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Module Microsoft Office 3.3

Description

Ce module permet l'intégration - dans la solution bureautique Microsoft Office - d'un accès (lecture/modification) aux documents de votre plateforme.

Il permet notamment de lancer l'édition d'un document dans l'application Office directement depuis la plateforme web.

Attention

Ce module est désormais remplacé par le Module JDrive.

Merci d'utiliser ce nouveau module au lieu du module Microsoft Office.


Captures d'écran

1.

Le volet du Microsoft Office Add-in dans MS Word

2.

Fenêtre de dépôt d'un document Word dans JCMS

Installation

1. Introduction

Ce module permet d'étendre les fonctionnalité de Microsoft Office 2003, 2007, 2010 et 2013 sur Windows pour y ajouter des capacités de consultation et de contribution dans JCMS.

Vous devez au préalable installer et configurer le module sur JCMS, puis installer le Microsoft Office Add-In sur les postes clients Windows.

Ce module ne fonctionne qu'à partir de JCMS 9.0 SP1.

2. Installation et configuration dans JCMS

Déposez le module Microsoft Office dans JCMS via le gestionnaire de modules et redémarrez.

2.1 Configuration

  1. Activez les Services Web dans l'éditeur de propriétés de JCMS : 
    1. Activez Open API ainsi et autoriser la lecture et les écritures.
    2. Configurez les filtres IP pour definir quels sont les clients autorisés à se connecter à JCMS via l'Add-In Microsoft Office
  2. Configurez les propriétés du module (optionnel) : 
    1. Catégorisation des fichiers :
      Sélectionner "Non" si vous souhaite rendre la catégorisation des fichiers optionnelle.
      Par défault, les fichiers déposés depuis une application Microsoft Office doivent être catégorisés.
    2. Type de document créé lors du dépôt depuis l'Add-In : Document ou DB Document
    3. Option d'affichage de la catégorie racine si il n'y en a qu'une.
      Par défaut, une catégorie racine unique n'est pas affichée.
  3. Activez le type de document dans les espaces de travail.

2.2 Choisissez le format utilisé pour la création de nouveau document

Cette fonctionnalité est disponible à partir de JCMS 8 et au dela.

Des nouveaux documents Microsoft Office peuvent être créés depuis l'Add-In ou depuis l'interface web de JCMS. Dans ce dernier cas, les icones de création de nouveaux documents sont proposées dans le menu Publier de la topbar ainsi que dans portlet Explorer.

Les nouveaux documents sont créés dans le format sélectionné dans la propriété Extensions pour la création de document. Vous devez sélectionner soit des documents au format Office 2007  (docx, xlsx, pptx) soit des anciens documents au format Office 2003 (doc, xls, ppt).

2.3 Choix des modèles

Cette fonctionnalité est disponible à partir de JCMS 8 et au dela.

Des modèles de document peuvent être proposés lors de la création d'un nouveau document. Un modèle est un document déposé sous une des catégories racines spécifiée dans la propriété Catégories des modèles. Plusieurs identifiants de catégories peuvent être saisis.

2.4 Configuration en environnement multi-LDAP

Lorsque le module Microsoft Office et l'addin sont utilisés en environnement multi-LDAP, avec des identifiant bas niveau comme login (e.g. DOMAIN\sAMAccountName), il est nécessaire d'effectuer des configuration supplémentaire sur les frontaux (Apache) et sur le serveur d'application (Tomcat).

Pour cela, consultez la section "3.3 Multi-LDAP : Configuration Open API (REST)" de l'article Configuration et fonctionnement du LDAP

3. Installation et configuration sur le poste client Windows

3.1 Installation de l'addin

  1. Téléchargez et installez Jalios Microsoft Office Add-in sur votre PC (setup.exe).
    Assurez-vous au préalable qu'aucune application Microsoft Office n'est ouverte.
    Exécutez "setup.exe" en tant qu'administrateur (clic droit sur le fichier et sélectionnez l'option "Exécuter en tant qu'administrateur").   
  2. Démarrez Microsoft Office Word, Excel ou PowerPoint.
  3. Ouvrez le volet JCMS.
  4. Connectez-vous au serveur JCMS en renseignant l'URL de votre site, votre login et votre mot de passe.
  5. Créez un nouveau document office et déposé le sur votre site JCMS en cliquant sur le bouton "Déposer..." du volet JCMS.
  6. Trouvez votre document en utilisant l'onglet d'exploration des espaces de travail et des catégories ou l'onglet de recherche ou l'onglet des documents récents.
  7. Cliquez sur votre document pour l'ouvrir et le modifier. Celui-ci sera verrouillé dans JCMS tant que vous travaillez dessus ou que vous ne relâchez pas le verrou.

Il est également possible de déployer l'add-in sur un domaine Windows au moyen d'une Group Policy, consultez la procédure détaillée dans la FAQ ci-dessous.

3.2 Configuration de l'addin

Après installation, aucune configuration n'est nécessaire pour permettre l'utilisation de l'addin par l'utilisateur.
Cependant, certaines options de configuration avancées sont disponibles pour permettre aux administrateurs systèmes de modifier le comportement de l'applicatif.   

  • La version 2.0 de l'addin inclu dans l'archive d'insallation des modèles d'administration utilisables depuis l'Éditeur d'objets de stratégie de groupe pour les déploiements effectués par GPO.
    Ces modèles permettent de configurer certaines options évoqués ci-dessous.
  • L'ensemble des réglages évoqués ci-dessous sont également modifiables dans le fichier %programfiles(x86)%\Jalios\Jalios Microsoft Office Add-in\App.config 

 Mémorisation des identifiants

Vous pouvez désactiver la mémorisation des identifiants (login / mot de passe), les utilisateurs devront saisir leur identifiant à chaque connexion.
Pour modifier cette option :

  • Utilisez le modèle d'administration pour les déploiement par GPO (avec l'addin 2.0) :
    Éditeur de stratégie de groupe locale - Jalios Microsoft Addin - 1 mémoriser identifiant
  • Ou modifiez la section suivante du fichier App.config :
<appSettings>
 <add key="Jalios.Office.AddIn.RememberCredentialsAuthorized" value="false" />
</appSettings>

Autoriser l'authentification Windows

Cette option permet à l'utilisateur de s'authentifier avec son compte Windows (si la session de l'utilisateur et le site distant le permettent).
Le comportement par défaut de l'add-in est de masquer cette option.

Cette fonctionnalité est disponible à partir de la version 2.0 de l'addin office, sous réserve d'utilisation du module d'authentification Windows Waffle 1.2 ou au dela, et du module Jcms SSO 1.2 ou au dela pour les architectures serveurs mixte Unix + Windows.

Pour activer cette option :

  • Utilisez le modèle d'administration pour les déploiement par GPO (avec l'addin 2.0) :
    Éditeur de stratégie de groupe locale - Jalios Microsoft Addin - 3 authentification Windows
  • Ou modifiez la section suivante du fichier App.config :
<appSettings>
 <add key="Jalios.Office.AddIn.ShowWindowsAuthentication" value="true" />
</appSettings>

Autoriser l'authentification navigateur

Cette option permet à l'utilisateur de s'authentifier depuis son navigateur, autorisant ainsi l'usage de toutes les méthodes d'authentification supportés par celui-ci.
Le comportement par défaut de l'add-in est de masquer cette option.

Cette fonctionnalité est disponible à partir de la version 2.2 de l'addin office et nécéssite la version 2.2 ou 3.3 du module Microsoft Office.

Pour activer cette option :

  • Utilisez le modèle d'administration pour les déploiement par GPO (avec l'addin 2.2) :
    Éditeur de stratégie de groupe locale - Jalios Microsoft Addin - 4 authentification navigateur
  • Ou modifiez la section suivante du fichier App.config :
<appSettings>
 <add key="Jalios.Office.AddIn.ShowBrowserAuthentication" value="true" />
</appSettings>

Autoriser l'ajout de nouveaux sites

Autoriser les utilisateurs à ajouter des nouveaux sites à la configuration existante. Si cette option est désactivé, les utilisateurs ne pourront pas ajouter de nouveaux sites, sauf si aucun site n'est encore configuré.
Le comportement par défaut de l'add-in est d'autoriser l'ajout de nouveaux sites.

Pour activer cette option :

  • Utilisez le modèle d'administration pour les déploiement par GPO (avec l'addin 2.0) :
    Éditeur de stratégie de groupe locale - Jalios Microsoft Addin - 2 ajout de site
  • Ou modifiez la section suivante du fichier App.config :
<appSettings>
 <add key="Jalios.Office.AddIn.NewSiteConfigurationAuthorized" value="false" />
</appSettings>

Logs applicatif

Les messages de log émis par l'applicatif sont gérés par l'API log4net. La configuration de ces logs (verbosité, emplacement de sortie, format, ...) est possible dans la balise <log4net>  du fichier App.config 

En standard, les logs sont enregistrés dans le fichier %AppData%\Jalios\Jalios Microsoft Office Add-in\logs\jcms-addin.log spécifique à chaque utilisateur.

Si vous souhaitez modifier les réglages par défaut, consultez la documentation officielle de configuration de log4net

Utilisation du proxy de sortie (réglages réseaux)

En standard, l'addin office utilisera les réglages de proxy de sortie configurés pour la session de l'utilisateur. Si vous souhaitez modifier ce réglage, commentez ou modifiez la section defaultProxy du fichier App.config 

  <defaultProxy enabled="true" useDefaultCredentials="true"> 
    <proxy usesystemdefault="true" bypassonlocal="true" /> 
  </defaultProxy> 

Retrouvez plus d'information à sujet sur le site de Microsoft : <defaultProxy> Element (Network Settings)

4. Limites

4.1 "Dépot automatique à l'enregistrement" et "Supprimer l'ancien fichier"

  • L'option "Déposer automatiquement le document à l'enregistrement" du module Microsoft Office ne sera pas appliquée si l'option "Supprimer l'ancien fichier" de JCMS a été désactivé par défaut, c'est à dire si la propriété suivante a été configurée sur le site : 
    file-document.remove-file: false 

Changements

Pour consulter les changements par rapport à la précédente version :

FAQ

1. Quelles sont les versions de Microsoft Office supportées ?

Le module fonctionne avec les versions :

  • Microsoft Office 2003 sur Windows XP
  • Microsoft Office 2007 sur Windows Vista ou Windows 7
  • Microsoft Office 2010 sur Windows Vista ou Windows 7
  • Microsoft Office 2013 sur Windows Vista ou Windows 7 à partir de la version 2.0 de l'addin

Le framework .NET 4.0 minimum est requis pour faire fonctionner l'Add-in.

2. Comment se positionne ce module vis-à-vis de WebDAV ?

Le module Microsoft Office est une alternative à l’accès WebDAV. Il n’utilise pas du tout le protocole WebDAV pour communiquer.

Avantages du module Microsoft Office

  • Intégré dans la suite MS Office
  • Interface de navigation, recherche, ...
  • Check-in / check-out (verrouillage) des documents
  • Verrouillage compatible avec des éditions réparties sur JSync
  • Sauvegarde locale
  • Edition off-line
  • Edition des méta-données (catégories, description, version majeure, ...)
  • Pas d’adhérence avec le protocole WebDAV dont le support varie à chaque version de Windows
  • Communication via Open API (http/https)

Avantage de l'accès WebDAV

  • Pas de déploiement sur les postes utilisateurs
  • Edition WebDAV d’un document depuis un lien du navigateur
3. Peut-on utiliser l’accès WebDAV et le module Microsoft Office ?

Oui.

L’add-in détecte qu’il s’agit d’une édition WebDAV et ne propose alors plus le dépôt du document.

Les documents édités via WebDAV ne bénéficieront pas des avantages liés à l’édition via l’add-in (notamment pas d’édition off-line, pas de pose de verrou « dur », pas d'édition des méta-données, ...)

4. Peut-on installer Jalios Microsoft Office Add-in via les GPO (Group Policy Object, ou stratégies de groupe) ?

Oui.

Pré-requis

  • Windows Server 2008
  • Un partage accessible à toutes les personnes concernées par le déploiement

Déploiement sur une OU (Organisational Unit ou Unité d'Organisation) d'ordinateurs

Il existe plusieurs méthodes pour appliquer une GPO à une entité, personnes ou ordinateurs. Pour cet exemple, nous choisirons d'appliquer une GPO à une OU particulière :

  1. Créer une OU dans "Computers" s'appelant "Add-In"
  2. Créer une nouvelle GPO, ayant pour nom "add-in déploiement"
  3. Entrer pour cette GPO les caractéristiques suivantes :
    • Computer Configuration / Software Settings / Assigned Applications : Faire un clic-droit et cliquer sur "New package" ;
    • Aller chercher ensuite le fichier .msi correspondant au logiciel à installer
    • Comme méthode de déploiement, sélectionner "Assigned"
  4. Une fois la stratégie créée sur l'OU, déplacer les ordinateurs sur lesquels doit être déployé le logiciel dans cette OU
  5. Bien vérifier que la GPO est active ("Enabled")
  6. Demander aux utilisateurs de redémarrer leur poste, ou lancer, en local ou distant, un "gpupdate /force" pour que l'ordinateur mette à jour ses stratégies.

Déploiement sur une OU d'utilisateurs

Voici la procédure pour déployer sur une OU d'utilisateurs :

  1. Aller dans sur "Start" puis "Administrative tools"
  2. Choisir "Group Policy Management"
  3. Créer une nouvelle GPO en faisant un clic-droit sur "Group Policy Objects" puis en cliquant sur "New"
  4. Donner un nom à la stratégie et cliquer sur 'OK'
  5. Une fois la GPO créée, faire un clic-droit dessus et cliquer sur "Edit..." pour lancer l'éditeur
  6. Sous "User Configuration", développer "Policies" puis "Software Settings"
  7. Faire un clic-droit sur "Software installation", cliquer sur "New" puis sur "Package..."
  8. Dans la boîte de dialogue, donner le chemin UNC complet pointant sur le paquet à installer. Le chemin UNC est obligatoire car tous les postes concernés doivent pouvoir y accéder, ce qui ne serait pas le cas sir le paquet n'était présent que sur un disque local au serveur.
  9. Cliquer sur "Open"
  10. Choisir ensuite "Assigned" et cliquer sur "OK". Le paquet apparaîtra alors dans la colonne de droite de l'éditeur..
  11. Faire un clic-droit sur le paquet, cliquer sur "Properties" puis sélectionner l'onglet "Deployment"
  12. Cocher "Install this application at logon check box" puis cliquer sur "OK"
  13. Fermer l'éditeur de GPO
  14. Déplacer ensuite la GPO créée vers l'OU désirée, contenant les comptes utilisateurs choisis comme cibles du déploiement.

Vérifications

  1. Vérifier que le package est bien installé, via le panneau de configuration "Programmes et fonctionnalités" ;
  2. Vérifier que la GPO est bien prise en compte en lançant un "gpresult /R" sur le ou les postes à déployer.
5. Peut-on déployer le Jalios Microsoft Office Add-in avec un site préconfiguré

Oui, pour cela, déployez une clé de registre semblable à l'exemple ci-dessous

[HKEY_CURRENT_USER\Software\Jalios\Office AddIn\Sites\https://example.com/] 
"name"="Example" 
"useWindowsAuthentication"="True"
  • le nom de la clé correspond à l'URL du site.
    Veillez à bien spécifier un slash de fin.
  • La valeur name correspond au nom du site affiché dans l'interface utilisateur
  • La valeur useWindowsAuthentication (optionnelle) peut être positionné à True ou False pour activer l'authentification par session Windows sur ce site.

Informations

Version
  • 3.3
Stabilité
  • Stable
Compatibilité
  • JCMS 9 SP1
    JCMS 9 SP2
    JCMS 9 SP3
Certifié Jalios
  • Oui
Prix
  • Module payant
Support
  • Jalios Support
Auteur
  • Jalios S.A.
Licence
  • Jalios
Taille
  • 515,01 Ko
Mis-à-jour
  • 07/07/16
Téléchargements
  • 99