Documentation JDrive 4 - Usages

1. Utilisation du JDrive

1.1 Ajout d’un document dans le JDrive depuis JPlatform

Pour ajouter un nouveau document dans votre JDrive depuis JPlatform, affichez un document et cliquez sur « Ajouter dans mon JDrive ».

 

 

Vous pouvez aussi ajouter un document par le menu contextuel.

 

Le document est alors automatiquement copié dans votre JDrive et un ballon de notification vous indique l’arrivée du document.

 

1.2 Accès au dossier JDrive

Pour accéder au document présent dans votre JDrive, cliquez avec le bouton droit sur le menu du JDrive et sélectionnez « Ouvrir le dossier JDrive ». Vous pouvez aussi ouvrir le dossier JDrive en double-cliquant sur l’icône JDrive.

Le dossier JDrive contient tous vos documents.

Une petite icône en bas à gauche indique l’état du fichier :

•  Document à jour
•  Document en cours de synchronisation ou à synchroniser (p. ex. si vous êtes déconnectés)
•  Document verrouillé par un autre utilisateur
• Document qui n'a pas encore été déposé dans le JDrive
•  Document privé visible seulement de l'utilisateur qui l'a déposé.

 

ATTENTION: le nom des fichiers correspond au titre des documents dans JPlatform. 

 

1.3 Retrait d’un document du JDrive

Vous pouvez retirer un document de votre JDrive depuis l’interface Web de JPlatform (dans les mêmes interfaces que pour l’ajout) ou simplement en le supprimant de votre dossier JDrive. Ceci ne supprime pas le document sur le serveur JPlatform.

 

1.4 Restauration du contenu du JDrive depuis le client

Dans les versions précédentes du client JDrive, lorsque vous supprimiez le répertoire de synchronisation %userprofile%\JDrive\mysite\, cela avait pour effet de purger votre JDrive: Tous les documents étaient retirés de votre JDrive côté serveur. 
Depuis la version 3.1 du client:

• La suppression du répertoire de synchronisation entraîne la restauration du contenu de votre JDrive: Tous les documents présents sur le serveur sont téléchargés de nouveau dans le répertoire local.
• Dorénavant, pour purger votre JDrive, il faut se positionner dans le répertoire %userprofile%\JDrive\mysite\ et supprimer tout son contenu.

 

1.5 Consulter le contenu du JDrive sur JPlatform

JPlatform propose une interface pour consulter les documents présents dans votre JDrive. Pour y accéder, cliquez sur votre photo dans la topbar et, dans le menu, sélectionnez "Mon JDrive".

Par défaut, l'affichage utilise la vue Dossier. En cliquant sur un dossier, vous voyez le contenu du dossier (documents et sous-dossiers).

 

Vous pouvez choisir l'affichage en liste pour avoir en une seule vue l'ensemble des document de votre JDrive :

 

1.6 Synchronisation

Lorsque le JDrive est connecté et que le serveur de notification est accessible, la synchronisation est automatique. Le client déclenche une synchronisation dans les cas suivants :

• A chaque connexion au serveur JPlatform
• Lorsqu’un document local est modifié ET relâché
• Sous MS-Office et Open/Libre-Office il faut fermer le document
• Lorsqu’un document local est supprimé
• Par le menu JDrive « Synchroniser »
• A la réception d’un message de synchronisation du serveur de notification

JPlatform par le biais du serveur de notification, envoie un ordre de synchronisation :

• Lorsqu’un document est ajouté ou retiré du JDrive
• Lorsqu’un document est mis à jour ou supprimé

A chaque synchronisation, une petite bulle apparait indiquant que des changements ont eu lieu si plusieurs changements ont eu lieu, ou en spécifiant le nom du document modifié si il n'y en a qu'un:

 

Synchronisation en mode déconnecté - Pour les réseaux à faible débit ou à interruptions fréquentes (disponible seulement à partir de la version 4.2 du plugin JDrive)

A partir de la version 4.1 du client JDrive et la version 4.2 du plugin JDrive, il est maintenant possible de faire des "synchronisations partielles" en mode déconnecté:

• L'utilisateur, une fois son JDrive déconnecté, peut synchroniser un document ou un répertoire, depuis le menu contextuel de l'explorateur Windows:

 

 

• JDrive retourne automatiquement dans l'état déconnecté

 

1.7 Organisation des dossiers du JDrive

JDrive permet d'organiser le contenu du dossier JDrive et de synchroniser cette organisation avec le serveur. Vous pouvez ainsi créer autant de dossiers et sous-dossiers que vous le souhaitez, depuis le poste Windows mais également depuis la vue "Mon JDrive" depuis le site. 

Lorsque vous ajoutez un document à votre JDrive depuis le site, vous pouvez sélectionner le répertoire dans lequel vous souhaitez l'ajouter.

L’organisation en dossier vous est propre et n’est connue que de votre JDrive. JDrive synchronise les dossiers sur le serveur. Si vous utilisez votre JDrive sur deux machines, le classement en dossier sera le même d’une machine à l’autre.

 

1.8 Dépôt simplifié/détaillé d'un document depuis le client JDrive avec la fenêtre de dépôt

Vous pouvez déposer les documents en attente en sélectionnant « Déposer les documents en attente » dans le menu du JDrive. La fenêtre de dépôt apparait alors avec la liste des documents à déposer. Il est possible de les déposer un à un ou plusieurs à la fois.

 

   

Lorsque la fenêtre de dépôt apparait, vous pouvez reporter le dépôt à plus tard. Les documents non déposés apparaissent alors avec une pastille bleue comportant un point d'interrogation.

 

Une fois déposé, vous êtes notifié que le dépôt s'est bien déroulé:

1.9 Dépôt transparent et personnel

Pour simplifier encore plus l'usage du JDrive, il est possible d'activer le mode de dépôt personnel. Pour cela, il faut activer dans les propriétés l’espace de dépôt. Tout document placé dans le répertoire du JDrive est alors automatiquement déposé dans l’espace de dépôt avec le type par défaut et avec l’accès limité à son auteur. Sur la page Web du document, on rappelle à l’utilisateur que son document est privé et un bouton l’invité à le partager.

Il est possible de rendre conditionnel l’utilisation du dépôt privé. Pour cela il suffit simplement de limiter les personnes qui peuvent publier dans l’espace de dépôt. Un membre qui n’a pas accès au dépôt transparent devra remplir la fenêtre de dépôt.

Découvrez cette nouvelle fonctionalité dans cette vidéo : Jalios JDrive 3 - Dépôt de document privé

 

 

1.10 Live Edition

Un des objectifs du JDrive 3 est de remplacer et de généraliser les fonctionnalités de l’add-in MS-Office. Ainsi, JDrive 3 introduit la « live edition » qui permet d’éditer n’importe quel type de document depuis sa page Web. Cela concerne non seulement les documents MS Office (comme la fonction que fournissait l’add-in) mais aussi les documents OpenOffice / LibreOffice, les documents Adobe (Photoshop, Illustrator et InDesign), et tout type de documents pour lequel l’édition a du sens (p. ex. par défaut on ne propose pas l’édition d’une vidéo ou d’un ZIP). Le choix des formats éditables se fait dans le paramétrage du module.

Découvrez cette nouvelle fonctionalité dans cette vidéo : Jalios JDrive 3 - Live Edition

 

 

1.11 Modèles de document

Autres nouveautés issus de l’add-in MS Office : les modèles de documents. Avec JDrive 3, il est désormais possible de définir des modèles de documents non seulement pour MS-Office mais pour tout type de documents (Libre Office, Open Office, Visio, Illustrator, In Design, …). Les modèles sont des documents comme les autres qui sont catégorisés sous l’une de catégories de modèles (définie dans les propriétés du module). Pour créer un nouveau document à partir d’un modèle, il suffit d’aller dans soit dans le menu Ajouter de la topbar (Ajouter > Documents > A partir d’un modèle…) soit dans le menu Actions de la portlet Explorer. Le nouveau document est créé par duplication du modèle et il est directement ouvert en édition grâce à la Live Edition.

Découvrez cette nouvelle fonctionalité dans cette vidéo : Jalios JDrive 3 - Création d'un document à partir d'un modèle

 

1.12 Synchronisation des dossiers

Avec JDrive 3, les arborescences de classement des documents  sont désormais synchronisées entre les clients et le serveur. Ainsi, l’utilisateur retrouvera la même organisation de classement sur tous les clients JDrive et aussi sur l’interface Web de gestion du contenu du JDrive. Les risques de conflits sont beaucoup plus rares qu’avec les mises à jour de document car le classement est propre à l’utilisateur ; il ne peut donc produire un conflit qu’avec lui-même. Si ce cas arrive c’est toujours le classement du client qui l’emporte.

En corolaire avec la synchronisation des dossiers, les documents ajoutés dans le JDrive depuis l’interface Web sont automatiquement placés dans un dossier avec le nom de leur espace de travail. Ainsi, si l’utilisateur ajoute un document de l’espace Marketing il sera automatiquement placé dans un dossier « Espace Marketing » de son JDrive. Mais il ne s’agit que d’une suggestion de classement. L’utilisateur a toujours la possibilité de déplacer le document dans un autre dossier. 

Autre nouveauté sur les dossiers, depuis la page Web d’un document il est possible d’ouvrir le dossier Windows contenant ce document.

Découvrez cette nouvelle fonctionalité dans cette vidéo : Jalios JDrive 3 - Synchronisation des dossiers

 

 

1.13 Synchronisation à partir d’une catégorie

Plusieurs clients nous ont remonté le besoin de synchroniser automatiquement avec le JDrive des documents situés dans certaines arborescences de catégories. Cette fonctionnalité a été ajoutée dans JDrive 3. Depuis le menu contextuel d’une catégorie, un membre peut demander à synchroniser une catégorie. Tout document créé avec cette catégorie sera ajouté dans son JDrive ; de même que tout document déplacé dans cette catégorie. Par contre, un document retiré de la catégorie ne sera pas retiré des JDrive. Lors de l’ajout dans le JDrive, le document est placé dans un dossier correspondant au nom de son espace et dans une arborescence correspondant à la catégorie synchronisée. Néanmoins, l’utilisateur peut choisir de réorganisé les dossiers de classement de ces documents.  Enfin, depuis l’interface de son JDrive, un membre peut consulter l’ensemble des catégories qu’il synchronise.

Cette fonctionnalité est à utiliser en ayant conscience de ses effets. Si des nombreux membres synchronisent une même catégorie, tout ajout de document dans cette catégorie déclenchera la synchronisation des JDrive de ces membres ; et donc autant de téléchargement du document. La consommation de bande passante s’en fera ressentir. Par exemple si 1000 membres devaient télécharger en même temps une vidéo de 1 GB, cela représenterai une bande passante de 1 TB !

Aussi, il est possible de limite l’utilisation de la synchronisation des catégories à une certaine population en activant l’ACL Synchronisation des catégories. Si l’ACL n’est pas activée tout le monde a accès à cette fonctionnalité.

Découvrez cette nouvelle fonctionalité dans cette vidéo : Jalios JDrive 3 - Synchronisation de catégories

 

 

 

1.14 Dépot d'un document avec détection automatique de l'espace de travail et de sa catégorie 

Lorsque vous déposer un document dans votre client JDrive, celui-ci peut automatiquement détecter dans quel esapce de travail et quelle catégorie appliquer à ce document:

Supposons que vous puissiez participer à l'espace commercial et que dans cet espace se trouve la catégorie propositions commerciales.

• Si vous créez un répertoire espace commercial, alors, tous les documents que vous déposerez dans ce sous répertoire seront automatiquement dépsés dans l'espace commercial,
• Si vous crééz un répertoire espace commercial dans lequel vous créez un sous-répertoire propositions commerciales.
• Alors, tous les documents que vous déposerez dans ce sous-répertoire seront automatiquement dépsés dans l'espace commercial, avec la catégorie propositions commerciales

REMARQUES:

1. En mode de dépôt non transparent,
   1. La fenêtre de dépôt s'ouvre avec l'espace de travail et la catégorie sont automatiquement sélectionnés.
   2. Dans le cas d'un dépôt de plusieurs documents, le parametrage sera appliqué à tous les documents sélectionnés lors du dépôt. 
2. Si votre JDrive se synchronise à partir de catégories, alors les répertoires sont automatiquement créés. Ceci vous facilite la tâche et évite les fautes de frappes lors de la création des répertoires.
3. Pour qu'une catégorie soit automatiquement sélectionnée, le répertoire dont le nom correspond à une catégorie doit être un sous-répertoire d'un espace de travail

   

1.15 Gestion du verrouillage

JPlatform propage aux JDrive l’information de verrouillage des documents.

Un document verrouillé passe automatiquement en lecture seule dans tous les JDrive qui le contiennent.

En faisant un clic-droit sur un fichier de votre JDrive, le menu Windows vous propose un sous-menu « Jalios JDrive ». Celui-ci comporte 2 entrées :

• Synchroniser - Accessible depuis un fichier ou un répertoire (Fonction nécessitant le plugin JDrive 4.2) 
• Afficher sur le site
• Editer sur le site
• Verrouiller le document (ou Déverrouiller le document)
• Recommander
• Activer/désactiver la lecture seule

Comme son nom l’indique, le menu « Verrouiller le document » verrouille le document sur JCMS sous réserve que vous ayez les droits de faire ce verrouillage.

 

1.16 Auto-verrouillage des documents MS Office et Libre Office

Afin d’éviter les conflits, le JDrive effectue automatiquement le verrouillage des documents MS Office et Libre Office dès que vous les ouvrez. Le document est ensuite déverrouillé lorsqu’il est refermé.

Cette fonctionnalité n’est disponible que sur les documents MS Office et Libre Office, car ce sont les seuls pour lesquels le JDrive est en mesure de détecter l’ouverture.

1.17 Activer/Désactiver la lecture seule

Si vous avez ajouté un document uniquement à des fins de consultation, il est possible d'activer la lecture seule pour ne pas gêner les autres contributeurs:

 

1.18 Ajout d’un ensemble de documents depuis l’explorateur

Le JDrive 2 propose une nouvelle icône dans la portlet Explorateur de JPlatform. Cette icône permet d’ajouter en un clic tous les documents de la catégorie courante dans son JDrive. Cette icône n’apparait que si la portlet Explorateur est configurée pour n’afficher que des documents.

 

 

1.19 Gestion des conflits

JDrive détecte et résout automatiquement les conflits à chaque synchronisation. Un conflit survient dans l'un des 3 cas suivants :

• Le document a été mis à jour sur le poste de l'utilisateur et sur le serveur
• Le document a été mis à jour sur le poste et retiré du JDrive sur le serveur
• Le document a été retiré sur le poste et mis à jour sur le serveur.

Lorsqu'un conflit survient, le client JDrive déplace les fichiers en cause dans le dossier "Conflits", au sein d'un sous-dossier correspondant à la date de synchronisation, et dans un sous-dossier correspondant au document. Ce dossier contient la version locale et la version serveur du fichier.

Le client JDrive applique une procédure de résolution propre à chaque type de conflit :

1. Conflits Mise-à-jour / Mise-à-jour (UU)
• Déplacement du document local dans un répertoire de conflit
• Récupération de la version du serveur
• Copie de la version du serveur dans le répertoire de conflit
2. Conflit Mise-à-jour locale / Suppression sur le serveur (UD)
• Déplacement du document local dans un répertoire de conflit
• Suppression du document du JDrive
3. Conflit Suppression locale / Mise à jour sur le serveur (DU)
• Suppression du document du JDrive

En cas de conflit, l'utilisateur est prévenu dans la fenêtre de notification. Si la résolution automatique ne lui convient pas, il peut utiliser les fichiers copiés dans le dossier du conflit pour produire une nouvelle version du fichier et remplacer celui contenu dans le dossier JDrive.

L'historique permet de savoir rapidement si des conflits ont eu lieu. L'onglet "Conflits" vous indique la liste des conflits détectés. En cliquant dessus, un menu apparait via lequel les actions de résolution sont proposées en fonction du type de conflit:

 

     

1.20 Gestion des droits

JDrive contrôle les droits de consultations des documents. La vérification est faite à chaque synchronisation. Seuls les documents accessibles par l’utilisateur sont gardés dans le JDrive.

JDrive contrôle aussi les droits de dépôt. Si la mise à jour est protégée (p. ex. par un DataController), une tentative de mise à jour n’aura lieu que lors des synchronisations explicites. Le document reste alors dans l’état « A synchroniser ».

2. Administration JDrive

2.1 Gestion des quotas (à partir de la version 3.2)

La gestion des quota est une propriété configurable depuis le back-office du site => gestion des modules => Module JDrive => Quota par membre

• Quota par membre - Valeur par défaut: 1000
• Si Quota par membre = 0 => pas de limite fixée - les utilisateurs peuvent mettre autant de documents que les quotas Jcms/Windows le permettent

 

2.2 Consulter les JDrive actuellement connectés

Si vous avez les ACL de supervision, vous pouvez consulter la liste des clients JDrive actuellement connectés au serveur de notification.

Pour cela, allez dans Administration > Etat des JDrive.

 

2.3 Consultez les usages du JDrive

Le module JDrive apporte un nouvel onglet dans l’interface d’analyse des usages. L’onglet JDrive n’apparait que pour les analyses globales.

Plusieurs mesures sont présentées :

• Le nombre d'utilisateurs ayant installé et configuré leur JDrive.
• Le nombre de clients JDrive s'étant connectés au moins une fois dans la journée.
• Le nombre moyen de documents contenus dans chaque JDrive.
• L'activité des JDrive. Elle représente les échanges entre le serveur et l'ensemble des clients JDrive. Un échange correspond à un ajout, une modification ou un retrait de document d'un JDrive.

 

2.4 Connexion à plusieurs sites

Le client JDrive peut être configuré avec plusieurs sites JPlatform. Il gère les documents de chaque site dans un répertoire dédié.

Cependant, le client JDrive ne peut être connecté qu’avec un seul site à la fois. La synchronisation des documents n’est donc active qu’avec le site avec lequel il est connecté.