Module JDrive 2.2

Architecture

Jalios JDrive est composé de deux parties :

1. Le module JDrive qui s'installe dans JCMS
2. Le client JDrive qui doit être installé sur le poste des utilisateurs. Il peut être installé sur Windows XP, Windows Vista et Windows 7 32-bits ou 64-bits. Il nécessite le framework .Net 4.

Le client JDrive dialogue avec le module JDrive au travers de JCMS Open API.

Le module JDrive sur le serveur JCMS dialogue avec les clients JDrive par un protocole dédié. Pour cela, les clients JDrive se connectent au serveur de notification qui est démarré par le module JDrive (par défaut sur le port 37480). Ce port doit donc être accessible des utilisateurs du JDrive. Si les utilisateurs doivent pouvoir se connecter de l’extérieur de votre réseau local, contactez votre administrateur système pour qu'il ouvre ce port.

Configuration du module JDrive

Propriétés de JCMS

Open API

Pour utiliser JDrive vous devez activer JCMS Open API.

Allez dans l'éditeur de propriétés de JCMS, dans l’onglet Services Web, activez Open API et autoriser la lecture et les opérations.

Version des documents

Lorsqu’un document est mis à jour depuis le JDrive, il est possible de configurer s’il faut remplacer le fichier existant sur le serveur ou créer une nouvelle version du fichier.

Pour cela, éditer le fichier WEB-INF/data/custom.prop et configurer la propriété file-document.remove-file :

• true : remplacement du fichier existant
• false : nouveau fichier

Propriétés du module

Service de notification

Indiquer l’adresse du serveur de notification (celui sur lequel fonctionne JCMS) ainsi que le port d’écoute.

URL de téléchargement

Vous pouvez indiquer une URL de téléchargement du client JDrive. Si c’est le cas, le téléchargement du client sera proposé aux utilisateurs depuis l’interface « Mon JDrive » sur JCMS.

Dépôt - Catégorisation obligatoire

Vous pouvez choisir si lors du dépôt d'un nouveau document la catégorisation est obligatoire.

Dépôt - Extension à ignorer

Vous pouvez indiquez des extensions de fichier à ignorer.

Dépôt - Type de document par défaut

Vous devez indiquer le type de document qui sera créé dans JCMS lors des dépôts via le JDrive.

ACL

Par défaut, tout membre de JCMS peut ajouter des documents dans son JDrive. Il est possible de limiter l’usage du JDrive en activant l’ACL « Module > JDrive > Utiliser le JDrive ». Dans ce cas, seuls les membres appartenant à un groupe avec cette ACL auront accès aux fonctions du JDrive

Installation et configuration du client JDrive

Prérequis: Le client JDrive nécessite la présence du Framework .Net 4 au minimum.

Installation manuelle:

• Pour une installation manuelle, assurez-vous que le Framework .Net 4 est bien installé. Sinon, vous pouvez le télécharger ici.
• La version 2.6 du client inclu dans l'archive d'insallation des modèles d'administration utilisables depuis l'Éditeur d'objets de stratégie de groupe pour les déploiements effectués par GPO afin de paramétrer l'authentification Windows et la validation de certificat.
• Télécharger le client JDrive et le lancer :
• Client jdrive 2.6 (64 bits)
• Client jdrive 2.6 (32 bits) 
• Modèle d'administration (français)
• Modèle d'administration (anglais)

•  Suivez les instructions de l’assistant d’installation:

Installation par stratégie de groupe (GPO):

Prérequis (pour le déploiement par GPO) :

• Windows Server 2008
• Un partage accessible à toutes les personnes concernées par le déploiement

Déploiement sur une OU (Organisational Unit ou Unité d'Organisation) d'ordinateurs :

Il existe plusieurs méthodes pour appliquer une GPO à une entité, personnes ou ordinateurs. Pour cet exemple, nous choisirons d'appliquer une GPO à une OU particulière :

• Créer une OU dans "Computers" s'appelant "JDrive"
• Créer une nouvelle GPO, ayant pour nom "jdrive déploiement"
• Entrer pour cette GPO les caractéristiques suivantes :
• Computer Configuration / Software Settings / Assigned Applications : Faire un clic-droit et cliquer sur "New package" ;
• Aller chercher ensuite le fichier .msi correspondant au logiciel à installer
• Comme méthode de déploiement, sélectionner "Assigned"
• Une fois la stratégie créée sur l'OU, déplacer les ordinateurs sur lesquels doit être déployé le logiciel dans cette OU
• Bien vérifier que la GPO est active ("Enabled")
• Demander aux utilisateurs de redémarrer leur poste, ou lancer, en local ou distant, un "gpupdate /force" pour que l'ordinateur mette à jour ses stratégies.
• Dans le cas d’un "gpupdate /force", il est nécessaire de faire un redémarrage du poste afin de finaliser l’installation du client JDrive.

Autoriser l'authentification Windows

Cette option permet à l'utilisateur de s'authentifier avec son compte Windows (si la session de l'utilisateur et le site distant le permettent).
Le comportement par défaut du client est de masquer cette option.

Cette fonctionnalité est disponible à partir de la version 2.6 du client JDrive, sous réserve d'utilisation du module d'authentification Windows Waffle 1.2 ou au dela, et du module Jcms SSO 1.2 ou au dela pour les architectures serveurs mixte Unix + Windows.

Pour activer cette option :

• Utilisez le modèle d'administration pour les déploiement par GPO (avec le client 2.6) :

Valider le certificat SSL/TLS

Cette option permet de valider systématiquement le certificat SSL/TLS en utilisant les magasins existant sur le poste utilisateur.
Le comportement par défaut du client est de valider le certificat.

Cette fonctionnalité est disponible à partir de la version 2.6 du client JDrive.

Pour activer cette option :

• Utilisez le modèle d'administration pour les déploiement par GPO (avec le client 2.6) :

Une fois le JDrive installé, il démarre et la fenêtre de configuration apparait.

Indiquez l’URL de votre site JCMS et vos identifiants ; puis cliquez sur le bouton "Connecter".

L’icône du JDrive dans la barre de notification de Windows indique l’état du JDrive :

• Déconnecté
•  Connexion en cours
•  Connecté
•  Synchronisation en cours
•  Serveur indisponible

Dès que l'icône apparait, votre JDrive est opérationnel.

En cliquant sur cette icône, l'interface du JDrive apparait. Le menu en haut à gauche vous permet aussi de vous connecter/déconnecter, de modifier votre configuration, de déposer les documents en attente, ...

Utilisation du JDrive

Ajout d’un document dans le JDrive

Pour ajouter un nouveau document dans votre JDrive, allez sur JCMS, affichez un document et cliquez sur « Ajouter dans mon JDrive ».

Vous pouvez aussi ajouter un document par le menu contextuel.

Le document est alors automatiquement copié dans votre JDrive et une fenêtre de notification indique l’arrivée du document.

Accès au dossier JDrive

Pour accéder au document présent dans votre JDrive, cliquez avec le bouton droit sur le menu du JDrive et sélectionnez « Ouvrir le dossier JDrive ». Vous pouvez aussi ouvrir le dossier JDrive en double-cliquant sur l’icône JDrive.

Le dossier JDrive contient tous vos documents.

Une petite icône en bas à gauche indique l’état du fichier :

•  Document à jour
•  Document en cours de synchronisation ou à synchroniser (p. ex. si vous êtes déconnectés)
•  Document verrouillé par un autre utilisateur
• Document qui n'a pas encore été déposé dans le JDrive

Attention ! le nom des fichiers correspond au titre des documents dans JCMS. Vous ne pouvez pas les modifier.

Retrait d’un document du JDrive

Vous pouvez retirer un document de votre JDrive depuis l’interface Web de JCMS (dans les mêmes interfaces que pour l’ajout) ou simplement en le supprimant de votre dossier JDrive. Ceci ne supprime pas le document sur le serveur JCMS.

Consulter le contenu du JDrive sur JCMS

JCMS propose une interface pour consulter les documents présents dans votre JDrive. Pour y accéder, cliquez sur votre photo dans la topbar et, dans le menu, sélectionnez "Mon JDrive".

Synchronisation

Lorsque le JDrive est connecté, la synchronisation est automatique. Le client déclenche une synchronisation dans les cas suivants :

• A chaque connexion au serveur JCMS
• Lorsqu’un document local est modifié ET relâché
• Sous MS-Office et Open/Libre-Office il faut fermer le document
• Lorsqu’un document local est supprimé
• Par le menu JDrive « Synchroniser »
• A la réception d’un message de synchronisation du serveur de notification

JCMS par le biais du serveur de notification, envoie un ordre de synchronisation :

• Lorsqu’un document est ajouté ou retiré du JDrive
• Lorsqu’un document est mis à jour ou supprimé

A chaque synchronisation, une petite bulle apparait indiquant que des changements ont eu lieu.

En cliquant sur l'icone du JDrive vous pouvez consulter le détail des échanges :

Organisation des dossiers du JDrive

L’une des principale nouveautés du JDrive 2 est la possibilité d’organiser le contenu du dossier JDrive en dossiers. Vous pouvez créer autant de dossiers que vous le souhaitez, composés eux-mêmes de sous-dossiers.

Lorsque vous ajoutez un document à votre JDrive, il arrive à la racine du dossier JDrive, il vous suffit ensuite de le déplacer dans le dossier souhaité.

L’organisation en dossier vous est propre et n’est connue que de votre JDrive. JDrive ne synchronise pas les dossiers sur le serveur. Si vous utilisez votre JDrive sur deux machines, le classement en dossier pourra être différent d’une machine à l’autre.

Dépôt d'un document depuis le client JDrive

Autre nouveauté de la version 2 : la possibilité d’ajouter un document directement depuis le dossier JDrive. Lorsque vous faites cela, et si vous êtes connecté, une fenêtre apparait pour faire le dépôt sur le site JCMS. Vous devez alors préciser l’espace dans lequel vous souhaitez déposer le document, la description, les catégories, les droits, …

Attention ! Si vous enregistrez directement un document Office dans le JDrive, la fenêtre de dépôt n’apparaitra que lorsque vous aurez fermé le fichier ou quitté l’application Office.

Si vous êtes déconnecté, JDrive vous indiquera à la prochaine connexion que vous avez des documents en attente de dépôt.

Vous pouvez déposer les documents en attente en sélectionnant « Déposer les documents en attente » dans le menu du JDrive. La fenêtre de dépôt apparait alors avec la liste des documents à déposer. Il est possible de les déposer un à un ou plusieurs à la fois.

Lorsque la fenêtre de dépôt apparait, vous pouvez reporter le dépôt à plus tard. Les documents non déposés apparaissent alors avec une pastille noire comportant un point d'interrogation.

Gestion du verrouillage

JCMS propage aux JDrive l’information de verrouillage des documents.

Un document verrouillé passe automatiquement en lecture seule dans tous les JDrive qui le contiennent.

En faisant un clic-droit sur un fichier de votre JDrive, le menu Windows vous propose un sous-menu « Jalios JDrive ». Celui-ci comporte 2 entrées :

• Afficher sur le site
• Verrouiller le document (ou Déverrouiller le document)

Comme son nom l’indique, le menu « Verrouiller le document » verrouille le document sur JCMS sous réserve que vous ayez les droits de faire ce verrouillage.

Auto-verrouillage des documents MS Office et Libre Office

Afin d’éviter les conflits, le JDrive 2 effectue automatiquement le verrouillage des documents MS Office et Libre Office dès que vous les ouvrez. Le document est ensuite déverrouillé lorsqu’il est refermé.

Cette fonctionnalité n’est disponible que sur les documents MS Office et Libre Office, car ce sont les seuls pour lesquels le JDrive est en mesure de détecter l’ouverture.

Si vous avez ajouté un document uniquement à des fins de consultation, il est possible de désactiver l'auto-verrouillage pour ne pas gêner les autres contributeurs. Il suffit de passer votre document en lecture seule.

Pour cela, par le menu Windows, affichez les propriétés du fichier et cochez l'attribut "Lecture seule".

Ajout d’un ensemble de documents depuis l’explorateur

Le JDrive 2 propose une nouvelle icône dans la portlet Explorateur de JCMS. Cette icône permet d’ajouter en un clic tous les documents de la catégorie courante dans son JDrive. Cette icône n’apparait que si la portlet Explorateur est configurée pour n’afficher que des documents.

Gestion des conflits

JDrive détecte et résout automatiquement les conflits à chaque synchronisation. Un conflit survient dans l'un des 3 cas suivants :

• Le document a été mis à jour sur le poste de l'utilisateur et sur le serveur
• Le document a été mis à jour sur le poste et retiré du JDrive sur le serveur
• Le document a été retiré sur le poste et mis à jour sur le serveur.

Lorsqu'un conflit survient, le client JDrive déplace les fichiers en cause dans le dossier "Conflits", au sein d'un sous-dossier correspondant à la date de synchronisation, et dans un sous-dossier correspondant au document. Ce dossier contient la version locale et la version serveur du fichier.

Le client JDrive applique une procédure de résolution propre à chaque type de conflit :

1. Conflits Mise-à-jour / Mise-à-jour (UU)
• Déplacement du document local dans un répertoire de conflit
• Récupération de la version du serveur
• Copie de la version du serveur dans le répertoire de conflit
2. Conflit Mise-à-jour locale / Suppression sur le serveur (UD)
• Déplacement du document local dans un répertoire de conflit
• Suppression du document du JDrive
3. Conflit Suppression locale / Mise à jour sur le serveur (DU)
• Suppression du document du JDrive

En cas de conflit, l'utilisateur est prévenu dans la fenêtre de notification. Si la résolution automatique ne lui convient pas, il peut utiliser les fichiers copiés dans le dossier du conflit pour produire une nouvelle version du fichier et remplacer celui contenu dans le dossier JDrive.

Gestion des droits

JDrive contrôle les droits de consultations des documents. La vérification est faite à chaque synchronisation. Seuls les documents accessibles par l’utilisateur sont gardés dans le JDrive.

JDrive contrôle aussi les droits de dépôt. Si la mise à jour est protégée (p. ex. par un DataController), une tentative de mise à jour n’aura lieu que lors des synchronisations explicites. Le document reste alors dans l’état « A synchroniser ».

Consulter les JDrive actuellement connectés

Si vous avez les ACL de supervision, vous pouvez consulter la liste des clients JDrive actuellement connectés au serveur de notification.

Pour cela, allez dans Administration > Etat des JDrive.

Consultez les usages du JDrive

Le module JDrive apporte un nouvel onglet dans l’interface d’analyse des usages. L’onglet JDrive n’apparait que pour les analyses globales.

Plusieurs mesures sont présentées :

• Le nombre d'utilisateurs ayant installé et configuré leur JDrive.
• Le nombre de clients JDrive s'étant connectés au moins une fois dans la journée.
• Le nombre moyen de documents contenus dans chaque JDrive.
• L'activité des JDrive. Elle représente les échanges entre le serveur et l'ensemble des clients JDrive. Un échange correspond à un ajout, une modification ou un retrait de document d'un JDrive.

Connexion à plusieurs sites

Le client JDrive peut être configuré avec plusieurs sites JCMS. Il gère les documents de chaque site dans un répertoire dédié.

Cependant, le client JDrive ne peut être connecté qu’avec un seul site à la fois. La synchronisation des documents n’est donc active qu’avec le site avec lequel il est connecté.