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Présentation

Avec l'application JEvent, proposez à vos contributeurs un outil complet et intuitif pour créer, gérer et valoriser leurs événements présentiels, distanciels et hybrides. Fournissez à tous les collaborateurs les informations utiles, la possibilité de s’inscrire et d’accéder aux replays.

Quand utiliser ce module?

Votre souhaitez faciliter la gestion de vos événements ? Le module JEvent vous permet de créer, en quelques clics, votre événement. Vous lui attribuez toutes les informations nécessaires aux participants (visuel, présentation, intervenants…) ainsi que le nombre de places disponibles. La gestion des inscriptions peut être libre ou effectuée par les gestionnaires désignés.

Vous voulez promouvoir vos événements et ainsi optimiser la participation ? Avec le module JEvent, vous communiquez efficacement sur chaque nouvel événement en positionnant une portlet sur la page d’accueil (et/ou toute autre page pertinente) de votre Digital Workplace et/ou au sein des communautés concernées. Atteignez ainsi votre cible et augmentez le nombre d’inscriptions.

Vous souhaitez fluidifier les inscriptions et l’accès à tous les événements que vous organisez ? Qu’ils soient en présentiel, en distanciel ou en mode hybride, l’espace JEvent affiche tous vos événements terminés, en cours et à venir sous forme de catalogue. Les collaborateurs peuvent s’inscrire en 2 clics. Ils ont ensuite accès à toutes les informations utiles pour se rendre physiquement à l’événement ou pour y assister en visioconférence.

Que propose ce module?

Le module JEvent propose aux contributeurs, la publication d’événements (conférences, séminaires, webinars, formations…) :

Ajout avec 3 modes disponibles : présentiel, visioconférence et hybride (accès possible en présentiel ou en visioconférence)
Saisie des informations : titre, image associée, résumé, description, intervenants, mots-clés, espace de travail
Sélection des dates de début et de fin
En mode présentiel, ajout des informations sur le lieu
En mode visioconférence, sélection du service, ajout du lien pour les participants, ajout du lien pour les intervenants (si ils disposent d’une URL différente)
Possibilité de créer une salle Horizon dédiée à l'événement (si Horizon disponible)
Saisie des informations relatives aux inscriptions :

choix de l’option « nombre de places limité » avec saisie du nombre de places disponibles
choix de l’option « gérer les inscriptions » avec sélection du mode de gestion « Libre avec validation », ou "Libre sans validation" (passage à l'état "inscrit" sans validation des gestionnaires) ou « Par les gestionnaires », de la date de fin des inscriptions avec clôture automatique ou non et des gestionnaires
possibilité de surbooker un événement en inscription libre sans validation (passage automatique en liste d'attente si le nombre de places a été atteint)

Affichage de l’événement créé :

Onglet « A propos » = informations relatives à l’événement
Onglet « inscriptions » = gestion des inscriptions
En mode visioconférence = bouton « play » pour démarrer la visio
Section avec les prochains événements (4 maximum)

Une fois l’événement terminé, possibilité :
- de récupérer automatiquement les enregistrements réalisés au sein du service de visioconférence choisi (Si JCall disponible)

d’ajouter un ou plusieurs replays
d'ajouter des photos via JGallery
d'accéder à la liste des personnes ayant assisté à la visioconférence

Les gestionnaires d’événements peuvent gérer les inscriptions avec :

L’affichage du nombre de demandes, de places restantes, d’inscrits, de personnes en liste d’attente, d’inscriptions refusées et d’inscriptions annulées.
L’affichage par demande :

de l’état
du membre concerné
des attentes et motivations
des raisons de l’annulation
du responsable de l’inscription
de la date de modification

La possibilité :

de filtrer par état (à traiter, à valider, liste d’attente, inscrit, refusé)
de rechercher un membre
d’inscrire des membres
de passer une inscription en mode présentiel à une inscription en mode visioconférence lorsque le nombre limite de places en mode présentiel a été atteint (pour les événements hybrides)
de distinguer le mode de participation (présentiel ou distanciel) pour les inscriptions aux événements hybrides
de clore les inscriptions
de recommander
de modifier l’évènement
d’exporter la liste des inscriptions au format CSV

Les collaborateurs accèdent à un espace, disponible également en mobilité, qui présente l’ensemble des événements terminés, en cours ou à venir avec :

Affichage des événements en cours ou à venir, sous forme de cartes verticales ou horizontales avec l’image associée, le titre, les dates, le mode via des icônes et le lieu lorsque le mode présentiel est disponible
Recherche par mots-clés
Filtrage par
- mode : Présentiel ou Visioconférence – Présentiel – Visioconférence
- intervenants
Vue Mes inscriptions, sous forme de tableau, présentation de :
- L’état de l’inscription
- Le nom de l’événement
- La date de modification de l’inscription
- La possibilité d’annuler l’inscription
Vue Mes interventions, sous forme de tableau, présentation de :
- Le nom de l’événement
- Le mode
- La date de début
- La durée
Les fonctionnalités :
- Likes, commentaires, suivi des lecteurs…….
- Inscription avec saisie des attentes et motivations en option
- Ajout à mon calendrier Outlook Office 365, Outlook (ICS), Google Calendar ou ajout automatique lorsqu'une inscription est validée (si JCalendar disponible)
- Annulation de mon inscription
- Rejoindre la visioconférence d’un événement auquel je suis inscrit(e)
- Voir le replay d’un événement
- Visualiser les photos d'un événement

Ce que nos clients aiment

Le catalogue de tous les événements pour faciliter les inscriptions et les accès y compris en mobilité

Avec l’application JEvent, nous proposons à nos collaborateurs sur desktop et en mobilité, le catalogue de nos événements. Ils y trouvent, pour chaque événement, toutes les informations utiles pour les aider à décider de s’y inscrire (en 2 clics) et à y assister grâce à la géolocalisation ou au lien de visioconférence intégré.

La promotion de nos événements sur la plateforme pour optimiser les inscriptions

Avec les portlets JEvent on peut communiquer efficacement sur l’organisation de nos événements. Nous les positionnons là où nos cibles se rendent, sur une page ou au sein d’une communauté. Nos collaborateurs ont ainsi connaissance des événements qui les concernent et sont assurés de n’en rater aucun. Cette démarche nous permet d’augmenter les inscriptions.

L’accès aux replays pour capitaliser les événements en visioconférence

Avec JEvent, quand un événement en visioconférence est terminé, je peux ajouter en 2 clics le replay sur la publication de l’événement. Nos collaborateurs qui n’ont pu être présents ou ceux dont l’intérêt se manifesterait ultérieurement à l’événement peuvent ainsi facilement accéder au contenu.

L’espace de gestion des inscriptions pour faciliter le suivi par les organisateurs

L’espace de gestion des inscriptions offre une vue synthétique des informations les plus utiles : nombre de demandes, places restantes, nombre de personnes en liste d’attente. C’est un gain de temps pour les organisateurs et les gestionnaires.