Partager des documents avec des externes (partenaires, clients...) (duration 5 min)
Dès lors que vous travaillez avec des externes, prestataires, fournisseurs, clients ou autres, vous avez besoin de pouvoir leur transmettre des documents.
Ce guide vous montre comment partager des fichiers directement depuis JPlatform de manière sécurisée et sans vous soucier des limites d'envoi de fichiers joints par messagerie électronique.
Ce guide et le catalogue auquel il appartient ont été réalisés avec le module JLearn de notre offre.
Pour vous aussi créer et diffuser vos propres guides.
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Beginner
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5 min
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Multimedia SheetInstructions
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Usage Catalogue
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Collaboration
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French
Objectifs
Dès lors que vous travaillez avec des personnes externes, prestataires, fournisseurs, clients ou autres, vous avez besoin de pouvoir leur transmettre des documents.
Ce guide vous montre comment partager des fichiers directement depuis JPlatform de manière sécurisée et sans vous soucier des limites d'envoi de fichiers joints par messagerie électronique.
- Tout collaborateur
- Solutionne les limites de tailles de fichiers pouvant être envoyés en pièces jointes d'un email
- Evite les problèmes de sécurité ou de shadow IT (des utilitaires comme WeTransfer sont parfois proscrits par votre IT)
- Conversion PDF possible (bien pratique par exemple lorsque vous ne voulez pas envoyer votre présentation PowerPoint éditable)
- Partage de fichier sécurisé (vous envoyez un lien de téléchargement du fichier en question, pas un accès à la plateforme)
- Usage à réserver au partage de fichiers avec des personnes qui n'ont pas de compte sur votre plateforme (prestataires, fournisseurs, clients ou autres) de façon ponctuelle ou régulière.
Quelles fonctionnalités ?
Comment faire ?
Partager un document avec un lien public
Les outils collaboratifs tels que JPlatform réduisent significativement le nombre de pièces-jointes envoyées par mail. En effet, pour les destinataires ayant accès au site, on utilisera une recommandation plutôt qu'un mail. En revanche si le destinataire est une personne externe à l’organisation, n’ayant pas accès au site, la recommandation n’est pas possible.
La fonctionnalité de lien public permet de partager un document protégé avec des personnes externes.
Le saviez-vous :
Vous avez aussi la possibilité de générer le lien public directement depuis toute interface où le document est listé (l'explorateur de documents, la recherche, le flux d'activité, une portlet Derniers documents, ...)
FAQ
Pourquoi privilégier cet usage plutôt qu'un envoi classique de pièce jointe ?
- l’accès au document est limité dans le temps ;
- le document n’engorge pas les boites aux lettres des destinataires ;
- pas de limitation liée au poids ;
- l’accès au document est tracé : les accès au document par ce lien public sont comptabilisés au nom de celui qui a généré le lien.
Peut-on savoir si le destinataire a téléchargé le document ?
Le lien est signé avec le compte du membre qui fait l'action. Donc lorsque le destinataire téléchargera le document, ce téléchargement apparaitra dans la liste des téléchargements comme ayant été fait par le membre qui a généré le lien public.
Comment paramétrer la durée de validité des liens publics ?
La durée de validité d'un lien public est par défaut de :
- 7 jours sur JCMS 9 SP4 et antérieurs
- 28 jours à partir de JCMS 9 SP5 / JPlatform 10
Pour modifier cette durée, seul un admin peut mettre à jour la valeur de la propriété channel.public-link.duration
Est-il possible de désactiver cette fonction ?
La fonctionnalité de lien public est par défaut disponible. Sur une plateforme non-accessible depuis internet, il est courant de désactiver cette fonction.
Pour désactiver cette fonction ajoutez (ou modifiez) dans le fichierWEB-INF/data/custom.propla propriété suivante puis redémarrez : channel.public-link.enabled: false
Facteurs clés de succès
Cet usage est très simple à réaliser et ne demande pas un effort d'accompagnement particulier. Généralement il fait partie des "quick wins" pour l'adoption facile des usages de gestion documentaire avec la solution Jalios. Toutefois, il est important de vérifier qu'il se limite au partage de fichiers avec des personnes extérieures à la Digital Workplace. Si une personne destinataire a accès au site, c'est la fonction de recommandation qu'il faut utiliser plutôt que le lien public.
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