Partager un savoir de manière simple via un tutoriel (duration 3 min)

Objectifs

Le partage des savoir-faire est un des enjeux majeurs d'une entreprise ou d'une organisation. Passer à une organisation apprenante fait intervenir de multiples facteurs de réussite mais sans la mise en place d'outils simples de partages, la bonne volonté seule ne suffit pas et toute action visant à accroitre la motivation risque de rester sans effet.

Les tutoriels sont parmi les contenus les plus nombreux et les plus suivis sur Internet.  Ils ne réclament souvent que peu d'efforts pour le rédacteur et si la qualité du format n'est pas toujours au rendez-vous, l'aspect démonstratif permet d'aller à l'essentiel.

Ce guide vous aidera à créer un tutoriel et à le partager en peu de temps et d'efforts grâce à un cadre de formalisation préétabli et à un minimum d'organisation.

Quelles fonctionnalités ?

  JGuide

  JLearn (optionnel)

Comment faire ?

1 - Commencer par l'idée

• La première étape concerne l'intention. Que voulez-vous partager ?
  Cela peut venir de questions qu'on vous pose régulièrement ou d'une problématique que vous avez résolue ou encore de savoir-faire qu'on vous a demandé de partager. Cette information peut aussi exister déjà dans un autre format que personne ne trouve.

• Ensuite, quelle est votre cible ? En d'autres termes, qui cela va-t-il intéresser ? C'est fondamental pour valider que vos efforts en vaudront la peine et surtout pour adapter votre message.

2 - Scénariser

• Est-ce que je peux formaliser un petit scénario de présentation pour ce savoir ?
  Il s'agit de mettre ses idées sur le papier sous la forme d'une histoire simple. Vous pourrez toujours corriger durant la phase d'assemblage et à tout moment avant publication. Une liste sur excel ou word suffit en général.
•  À cette étape il est recommandé de penser aux éléments visuels qui pourront être utilisés dans le scenario. Vous pouvez utiliser tout type d'image ou de vidéos pour cet usage. Si votre tutoriel est destiné à expliquer des étapes d'utilisation ou de configuration d'une application informatique ou d'un équipement il s'agira de captures d'écrans ou de séquences d'images enregistrées.

3 - Imager

Quelles sont les illustrations qui m'aideront à raconter mon histoire ?

On n'est pas ici dans la création d'une vidéo professionnelle, donc voici quelques pistes simples :

• Utiliser les Banques d'images
• Convertir certaines slides de Powerpoint en images : (Fichier>Enregistrer Sous> Type : format JPG)
• Créer une séquence vidéo à partir de slides Powerpoint en conservant les animations (Fichier > Exporter)
• Utiliser des Photos ou vidéos prises avec un portable ou un appareil photo. La qualité est bien souvent suffisante
• Faire des captures d'écrans faites avec un logiciel comme FastStone, SnagIT ou à défaut avec l'outil natif de Windows. Les captures d'écrans pourront être éventuellement annotées au préalable si le logiciel le permet (encadrement, floutage, etc.)

Attention au format. Utiliser un format 4:5 ou 16:9 si l'usage principal sera fait sur un ordinateur de bureau.

• Ces images seront, dans un premier temps, rassemblées sur un répertoire de votre ordinateur ou serveur.
• Nommer ensuite ces images en fonction des étapes du scénario et numéroter les dans l'ordre d'apparition probable. Ceci facilitera l'assemblage. Avec les logiciels de captures d'écran évolués ceci peut être fait au fur et à mesure.

4 - Assembler

À ce stade, le module JGuide peut rentrer en action.

• Tout commence par un bon nommage du tutoriel. Choisir un titre accrocheur contenant une interrogation qui parlera au futur spectateur ! Exemple. Comment mettre en place une vidéo-conférence en 5 minutes ? Comment saisir une demande d'achat en 5 étapes. Comment démonter une pompe de tel modèle ? Comment vérifier un crédit client ?
• Tout tutoriel contient d'abord un descriptif de son contenu. Ceci permettra au spectateur de savoir si c'est ce qu'il recherche sans avoir à le lancer.
• Sa durée est aussi importante car elle permettra au spectateur de déterminer si le moment pour consulter ce guide est approprié.

• L'assemblage se fait par choix des fichiers images ou vidéos qui sont ensuite téléchargés en bloc dans Jalios. Une interface utilisateur spécifique permet d'ordonner les images et séquences vidéos choisies pour le tutoriel.

5 - Commenter

• Vous pouvez ici accompagner chaque image ou vidéo d'un commentaire ou d'instructions complémentaires qui pourront aussi inclure d'autres contenus multimédias si nécessaire (URL, son, autres images, fichier contenant un modèle, etc.)
  Ces informations s'appuient sur le scénario et permettront au futur visiteur de compléter sa compréhension. Il faut se mettre à la place du spectateur : moi qui n'y connais rien, est ce qu'il y a tout pour moi ici pour refaire ce qui est montré ?

• Une option de l'interface permet de voir les étapes du tutoriel en mode liste avec les commentaires associés, ceci afin de vérifier que le scénario est cohérent et suffisamment détaillé.

Une fois ces actions réalisées, le tutoriel peut être créé.

6 - Valider

Maintenant que le tutoriel est disponible, une étape de validation est souhaitable.

• En tant qu'auteur vous pouvez le visualiser en mode brouillon avant de le partager. Les fonctions d'édition permettent de revenir sur tous les composants du tutoriel : descriptif, illustrations, commentaires, etc.
• Mais vous pouvez aussi le faire valider par des pairs afin de s'assurer que le contenu est valide, clair et complet.

Dans Jalios, ce processus de validation est véhiculé par des fonctionnalités de workflow. Il faudra donc que cette option soit déclarée dans les types de publication

7 - Partager

Cette étape est aussi fondamentale que la création du tutoriel lui-même car elle détermine la capacité des collaborateurs à le trouver et à le visionner.

Dans Jalios, un guide peut être publié dans un espace collaboratif ou bien être encapsulé dans un Savoir si le module de social learning JLearn est présent.

La publication via un Savoir permet de définir un cadre de partage plus riche : image de présentation, fiche descriptive, mots clés, classifications, votes et commentaires, auteur et surtout liste des personnes l'ayant consulté. Un quiz ou une évaluation pourra même y être adjoint.

Si les collaborateurs sont censés connaître d'autres choses pour tirer parti de votre tutoriel,  il faudra le mentionner, voire forcer le suivi d'autres savoirs ou tutoriels avant d'autoriser l'utilisateur à le suivre.

Voilà c'est prêt à être consommé ! La visualisation du tutoriel se fait via un carrousel dans lequel chaque séquence (image ou vidéo) apparait avec son commentaire et ses informations additionnelles.

FAQ

Combien de temps cela prend en moyenne ?

Si la réalisation d'un premier tutoriel vous prendra probablement autour d'une heure pour une douzaine d'étapes, l'expérience montre que ce délai se raccourci rapidement. En bref, plus on en fait, plus on va vite car la méthode est simple.
Et puis, la satisfaction de partager son savoir et de pouvoir le faire savoir vaut bien un peu d'effort !

Que faire avec les commentaires ou questions laissés par les "spectateurs"

• Y répondre pour apporter des compléments d'information. Comme dans les recettes de cuisine, les commentaires des internautes sont bien souvent utiles.
• Utiliser ces informations pour améliorer votre tutoriel. La modification d'un commentaire sur une image ou dans le descriptif du tuto est immédiate.

Comment vois-je qui a consulté mon tutoriel ?

L'onglet "Participants" permet de visualiser les participants, la date de début et éventuellement la date de fin. 

Si quelqu'un me pose une question sur un tuto qui est ligne, qu'est-ce que je peux faire ?

• Vérifier s'il a regardé le Tuto dans l'onglet "Participants".
• Si ce n'est pas le cas, utiliser la fonction "Recommander" dans l'onglet "À Propos" du tuto pour l'informer de son existence.

Les facteurs clés du succès

• Se poser toujours la question de l'audience. Qui sera intéressé ? Quel est leur niveau de compréhension actuel ? 
• Garder un contenu court et au plus simple. Créer si nécessaire un tutoriel supplémentaire pour couvrir des situations annexes ou spécifiques. Des tutoriels qui permettent de répondre rapidement et directement sont toujours plus consultés.
• Utiliser des illustrations sans chercher à les modifier car c'est une activité chronophage.  Les commentaires associés seront là pour toute précision.