Gérer ses réunions de pilotage périodiques (durée 5 min)

1. Objectifs

Vous participez à des réunions régulières de pilotage. Qu'il s'agisse de comité exécutif, de comité de pilotage, de réunions d'équipes ou de "1 à 1" avec un collaborateur, vous souhaitez rendre ces réunions plus efficaces et plus utiles.

Nous vous proposons des solutions pour gérer ces réunions, partager les documents nécessaires, établir l'ordre du jour, acter les décisions et suivre leur bonne exécution. Cela vous aidera à mieux piloter vos réunions.

2. Quelles fonctionnalités ?

  JTask : gestion de tâches / projets

 Calendrier : planification des réunions périodiques

3. Comment faire ?

Créez un projet modèle pour les réunions périodiques

Commencez par créer un modèle de réunion périodique.  Pour cela suivez le guide Créer un projet qui vous explique comment créer un projet de tâches.

Réorganisez les colonnes comme ci-dessous. Pour cela suivez le guide  Créer, modifier une colonne dans un projet qui vous explique comment modifier et créer de nouvelles colonnes.

Bravo ! Votre modèle de projet est désormais prêt. Il servira de modèle à toutes vos réunions périodiques. 

Créez un projet de suivi pour une réunion périodique

Créez votre premier projet de suivi d'une réunion périodique, en dupliquant le modèle. Pour cela suivez le guide Dupliquer un projet.

Éditer le projet pour déclarer les membres autorisés à créer des tâches.

Bravo ! Votre projet de suivi de réunion périodique est prêt.

Ajoutez-le à vos favoris pour le trouver rapidement.

Créez un événement de calendrier pour planifier la réunion périodique

Créez un événement de calendrier pour votre réunion.

Inscrivez les participants.

Dans le champ description mettez un lien vers le projet de tâches.

Choisissez la fréquence de la réunion (toutes les semaines, tous les mois, ...).

Ajoutez un rappel (p. ex. 15 minutes).

Pilotez une réunion périodique

Alimentez l'ordre du jour

L'ordre du jour peut être alimenté de façon collaborative par tous les participants. Grâce au projet de suivi, cela peut être fait par chacun des participants, au moment où il pense à un sujet et sans avoir à faire intervenir l'organisateur de la réunion.

Les participants à la réunion renseignent les sujets à aborder en saisissant des tâches dans le projet de suivi.

Les tâches doivent être saisies dans la colonne Sujets à aborder ou dans la colonne Sujets à l'ordre du jour si un sujet doit être traité prioritairement.

Chaque sujet peut être accompagné de contenus et de documents internes ou externes. Ces documents internes ou externes peuvent être associés à la tâche.

Déroulement d'une réunion en séance

Si ce n'est pas la première fois que vous faites cette réunion, commencez par aborder les Actions à suivre. 

Lorsqu'un sujet a été abordé, les notes associées sont saisies en commentaire de la tâche associée. La date d'échéance est mise à jour et doit correspondre à une prochaine date de la réunion.

Si l'action à suivre est terminée déplacez la tâche dans la colonne Sujets traités.

Passez ensuite en revue les sujets à l'ordre du jour. 

Si le sujet a entièrement été traité, déplacez la tâche dans la colonne Sujets traités.

Si le sujet nécessite des actions qui doivent être suivies, éditez la tâche. 

• Renseignez la date d'échéance. Choisissez une date qui corresponde à une prochaine date de réunion.
• Les personnes en charge de cette action sont assignées sur la tâche.
• Les autres personnes devant suivre l'avancement de la tâche peuvent être ajoutées en tant qu'observateur de la tâche.

Puis enfin, déplacez cette tâche dans la colonne Actions à suivre.

4. FAQ

Comment traiter les changements de date ?

Il est possible de créer une exception sur l'événement récurrent en planifiant une autre date.

Allez sur l'événement, ouvrez le menu des actions à droite et sélectionnez "Ajouter une exception".

Quand purger la liste des sujets traités ?

La purge est automatique. JTask gère automatiquement l'archivage des tâches traitées. Elles disparaissent des colonnes au bout d'un certain temps (paramétrable dans votre projet). Dans l'entête de votre projet figure le nombre de tâches en cours, le nombre de tâches total et le nombre de tâches archivées.

Vous pouvez retrouver les tâches archivées avec le menu à gauche de la zone de recherche :

5. Facteurs clés de succès

Communiquez bien auprès des participants le principe de fonctionnement. Ceci peut faire partie des sujets abordés durant votre réunion.

Indiquez notamment aux participants qu'ils peuvent alimenter l'ordre du jour quand ils veulent.

Utilisez les commentaires sur les tâches pour noter l'avancement des sujets qui s'étalent sur plusieurs séances.

Veillez à fixer des dates d'échéance réalistes et surtout à les repousser si nécessaire. Ne laissez pas des tâches non traitées avec des dates d'échéance dépassées, replanifiez-les.