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Module Outlook 2.4

Description

Ce module permet d'étendre les fonctionnalités du logiciel Microsoft Outlook, pour y ajouter des capacités de consultation et de contribution dans votre plateforme.
Ce module est compatible avec les versions suivantes de l'application de bureau Microsoft Outlook:

  • Microsoft Outlook 2010,
  • Microsoft Outlook 2013
  • Microsoft Outlook 2016 Desktop (la version web n'est pas supportée)

Liste des fonctionnalités du module Outlook:

  • Ajout de pièces jointes dans votre plateforme,
  • Ajout de pièces jointes avec le module JCapture,
  • Ajout d'un événement Outlook dans votre plateforme,
  • Ajout d'un contact Outlook dans votre plateforme,
  • Export d'un contact de votre plateforme dans Outlook,
  • Recherche de contacts de votre plateforme depuis Outlook.
Attention

Afin de bénéficier de toutes les fonctionnalités proposées par ce module, il faut s'assurer d'avoir installé et paramétré:

  • module ESN,
  • module Calendrier,
  • module JCapture.

Attention

Configuration des espaces de travail sur Jcms:

Si un espace de travail déclare le type de publication "Email", il faut alors s'assurer qu'au moins un type Document est également activé sur cet espace de travail. En effet, dans le cas contraire, il pourrait y avoir des incohérences lors du dépôt d'un email avec ses pièces jointes.

Vous devez au préalable installer et configurer le module sur votre plateforme, puis installer le Microsoft Office Add-In sur les postes clients Windows.
Ce module ne fonctionne qu'à partir de la version 9 du coeur.


Captures d'écran

1. Le déclenchement d’un traitement JCapture à partir d’une pièce jointe.
2. L’import / export de contacts avec le module Outlook.
3. Le partage d’un événement depuis Outlook.
4. Le dépôt dans JCMS d’un mail depuis Outlook

Installation

   1. Installation du plugin Outlook

Déposez le module Outlook dans JCMS via le gestionnaire de modules et redémarrez. 

Configuration du plugin

Activez les Services Web dans l'éditeur de propriétés de JCMS : 
    1. Activez Open API ainsi et autoriser la lecture et les écritures.
    2. Configurez les filtres IP pour definir quels sont les clients autorisés à se connecter à JCMS via l'Add-In Microsoft Outlook
Configurez les propriétés du module (optionnel) : 
  • Icône du complément Outlook:

Déposer une icône au format PNG dans le répertoire du module Outlook dans le répertoire « plugins/OutlookPlugin/images/ ».

Renseigner le chemin relatif vers l’icône ainsi déposé : plugins/OutlookPlugin/images/icone.png

Par défaut, l’icône utilisée est le logo Jalios.

  • Identifiant des catégories :

Cette propriété est utilisée lors de l’ajout de documents PDF via JCapture.

Renseigner les catégories (séparées par des espaces ou des virgules) qui seront renseignées lors de l’ajout d’un document avec JCapture.

  • Préfixe du document :

Cette propriété est utilisée lors de l’ajout de documents PDF via JCapture.

Lors de l’ajout d’un document avec JCapture, le titre de celui-ci est préfixé par la valeur renseignée par cette propriété.

Par défaut, sa valeur est « JCapture- ».

  • Statut du document :

Cette propriété est utilisée lors de l’ajout de documents PDF via JCapture.

Permet de définir le statut par défaut du document déposé.

Par défaut, sa valeur est «0».

  • Identifiant de l'espace de travail :

Cette propriété est utilisée lors de l’ajout de documents PDF via JCapture.

Permet de définir l'espace de travail utilisé pour déposer le document avec JCapture.

Par défaut, sa valeur n'est pas définie.

  • Identifiant de l'espace de travail :

Cette propriété est utilisée lors de l’ajout de documents PDF via JCapture.

Permet de définir l'espace de travail utilisé pour déposer le document avec JCapture. 

2. Installation de l'Add-in Microsoft Outlook sur le poste client Windows

Prérequis: L’Add-in Microsoft Outlook nécessite la présence du Framework .Net 4 au minimum. 

Installation manuelle

  • Pour une installation manuelle, assurez-vous que le Framework .Net 4 est bien installé.
  • Télécharger l'add-in Outlook.
  • Décompresser l'archive dans un nouveau répertoire.
  • Exécuter en tant qu'administrateur le fichier JCMSOutlookAddinSetup.exe
  • Suivre les instructions de l’assistant d’installation:

          msiexec 2017-03-13 15-07-39

  • Démarrer Microsoft Outlook.
  • S’il s'agit de la première installation, une fenêtre de dialogue vous invite à configurer votre Add-in. Cliquer sur "OK" afin d'afficher la fenêtre de configuration de la connexion au site JCMS.
  • Se connecter au serveur JCMS en renseignant l'URL de votre site, votre login et votre mot de passe.
  • Une fenêtre de dialogue vous informe que vous êtes maintenant connecté au site JCMS. Votre Add-in est alors fonctionnel.

 

Installation par stratégie de groupe (GPO)

L'Addin Outlook est livré avec un template d'administration (utilisables depuis l'Éditeur d'objets de stratégie de groupe) permettant de l'iinstaller et d'appliquer des paramètres pour son foncitonnement

Prérequis 
  • Windows Server 2008
  • Un partage accessible à toutes les personnes concernées par le déploiement

 

Déploiement sur une OU (Organisational Unit ou Unité d'Organisation) d'ordinateurs :

Il existe plusieurs méthodes pour appliquer une GPO à une entité, personnes ou ordinateurs. Pour cet exemple, nous choisirons d'appliquer une GPO à une OU particulière :

  • Créer une OU dans "Computers" s'appelant "Addin Outlook"
  • Créer une nouvelle GPO, ayant pour nom "Addin Outlook déploiement"
  • Entrer pour cette GPO les caractéristiques suivantes :
    • Computer Configuration / Software Settings / Assigned Applications : Faire un clic-droit et cliquer sur "New package" ;
    • Aller chercher ensuite le fichier .msi correspondant au logiciel à installer
    • Comme méthode de déploiement, sélectionner "Assigned"
  • Une fois la stratégie créée sur l'OU, déplacer les ordinateurs sur lesquels doit être déployé le logiciel dans cette OU
  • Bien vérifier que la GPO est active ("Enabled")
  • Demander aux utilisateurs de redémarrer leur poste, ou lancer, en local ou distant, un gpupdate /force pour que l'ordinateur mette à jour ses stratégies.
  • Dans le cas d’un gpupdate /force, il est nécessaire de faire un redémarrage du poste afin de finaliser l’installation de l'addin Outlook. 

 

Options pour le déploiement par stratégie de groupe (GPO)

 Pour activer les options apportées avec les fichiers adm, utilisez le modèle d'administration pour les déploiement par GPO. 

Propriété Valeur Descritpion
Site http://localhost:8080/jcms - https://intranet.jalios.net - ... Url du site Jcms auquel l'addin Outlook doit se connecter automatiquement
ValidateCertificate 0 / 1 - (false/true) Détermine si les requêtes web doivent valider les certificats SSL
WindowsAuthenticationMode 0 / 1 - (false/true) Permet d'utiliser l'authentification par la session Windows
DelegateAuthenticationMode 0 / 1 - (false/true) Permet d'utiliser l'authentification par le navigateur Web
Authentication Windows - Delegate Lorsque les authentifications Windows et par le navigateurs sont toutes les 2 activées,
cette propriété détermine celle choisie par défaut pour se connecter au site renseigné








  • Définir le site de synchronisation par défaut: Site

Cette option permet de définir l'url du site auquel se connecter lorsqu'aucun site de synchronisation n'est paramétré côté addin Outlook

Ainsi, lorsque l'utilisateur démarre pour la première fois Outlook, celui-ci se connecte automatiquement à l'url renseignée dans Site (exemple: https://intranet.mycompany/jcms

  • Définir le mode d'authentification à utiliser lorsque la propriété Site est renseignée

Lorsque la propriété Site est renseignée, il faut définir quel type d'authentification utiliser pour s'authentifier au site renseigné. Pour cela, vous pouvez:

  • Activer l'authentification avec le compte Windows de l'utilisateurWindowsAuthenticationMode

Cette option permet à l'utilisateur de s'authentifier avec son compte Windows (si la session de l'utilisateur et le site distant le permettent). 

Le comportement par défaut de l'addin est de masquer cette option. 

Cette fonctionnalité est disponible à partir de la version 2.3 du plugin Outlook, sous réserve d'utilisation du module d'authentification Windows Waffle 1.2 ou au dela, et du module Jcms SSO 1.2 ou au dela pour les architectures serveurs mixte Unix + Windows.  

  • Activer l'authentification par le navigateur Web: DelegateAuthenticationMode

Cette option permet de déléguer l'authentification de l'utilisateur au site Jcms. Par exemple: Si le module SAML est activé sur le site, alors celui-ci sera utilisé pour authentifier l'utilisateur.

Si vous choisissez d'activer les 2 types d'authentification, l'addin Outlook ne peut déterminer laquelle utiliser par défaut.

Pour cela:

  • Définir l'authentification utilisée par défautAuthentication 
    • Pour utiliser l'authentification avec le compte Windows, renseignez la valeur Windows
    • Pour utiliser l'authentification par le navigateur Web, renseignez la valeur Delegate
  • Valider le certificat SSL/TLS : ValidateCertificate

Cette option permet de valider systématiquement le certificat SSL/TLS en utilisant les magasins existant sur le poste utilisateur.

Le comportement par défaut de l'addin est de valider le certificat. 


Informations

Version
  • 2.4
Stabilité
  • Stable
Compatibilité
  • JCMS 9
    JPlatform 10
Certifié Jalios
  • Oui
Prix
  • Module payant
Support
  • Jalios Support
Auteur
  • Jalios S.A.
Licence
  • Jalios
Taille
  • 161,45 Ko
Mis-à-jour
  • 15/03/17
Téléchargements
  • 63
Domaines