JGuide 4.2

1. Qu’est-ce que c’est ?

• Cet outil simple d’emploi permet de créer des guides pédagogiques et tutoriels en ligne pour la formation et l’information des collaborateurs ou externes.
• Ces tutoriels permettent un apprentissage progressif sur tous types de sujets, tels que : formation aux entretiens individuels, utilisation de logiciels ou d’équipements, procédures métiers, on-boarding, etc.
• Un tutoriel/guide est composé d’étapes qui peuvent contenir différents types de contenus : captures d’écran, images, vidéo, audio, texte multimédia, PDF, liens URLs, contenus JPlatform : wiki, article JNews, projets de tâches, enquêtes, etc.
• Chaque étape peut être commentée par un texte « riche » pouvant contenir aussi des contenus multimédias complémentaires : fichiers, modèles à utiliser, liens vers la gestion de documents ou vers d’autres guides.
• Le résultat final est accessible par le participant sous la forme d’un carrousel permettant de circuler étape par étape ou de naviguer au sein du guide.
• Ce module payant est disponible de manière individuelle ou intégré dans le module de Digital Learning JLearn.

2. Quand utiliser ce module ?

• Pour la création et la diffusion de modules de formation ou d’information de type guide, tutoriel ou pas-à-pas.
• Pour permettre à tout un chacun de partager ses savoirs de manière simple sans formation préalable.
• Pour homogénéiser vos documents d’assistance à l’utilisation de logiciels ou d’équipements souvent constitués d’illustrations et de textes d’accompagnement.
• Pour former vos collaborateurs à l’utilisation de Jalios Digital Workplace.

3. Que propose ce module ?

• La possibilité de créer des modules de formation sur la base d’étapes successives à partir de différentes sources de contenu. Ce type de module est souvent appelé guide, tutoriel ou pas-à-pas.
• La présentation est homogène entre tous les guides ce qui permet au participant d’en comprendre immédiatement la logique et de les suivre efficacement.
• La création se fait de manière très simple via un mode Plan pour associer contenu et commentaires et ordonner l’ensemble.
• Les étapes peuvent être réordonnées par simple glisser-déplacer.
• De tels guides sont souvent aujourd’hui réalisés en PowerPoint ou Word de manière hétérogène et chronophage. La diffusion de ces supports bureautiques passe ensuite par un lien vers un PDF sans navigation spécifique et que les collaborateurs ont du mal à trouver. Ils souffrent aussi de lourdeurs pour la mise à jour et sont rapidement obsolètes.Autant d’inconvénients gommés par cet outil intégré.
• Ces tutoriels peuvent être déployés au sein d’un catalogue organisé par thématique.
• Les droits de création comme de consultation sont gérés par membres et groupes.
• Les guides peuvent être consultés sur smartphone via une interface spécifique à l’application JMobile.
• JGuide est aussi intégré dans JLearn permettant d’inclure un guide dans un parcours pédagogique par exemple.
• Très intuitive, la création de contenus de formation et d’information avec JGuide ne nécessite pas de formation spécifique.
• Un workflow de validation peut néanmoins être mis en place afin d’élargir le nombre de personnes pouvant en créer, sans crainte pour la qualité.

4. Ce que nos clients aiment

• La simplicité de création, sur un mode proche de celui de PowerPoint
• La possibilité de rajouter des instructions sur chacune des étapes
• La simplicité de navigation qui permet de se concentrer sur l’essentiel
• La richesse des types de contenus utilisables dans les étapes avec la possibilité d’intégrer des contenus spécfiques à JPlatform (Wiki, articles, etc.)

5. Qu'est ce qu'apporte la version 4.2

5.1 📋 Améliorations des écrans et fonctionnalités

• Écran Informations d’un guide (hors guides intégrés dans JLearn) : 

  • Désormais, cet écran s'affiche par défaut à la création d’un guide, remplaçant la première étape.
  • Ajout de la possibilité de choisir et définir des mots-clés qui peuvent servir de filtres dans le Portlet.
  • Organisation optimisée : définissez l’ordre d’affichage des éléments dans le catalogue du guide.
  • Gestion des interactions : option pour autoriser ou non les commentaires.
  • Contrôle des accès : possibilité de restreindre ou d’autoriser l’accès à certains utilisateurs.

• Affichage clair des contenus : le nom du contenu apparaît désormais en clair pour les étapes contenant des fichiers image, mp3 ou mp4.

5.2 ⚙️ Facilitation de paramétrages

• Les types Guides, JGuide Question et JGuide Answers sont désormais automatiquement activés lors de l’ajout de l’application JGuide dans un espace ou une communauté (hors usage dans JLearn).

• Une nouvelle propriété permet de masquer l’onglet Participants sur un guide (hors usage dans JLearn).

5.3 🌍 Gestion multilingue

• Contenus spécifiques par langue : il est désormais possible de définir des contenus différents selon la langue sélectionnée.

5.4 🗂️ Améliorations sur la gestion des thématiques

• Création simplifiée des thématiques (hors guides intégrés dans JLearn) :
  • La création d’une racine de thématiques par défaut n’est plus automatique lors de la création d’un espace ou d’une communauté.
  • Elle est désormais proposée uniquement lors de l’ajout de l’application dans un espace ou une communauté.
  • Les utilisateurs peuvent choisir une autre racine de thématiques au lieu de celle créée par défaut.
  • Dans le volet gauche, une fonction d’ajout simplifiée via un bouton “+” permet de créer directement les valeurs des thématiques, sous réserve des droits de gestion des catégories.

5.5 🤖 Nouveaux usages grâce à l’Intelligence Artificielle (option)

• Nécessite le module JNLP 1.1 et ses associés.

• Génération automatique de contenu : un guide et son contenu peuvent servir à générer :

  • Un résumé
  • Des mots-clés
  • Un QUIZ

• Amélioration des assistants :

  • Si vous créez un assistant qui référence des guides, leurs contenus sont désormais pris en compte comme connaissances, alors qu’auparavant seule la description l’était
    
    
• Les informations et contenus concernés incluent :
  • • Les informations des onglets Instructions, etc. sur une étape
    • Les étapes de type Texte
    • Les étapes de type Contenus Wiki, FAQ
    • Les étapes de type Document (PDF, PPT, Word, etc.).

5.6 🔧 Corrections et optimisations UX/UI

• Près de 20 corrections d’anomalies et améliorations, notamment sur la sauvegarde des étapes lors de leur création ou modification.

6. Qu'est ce qu'apportait la version mineure 4.1

• Ajout du menu des étapes en mode édition pour éviter d'avoir à utiliser le défilement des vignettes
• Meilleure prise en charge du partage d'un guide dans un autre espace : proposition des thématiques de l'espace de destination
• Support de thématiques spécifiques même si JLearn est présent et support de thématiques également sur mobile
• Support de contenus HTML5 type Genial.ly, même sans JLearn. Attention, le nouveau module HTML Document doit être présent et activé. Plus d'information sur les contenus interactifs HTML5 ici: Qu'est ce qu'un contenu HTML5 créé avec Genial.ly et comment l'utiliser ?
• Edition d'une étape sélectionnée via le mode tri
• Visibilité sur tous les membres ayant suivi avec succès le guide au lieu des 10 premiers seulement
• Support de l'export/import proposé par JLearn en version 4. L'ensemble des contenus des étapes d'un guide sont notamment exportés.
• Une vingtaine de corrections d'anomalies et d'améliorations sur l'UX/UI

7. Qu’est-ce qu’apportait la version majeure 4.0 ?

Si les grandes fonctions et principes de la version 3.0 ont été conservés, il s’agit techniquement d’une réécriture complète du module qui avait pour objectif d’améliorer l’UX dans son ensemble et de pouvoir inclure de nouveaux types de contenus.

Navigation et contenus des Etapes

• JGuide est désormais une application à part entière, disponible dans le menu des applications, sauf si vous êtes aussi utilisateur de JLearn.
• Les guides sont disponibles dans une page d’accueil et peuvent être organisés en thématiques.
• Initialement limité aux images et vidéos, le type de contenu pouvant être utilisé dans une étape a été élargi : audio, texte multimédia, lien URL et PDF. Lorsque JGuide est utilisé dans JLearn il est même possible d'inclure une image animée faite avec genia.ly via un contenu HTML5 (export standard de genia.ly)
• Un contenu spécifique à JPlatform peut désormais être aussi utilisé dans une étape : Wiki, questionnaire, projets de tâches, article JNews.
• Chaque étape a maintenant un titre spécifique affiché en haut afin de faciliter la compréhension
• Un sommaire avec les titres des étapes permet de présenter le guide et de trouver l’information plus rapidement lors de futures consultations.
• Les instructions données sur chaque étape peuvent être organisées dans des onglets complémentaires : conseil, avertissement et alternative, ceci afin d’offrir plusieurs niveaux de consultation.
• Le mode plein écran sépare clairement et sans chevauchement le contenu de l’étape et ses instructions complémentaires.
• Les vidéos interrompues redémarreront où vous les avez quittées et elles peuvent désormais être équipées de sous-titres en plusieurs langues.
• La fonction de questions/réponses a été revue (disponible uniquement hors d’un usage JLearn).

Classement

Si votre entreprise ou organisation n’utilise pas JLearn, vous avez la possibilité d’organiser vos guides par thème.

• Lors de l’installation un nouvel arbre de catégorie baptisé thématique est automatiquement créé
• Vous aurez la possibilité de l'enrichir en rajoutant vos propres valeurs via le back-office.
• Une propriété dans le module permet de choisir la racine de l'arbre de catégories à utiliser

Sous-titres

Il est désormais possible d’ajouter des sous-titres au format SRC sur une vidéo. Ceci se fait directement lors de la création de l’étape dans un menu sur la vidéo.

L’intégration se fait via des fichiers disponibles en local. Si vous ne disposez pas de sous-titres, vous pouvez utiliser des applications comme wyz pour les générer.

Multilingue

• Un guide peut être créé en plusieurs langues depuis la même interface utilisateur simplement en choisissant la langue lors de la création d’une étape.
• Si l’étape contient un type de contenu propre à JPlatform (Wiki, Article, Projet de tâche, etc.) disponible en plusieurs langues, la langue correspondante sera automatiquement utilisée.
• Si l’étape contient un contenu de type vidéo, des sous-titres peuvent être utilisés. Des logiciels automatiques comme Amberscript peuvent être utilisés pour les générer et https://translatesubtitles.co/ pour les traduire
• Si l’étape contient un contenu de type PDF ou bureautique, ce sera le même fichier qui sera affiché dans toutes les langues.
• Si les zones d’instructions, de conseil, d’avertissement ou d’alternative ne sont pas traduites dans la langue cible, les textes de la langue par défaut apparaitront.

Utilisation d’enquête

Si vous n’utilisez pas JLearn, vous pouvez utiliser un questionnaire d’enquête comme une étape JLearn, par exemple pour obtenir l’avis des personnes ou même pour récupérer des données d’autres types, liées au contenu lui-même.

Attention, l’utilisateur de questionnaires de type QUIZ n’est pas supportée, car l’affichage standard après la soumission des réponses entraine la sortie du guide et donc la perte du contexte pour l’utilisateur. Des améliorations seront prévues dans une prochaine version.

Illustrations

Application avec classement part thématiques et filtres

Nouvelle interface de consultation avec menu latéral reprenant le titre de chaque étape

Etape de contenu image avec texte associé

Etape texte avec contenu multi-média (Texte riche type WYSIWYG) Noter aussi la possibilité d'avoir sur chaque étape des onglets complémentaires à l'instruction principale

La même étape en affichage plein écran. Les instructions et le contenu restent bien séparés

Un Pdf peut aussi être utilisé comme étape

Un type de contenu Jplatform comme un wiki, un projet de tâche, un article JNews et même une enquête liveform peuvent aussi être utilisés comme contenu d'une étape

Le choix de contenus pour une étape s'est considèrablement élargi Il peut même inclure un contenu HTML5 (si JLearn est aussi présent)

Nouvelle interface de création d'une étape qui dépend du contenu choisi.