Module Espaces Collaboratifs 5.6

Présentation des fonctionnalités

En supplément des services fonctionnels (calendrier, wiki, explorateur de Documents), d'autres services sont réservés aux administrateurs d'espace :

• gestion des membres : ajouter des membres, envoyer des invitations, et valider les demandes d'inscriptions
• gestion des services : ajouter et supprimer des services
• analyse des usages : voir l'utilisation et les statistiques de l'Espace Collaboratif
• paramétrage: modifier le comportement et l'affichage de l'Espace Collaboratif

Un Espace Collaboratif dispose d'un tableau de bord qui est composé d'un ensemble de services. Il peut également proposer une colonne latérale, qui sera dans ce cas toujours affichée.

Les services sont des portlets avec l'aptitude Application ou Tableau de bord.

Un service Tableau de bord peut être positionné dans la vue Tableau de bord, ou dans la colonne latérale. Un service Application dispose d'un onglet dédié, et est affiché en vue détaillé lorsqu'il est sélectionné.

Un Espace Collaboratif :

• dispose d'une politique d'accès (soit public, privé ou secret)
• dispose d'une politique d'inscription
• peut avoir des sous Espaces Collaboratifs
• peut être catégorisé sous une Typologie

Le module Espace Collaboratif introduit le compte invité, un compte utilisateur avec des droits restreints.

Installation

• Suivre les instructions du gestionnaire de modules
• Redémarrer le site
  • Au premier démarrage, le module va initialiser certaines données, dont un modèle par défaut
• Aller dans l'espace d'administration, puis cliquer sur le lien Ouvrir un nouvel espace collaboratif afin de créer votre premier Espace Collaboratif

Détail des fonctionnalités

Modèle

Un Espace Collaboratif est créé à partir d'un modèle. Un modèle pré définit un ensemble de services, et un paramétrage par défaut.

Une fois installé, le module fournit un modèle par défaut. Des modèles supplémentaires peuvent être facilement créés.

Un modèle est un Espace Collaboratif dont l'Espace de travail est déclaré comme modèle.

Les modèles sont également l'entrepôt des services communs. Un administrateur d'espace choisit les services à activer parmi ceux des modèles, ou ceux de l'espace.

Politiques d'accès et d'inscription

3 politiques d'accès sont disponibles :

1. Public
2. Privé
3. Secret

Seuls les membres qui appartiennent à un espace privé ou secret peuvent en lire les contenus.

Les espaces privés sont visibles par tous les membres. En revanche, un membre qui n'appartient pas à un espace secret n'aura même pas connaissance de l'existence de cet espace.

La politique d'inscription dépend de la politique d'accès.

Portlet Mes Espaces Collaboratifs

La portlet Mes Espaces Collaboratifs liste tous les Espaces Collaboratifs du membre, ainsi que les autres espaces publics & privés auxquels le membre n'appartient pas. Elle fournit également un formulaire pour ouvrir un nouvel Espace Collaboratif, ou faire une demande d'ouverture.

Portlet Mes Espaces Collaboratifs - Mes Espaces

La portlet Mes Espaces Collaboratifs fournit également un gabarit sous espaces. Ce gabarit affiche les sous espaces de l'Espace Collaboratifs courant. Il ne fonctionne que lorsqu'il est visualisé depuis le Front Office d'un Espace Collaboratif.

Portlet Mes Espaces Collaboratifs - Sous Espaces

Typologie

Un Espace Collaboratif peut être catégorisé par le biais d'une typologie. Cette typologie est définie par une branche dédiée de Catégories. Si les typologies sont définies, la portlet Mes Espaces Collaboratifs fournit un filtre par typologie. Dans ce cas, les Espaces Collaboratifs modèles doivent également être catégorisés sous cette branche de typologies. Il doit y avoir au moins un modèle associé à la racine des typologies.

Pour activer les typologies, vous devez créer une branche de catégories dédiées, et la déclarer dans la propriété du module Racine de la typologie des EC.

Création

Un nouvel Espace Collaboratif peut être créé soit à partir de la portlet Mes Espaces Collaboratifs soit depuis l'interface d'administration via le lien Ouvrir un nouvel Espace Collaboratif.

Si le membre a les droits de création d'Espace Collaboratif, l'Espace est immédiatement créé.

Sinon, la demande doit être validée au travers d'un Workflow. Une fois la demande validée, l'Espace est créé, et les administrateurs et les membres peuvent être notifiés par e-mail.

Note: L'ACL Collaborative Space - Creation est fournit afin de permettre aux membres non administrateurs d'ouvrir de nouveaux Espaces.

Comptes invités

Que sont les comptes invités ?

Un compte invité est un compte utilisateur appartenant au Groupe des invités.

Ce compte n'a accès qu'aux Espaces Collaboratifs dans lesquels il a été invité.

Les comptes invités n'ont de sens que dans un site privé. Si le site est public, la limitation des droits est levée, et le compte redevient un compte normal. (Depuis les versions 4.4 et 5.2 du module)

Cette fonctionnalité permet d'inviter des personnes externes à l'entreprise, uniquement dans un ou des Espaces Collaboratifs. Ce membre peut être un simple lecteur, ou un rédacteur avec plus de droits.

Les restrictions suivantes s'appliquent à un invité :

• il ne peut pas appartenir à un Espace de Travail non Collaboratif
• il ne peut pas créer de Contact
• il ne doit être utilisé que dans le cas d'un site privé
• Confidentialité : 
  
  • il ne voit que les Publications de ses Espaces
  • il ne voit que les membres avec qui il partage au moins un Espace
  • il ne peut pas voir les membres Contacts
  • voir aussi § Policy Filter spécialisé

Comment activer cette fonctionnalité ?

1. activer la fonctionnalité dans les propriétés du module
2. créer un Groupe dédié (par exemple nommé "Invités")
3. déclarer ce Groupe dans la propriété Groupe des comptes invités

Droits requis pour initialiser un invité

Pour pouvoir initialiser un compte invité, il faut la somme des droits suivants : 

1. être animateur d'un espace collaboratif
2. avoir l'ACL de Gestion des membres
3. avoir l'ACL de Gestion des invités

Ces droits peuvent être portés par un seul membre, ou par un demandeur et un valideur.

Initialiser un compte invité peut donc se faire en une étape, ou deux étapes avec validation.

Vous pouvez donc permettre aux animateurs d'espace collaboratif de demander l'intialisation de comptes invités, demandes qui seront validées par un autre membre.

Droits nécessaires pour une création :

Droits nécessaires pour une transformation d'un contact :

On retrouve les mêmes droits que pour une création.

Rôles et workflow

L'initialisation d'un invité nécessite la mise en place de formulaires.

Deux types de formulaires permettent l'initialisation d'un invité :

1. formulaire de création d'un compte invité (un nouveau Membre est créé)
2. formulaire de transformation d'un contact existant (un contact existant est transformé en compte utilisateur)

Un workflow de validation dédié peut être paramétré sur ces types de formulaires.

L'espace de stockage des soumissions de formulaires est paramétrable dans les propriétés du module. Par défaut, c'est l'Espace de Travail par défaut qui sera utilisé.

Policy Filter spécialisé

RightPolicyFilter des comptes invités : tous les types de Publications sont contrôlés par un RPF spécifique pour les invités. Une Publication ne peut être lue par un invité que si ce dernier appartient à l'Espace de la Publication.

Vous pouvez modifier comment ce filtre fonctionne :

Si vous souhaitez qu'un type de Publication particulier ne soit pas contrôlé, vous devez déclarer une nouvelle propriété de module selon la syntaxe :

jcmsplugin.collaborativespace.guestaccounts-rpf.ignore-publication-type.{ClassShortName}: {ClassFullQualifiedName}

Exemple : le module Newsletter empêche le type NewsletterContent d'être contrôlé, via la propriété :

jcmsplugin.collaborativespace.guestaccounts-rpf.ignore-publication-type.NewsletterContent: generated.NewsletterContent

Cela veut dire qu'un invité aura le droit de voir un NewsletterContent, même s'il n'appartient pas à l'Espace de la Publication.

ACL & délégation de droits

Le module Espaces Collaboratifs permet de déléguer les droits d'administration fonctionnelle à d'autres membres, grâce aux ACL.

Gestion des membres

Les ACLs Membres globale et d'Espace permettent de gérer les membres de votre Espace Collaboratif. Vous pouvez également donner l'ACL Groupes afin de donner le droit de gérer les Groupes de votre Espace Collaboratif.

Gestion des services

L'ACL d'Espace Espace Collaboratif - Services donne le droit de gérer les services de l'Espace.

Accès aux statistiques

Les ACLs Analyse des usages globale et d'Espace permettent de consulter l'usage et les statistiques de l'Espace.

Gestion du paramétrage

L'ACL d'Espace Espace Collaboratif - Paramétrage donne le droit de gérer les autres paramétrages de l'Espace.

Comment configurer votre modèle ?

Si vous devez déléguer ces droits d'administration, il peut être utile de préparer les groupes supportant ces ACLs directement dans le modèle. Pour ceci :

1. en tant qu'administrateur, créer une nouvelle ACL d'Espace, nommée "EC - gestion des services", avec le droit "Espace Collaboratif - Services"
2. créer un groupe nommé "Gestion des services de l'EC" ou "$NAME$ - Gestion des services de l'EC", et l'associe au modèle. ($NAME$ sera remplacé par le titre l'Espace créé)
3. lorsque que vous créerez un nouvel Espace Collaboratif depuis ce modèle, un groupe supplémentaire "Mon Espace - Gestion des Services de l'EC" devrait être créé
4. répétez ces étapes si vous devez déléguer d'autres droits

Analyse des usages (Analytics)

Le module Espaces Collaboratifs fournit des nouvelles métriques pour l'analyse des usages.

Typologie

Cette métrique indique la répartition des espaces collaboratifs selon leur typologie (Espace projet, départementaux, communautés, ...). Il s'agit de moyennes sur la période analysée.

La typologie est une branche de catégorie dédiée dans laquelle les espaces collaboratifs sont classés.

Politique d'accès

Les espaces collaboratifs peuvent être déclarés comme public (contenus visibles de tous), privés (connu de tous mais contenus réservés aux inscrits) ou secret (connu uniquement des inscrits).

Cette métrique indique la répartition des espaces collaboratifs selon leur politique d'accès (public, privé, secret). Il s'agit de moyennes sur la période analysée.

Membres

Cette métrique établie le palmarès des espaces collaboratifs en fonction du nombre d'inscrit. Le nombre d'inscrit est la moyenne du nombre de membre de l'espace sur la période analysée.

Taux de contribution

Cette métrique établie le palmarès des espaces collaboratif en fonction du nombre de contribution. Une contribution correspond à une écriture (création, mise à jour ou suppression) sur une publication de l'espace collaboratif.