés et vous offrirez un cadre homogène et cohérent à vos utilisateurs. Pour cela suivez le guide "
Facteurs clés de succès
L'animateur d'une communauté dispose des droits pour pouvoir gérer l'ajout, la suppression et l'édition des membres de l'espace. Aussi il doit être en mesure d'assurer un suivi réactif et continu de la gestion des membres de son espace : voir l'étape 7 de ce guide Créer un nouvel espace collaboratif.
Paramétrer les services indispensables pour répondre à l'objectif et aux principaux cas d'usages de l'espace collaboratif. N'activez pas trop de services simultanément et mettez en avant les indispensables en page d'accueil (= "tableau de bord").
Pour organiser l'accès aux services par la page d'accueil et par onglets selon vos préférences, consultez ce guide Ajouter un service dans mon espace collaboratif qui vous explique comment ajouter des services en "tableau de bord" et en "application"
- Mettre en place une gouvernance qui encadre le cycle de vie des communautés
- Questionnaire / fiche préalable avant ouverture d'un nouvel espace collaboratif, pour définir : l'objectif, les principaux usages et les animateurs (binôme) de la communauté
- Former les animateurs de communautés au lancement de leur espace
Objectifs pédagogiques :
- Connaître les principaux usages d’une plateforme collaborative
- Savoir mettre en œuvre ces usages en tant que gestionnaire de l’espace qu’il anime (droits et rôle particuliers)
- Intégrer les concepts de la gestion du changementCompétences visées :
Acquérir des techniques pour savoir animer sa communauté
- Accompagner vos animateurs de communautés dans la durée
- réunion des animateurs pour un partage d'expériences
- chaque animateur partagera les principaux usages de sa communauté, les bénéfices, les difficultés rencontrées. Bonne pratique observée chez nos clients : la réunion des animateurs à l'occasion d'une matinale avec "petit-déjeuner", organisée chaque trimestre. Il s'avère intéressant de convier l'un de ses utilisateurs clés pour venir témoigner. Les usages sont ainsi présentés de façon très concrète à travers une démonstration en ligne par l'utilisateur. L'équipe projet (ou la com interne) réalise quelques interviews filmées pour capitaliser des "success stories" avant de les relayer sur la plateforme.
- Suivre régulièrement les indicateurs de succès quanti et quali de chaque espace collaboratif
- réunion des animateurs pour un partage d'expériences
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13 commentaires
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Pour info nous n'avons quasiment que des espaces-co 'public' :
- espaces de Pôles et de Directions : favorise la com, la collaboration, l'information, la dynamique au sein d'une direction au service aussi des managers. casse l'effet silo.
- espaces Projet : plutôt rattaché à un pôle ou une direction ou projet totalement transversal (répartition des tâches, brainstorming...)
- espaces Réseau professionnel : partage de savoir-faire entre pairs
- espaces d'intérêt personnel : échanges conviviaux autour de thématiques portées par les politiques départementales malgré tout (sports nature, vélo, manifestations culturelles accompagnées par le Département etc...)
- espaces documentaires : uniquement besoin d'un servcie GED
- espaces syndicat
Bonjour,
concernant la gestion des membres en tant qu'animateur d'un espace collaboratif, comment peut-on supprimer un membre de l'espace ?
Merci
5 votes :
bonjour Camille BARDOUL
il suffit d'éditer le membre depuis l'espace co et de décocher ses groupes.
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Merci fabrice mathieu
Camille BARDOUL Bonjour, l'équipe Jalios reste à votre service si vous avez d'autres questions concernant l'usage des espaces collaboratifs ou autre.
1 vote :
Bonjour, au sujet de la gestion des espaces collaboratifs, les animateurs d'espaces collaboratifs ont-ils la possibilité de supprimer un espace de manière autonome, depuis l'administration de leur espace ou est-ce une action autorisée uniquement depuis l'administration centrale ?
si oui, comment ?
Je ne sais pas si je pose la question au bon endroit, si ce n'est pas le cas n'hésitez pas à m'indiquer l'emplacement le plus opportun pour ce type de questions.
Merci, bonne journée.
2 votes :
Bonjour Camille BARDOUL,
les animateurs d'espaces collaboratifs ont la possibilité de fermer un espace en écriture mais pas de le supprimer directement, il me semble.
En ce qui concerne le lieu de la question, elle ne paraît pas être au bon endroit, vous avez la possibilité de créer une question dans "Idées & Questions" ou si vous souhaitez une réponse plus personnalisée dans votre espace support.
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Bonjour Christophe GRABOWSKI et Mathieu Bigeard
je rebondi sur ces échanges pour faire une suggestion quant à la création automatique dans JALIOS d'un groupe qui rassemblerait tous les membres identifiés comme "animateur de communauté". Ce groupe pourrait être utilisé pour informer ces animateurs d'évolutions concernant JALIOS mais aussi de créer un communauté des animateurs permettant d'échanger sur les bonnes pratiques, les trucs et astuces, etc.
Cordialement.
2 votes :
Bonjour BRIGITTE BOBE ,
C'est en effet une demande largement partagée par nombre de nos clients. Ça peut paraitre trivial à première vue, je le concède, mais un changement profond serait nécessaire pour permettre ce fonctionnement.
Même si le sujet est complexe, et donc difficilement livrable rapidement, je partage votre avis, nous devons nous équiper pour proposer cette fonctionnalité indispensable pour "animer les animateurs" chez tous nos clients.
Votre commentaire est l'occasion pour ma part de remettre ce sujet sur la table, merci pour votre participation.
4 votes :
BRIGITTE BOBE Guillaume Ratier
bonjour,
nous avons créé un espace-co (une communauté) destinée aux animateurs (administrateurs). Cet espace est public et bon nombre de "gestionnaires" s'y sont d'ailleurs abonnés.
Cet espace permet d'animer le collectif de travail, de partager des expériences, de travailler à l'amélioration continue de notre outil, recette, tests de JGuide en avant première etc...
Seul hic, je rejoins Brigitte, cela nécessite une mise à jour continue du groupe des membres. Une automatisation d'un groupe de administrateurs serait génial !
3 votes :
Thierry Gourlain BRIGITTE BOBE et Guillaume Ratier,
alors pour "automatiser ce groupe" d'administrateur, voilà ce que j'ai fait dans mes modèles d'espaces, j'ai systématiquement créé un groupe administrateur (ce qui somme toute est un peu débile parce qu'on a le rôle dans l'espace) qui est lui même enfant de mon espace dédié aux animateurs.
Du coup quand je crée un nouvel espace à partir de mes modèles, le groupe est automatiquement créé (comme enfant du groupe principal) et je n'ai plus qu'à ajouter les noms des agents dans ce groupe, ça fait deux manips dans cet espace mais dans l'espace qui gère tout le monde, je n'ai plus rien à faire.
C'est pas pratique mais ça marche malheureusement, je duplique des rôles qui n'ont pas besoin de l'être. Néanmoins du coup, cela me permet de séparer les droits d'animateur de l'espace pur et d'administrateur de contenu également.
3 votes :
Thierry Gourlain , BRIGITTE BOBE , Guillaume Ratier , Christophe GRABOWSKI
Peut-être que je dis une bêtise, mais si vous utilisez un modèle d'espace co, vous avez la possibilité de :
- Créer un groupe d'espace "$NAME$ - Animateurs" avec les animateurs
- Rendre ce groupe d'espace membre d'un groupe transverse "Communauté des animateurs d'espace"
Ainsi, votre groupe transverse "Tous les animateurs d'espace" sera toujours à jour. - Créez enfin un espace co "Communauté des animateurs d'espace".
- Rendez le groupe transverse "Tous les animateurs d'espace" membre du groupe d'espace "Communauté des animateurs d'espace - Participants"
2 votes :
Christophe GRABOWSKI nos messages se sont percutés 😉
Je pense qu'on décrit le même concept.
