1. Utiliser le versionning

1 - Sur un document, cliquer sur « Déposer une nouvelle version »

2 - Ajouter le document

2. Supprimer les versions obsolètes

1 - Sur les paramètres d’un document, cliquer sur « Voir les versions »

2 -  Supprimer les versions qui n’ont pas besoin d’être conservées (toutes les anciennes si le document est validé, les versions mineures si besoin d’historique, ... etc.)

3. La régularité avant tout

Toutes les semaines - tous les mois

Un créneau réservé dans votre agenda vous incitera à appliquer vos bonnes resolutions.

Petit conseil : il vaut mieux prendre 15 min pour trier ses fichiers toutes les semaines (facile à réaliser) que 2h tous les mois qui seront plus facilement procrastinés. 

A plusieurs

Si vous vous engagez envers d’autres personnes ou même que vous synchronisez votre créneau à celui de collègues, ce sera plus facile pour vous.

Clôture de projet

Lorsque l’on doit passer à un autre sujet, c’est le moment idéal pour refaire le ménage des fichiers de travail, ne garder que l’important et bien le référencer pour bien le retrouver.

4. Challenger vos collègues

Et que le.a meilleur.e gagne ! 

Un peu de competition si elle reste bon enfant peut engager vos salarié.e.s.

Définissez juste un objectif, une durée ou pério de et des règles de base.

Vous pouvez même proposer certains challenges en groupes (par exemple entre les différents espaces)

Alterner les challenges

Une fois sur la plus grande suppression de fichiers, une autre sur les mails ou bien “0 pieces jointes”, ou sur la régularité du tri ... Toutes les variantes sont possibles, privilégiez celles dont vous pouvez faire un classement facilement.

Gains du challenge

Evidemment évitez les cadeaux “physiques” pour ne pas contre-balancer le gain de ce challenge par ces achats.

Quels types de cadeaux pourraient intéresser un.e salarié.e ? Des fois, on ne pense pas à des choses accessibles comme leur permettre d’assister à un CA, exposer une idée à leur DG, un jour de congé, la participation à un salon ...