Module Office 365 3.2
Description
Facilitez, fluidifiez et enrichissez l'expérience Office 365 de vos collaborateurs avec la Digital Workplace Jalios !
Quand utiliser ce module?
Vous avez fait le choix de la suite Office365 avec ses nombreux applicatifs pour la gestion des emails, des calendriers, pour la bureautique, les conversations teams, etc. ? Vous en avez assez de jongler et naviguer entre ces différents outils en plus de votre Intranet? Le module Office365 vous permet d'avoir un seul point d'accès à toute la suite Office365 à partir de votre Intranet JPlatform et d'en faire une véritalbe Digital Workplace.
Les nouveautés
Avec la version 3.2 du module Office 365 vous propose de passer des appels teams depuis la page profil, elle inclut aussi de nombreuses correction de bug notamment dans :
- la coédition
- le SSO sur mobile
- la gestion des événements JCalendar
- la portlet Sharepoint
Que propose ce module?
Le module Office365 intègre les applicatifs Office 365 dans la Digital Workplace Jalios :
- L'accès aux applicatifs de la suite Office 365 à partir du lanceur d'application JPlatform (Outlook, Word, Powerpoint, Excel, OneNote, Teams, etc.)
- La recherche des documents Office 365 depuis la recherche transverse complète de JPlatform
- Le visionnage, la modification et la co-édition des documents Office365 à partir de JPlatform
- L'insertion unifiée de notes OneNotes ou de documents Office 365 qu'ils soient stockés dans OneDrive, Sharepoint ou Teams
- L'affichage des derniers documents utilisés, derniers documents partagés, des documents populaires (avec filtre sur type de document)
- Intégration Outlook grâce aux modules JMail et JCalendar :
- L'affichage des emails dans la topbar pour pouvoir les traiter rapidement (consulter, marquer comme lu/non lu, à suivre, marquer comme indésirable, archiver, supprimer, partager dans JPlatform, créer une tâche à partir d'un email, importer les pièces jointes)
- L'accès au calendrier personnel Office365 dans les vues agenda (vue "ma journée" dans la sidebar ou vue calendrier de page)
- L'accès au calendrier d'équipe dans les espaces collaboratifs
- Intégration Teams
- Pour démarrer des conversations et appels Teams directement depuis le profil d'une personne
- Pour afficher les Teams de l'utilisateur dans les pages portail de JPlatform (portail JPortal, espace collaboratif et bureau personnalisé).
- L'annuaire des Teams dans l'annuaire des espaces collaboratifs
- Intégration SharePoint
- La navigation des documents SharePoint directement depuis l'espace collaboratif associé
- L'annuaire des sites Sharepoints dans l'annuaire des espaces collaboratifs
- Intégration Yammer
- L'insertion d'un flux Yammer dans les pages portail de JPlatform (portail JPortal, espace collaboratif et bureau personnalisé).
Le module permet également une intégration SSO qui permet aux utilisateurs de se connecter à la Digital Workplace Jalios grâce à leur identifiant Office 365. Leur photo de profil est synchronisée automatiquement entre la Digital Workplace et Office 365.
Ce que nos clients aiment
Un point d'accès unique et organisé pour Office 365
Avec le module Office365, je retrouve tous les outils Office365 à partir de mon intranet qui devient ma véritable Digital Workplace. Je ne perds plus de temps à accéder à chaque outil individuellement et je ne vois plus ceux dont je ne me sers pas. J'ai un accès direct à mes emails, à l'ensemble de mes documents qu'ils soient dans SharePoint ou OneDrive, aux flux d'information de la communication entreprise ou aux flux d'activités de mes équipes, etc.
Dans le lanceur d'application, je retrouve les applicatifs Office 365 au côté de mes autres applications métiers. Je comprends mieux quelle application je dois utiliser en fonction de ce que je veux faire.
Une même expérience cohérente avec ou sans Office 365
Le module Office365 s'appuie entre autres sur les modules JMail et JCalendar qui offriront la même expérience utilisateur si nous décidons de changer de suite collaborative et bureautique (par exemple Google Suite ou Bluemind, Zimbra, Notes, etc.).
D'autre part, certains de nos collaborateurs n'utilisent que peu la suite Office 365 : grâce à ce module, ils restent informés et peuvent échanger en dehors des applications Office 365, grâce à une expérience utilisateur commune de la Digital Workplace Jalios.
Captures d'écran
Installation
Configuration dans Azure AD
Se connecter à Azure Active Directory admin center https://aad.portal.azure.com/
Ajout/configuration de l'application
Ajouter/Configurer le site dans l'interface :
- Se connecter en administrateur sur Azure Active Directory admin center
- Accéder à "Azure Active Directory"
- Consulter la section "Enregistrements d'application"
- Créer une nouvelle application :
- saisir son nom
- saisir l'URL de callback d'authentification (remplacer le domaine par le votre) :
https://jplatform.example.com/plugins/Office365Plugin/jsp/oauth/oauth2callback.jsp
- Copier l'identifiant de l'application et le reporter dans la configuration du module
- Dans la section "Certificats et secrets",
- créer un nouveau secret
- choisir une durée de validité ("sans expiration" est recommandé pour cet usage)
- saisir un nom identifiable par la suite (l'indication de JPlatform et du module Office365 est sans équivoque)
- copier la clé secrète et reporter la dans la configuration du module
Démonstration en vidéo :
Ajout des autorisations sur l'application
Ajouter les autorisations nécéssaires dans l'application :
- Se connecter en administrateur sur Azure Active Directory Admin Center
- Accéder à Azure Active Directory
- Consulter la section "Enregistrements d'application"
- Consulter l'application précédement créée
- Accéder à la section "API permissions"
- Choisir "Ajouter une permission"
- Choisir "Microsoft Graph"
- Sélectionner "Permissions déléguées", cocher toutes les entrées suivantes
Calendars.Read
Calendars.Read.Shared
Calendars.ReadWrite
Calendars.ReadWrite.Shared
Directory.AccessAsUser.All
Directory.Read.All
Directory.ReadWrite.All
Contacts.Read
Contacts.Read.Shared
Files.Read
Files.Read.All
Files.ReadWrite.All
Group.Read.All
Group.ReadWrite.All
Mail.Read
Mail.Read.Shared
Mail.ReadWrite
Mail.ReadWrite.Shared
Notes.Read
Notes.Read.All
Notifications.ReadWrite.CreatedByApp
People.Read
Sites.Read.All
Tasks.Read
Tasks.Read.Shared
User.Read
User.Read.All
User.ReadBasic.All
UserActivity.ReadWrite.CreatedByApp
email
- Valider
- Accorder le consentement de ces APIs pour les utilisateurs (bouton "Grant consent for COMPANY")
Pour plus d'information sur les autorisation Office 365 et Microsoft Graph, consultez cette fiche dédiée aux responsables sécurité et aux administrateurs Azure AD.
Démonstration (partielle) en vidéo :
Configuration du Site Sharepoint
Accéder à l'administration du module, et configurer la propriété "Site SharePoint" dont la valeur est généralement sous la forme https://{company}.sharepoint.com/
Configuration des appels Teams
Depuis la version 3.2, le module offre la possibilité d'effectuer des appels Teams directement depuis la Digital Workplace (page de profil d'un membre, carte de visite d'un membre, etc.). L'API de Teams n'offrant pas la possibilité de déclencher un appel depuis une URL, les appels sont effectués par un robot. De fait, on ne peut appeler que des membres authentifiés à Office 365 sur la plateforme (pas de compte invité).
Pour activer cette fonctionnalité, il faut suivre les étapes suivantes :
Créer et enregistrer un robot d'appel
Suivre la documentation se trouvant ici : https://docs.microsoft.com/fr-fr/microsoftteams/platform/bots/calls-and-meetings/registering-calling-bot
- A la création du robot il vous sera demandé de renseigner l'identifiant d'application. Il correspond à celui de l'application que vous avez configurée plus haut.
- A l'activation du canal Teams, vous aurez à renseigner l'URL du webhook (utilisée pour recevoir les notifications de changement d'état des appels effectué par le robot : décroché, raccroché, etc.). Elle doit être de la forme
https://<webapp>/plugins/Office365Plugin/jsp/teams/callback.jsp
- A l'ajout des permissions d'application Microsoft Graph, seule celle-ci est nécessaire :
Calls.Initiate.All
Configurer le module
- Copier l'ID de locataire (https://portal.azure.com/#blade/Microsoft_AAD_IAM/ActiveDirectoryMenuBlade/Properties) et renseignez-le dans les propriétés du module
- Renseignez le nom du robot (que vous avez indiqué à sa création) dans les propriétés du module
Utilisation du module avec plusieurs Tenant Office 365
Configuration
Il est possible d'utiliser plusieurs tenant Office 365 sur une même plateforme pour cela il faut renseigner les propriétés suivantes dans le fichier custom.prop :
#Tenant A
jcmsplugin.office365.provider.tenantA.apiKey: <myApiKeyA>
jcmsplugin.office365.provider.tenantA.apiSecret: <myApiSercretA>
jcmsplugin.office365.provider.tenantA.site: <mySiteA>
jcmsplugin.office365.provider.tenantA.name: <myNameA>
jcmsplugin.office365.provider.tenantA.icon: <myIconA>
#Tenant B
jcmsplugin.office365.provider.tenantB.apiKey:<myApiKeyB>
jcmsplugin.office365.provider.tenantB.apiSecret: <myApiSercretB>
jcmsplugin.office365.provider.tenantB.site:<mySiteB>
jcmsplugin.office365.provider.tenantB.name: <myNameB>
jcmsplugin.office365.provider.tenantB.icon: <myIconB>
#default tenant
jcmsplugin.tenant.default:tenantA
Affectation des utilisateurs à un tenant
Chaque tenant est représenté par un groupe. Il faut ajouter sur ce groupe la valeur correpondante à l'extraData Tenant Office 365 comme ci dessous :
Tout les utilisateurs du groupe seront ensuite rattachés à ce tenant.
Si un utilisateur n'est spécifié dans aucun des groupes, alors il est rattaché au defaultTenant spécifié dans le custom.prop
Schéma des échanges JPlatform / Office 365