Demande de Congés 2.3.1

Gérer les demandes de congés, leur validation et le suivi directement dans la digital Workplace .

Couplé avec le planning des présences (module JWork), permettez à chacun de vos employés de prendre connaissance des congés de leurs collègues depuis le planning de présence.

Quand utiliser ce module 

Vous voulez proposer une solution digitale pour permettre à vos collaborateurs de faire leur demande de congés, pour faciliter la validation et assurer un suivi complet dans la digitale Workplace.

Vous voulez accélérer le traitement des demandes en utilisant le système de notification.

Vous voulez que la demande soit automatiquement soumise au responsable.

Que propose ce module 

Le module Demandes de congés permet aux collaborateurs de faire des demandes de congés qui sont traitées par leur managers et par les responsables administratifs. Le module ne gère pas les soldes de congés mais dispose d'une API qui permet de le coupler avec un SIRH.

L'application de demandes de congés permet de : 

• Faire une demande de congés pour soi
• Faire une demande de congés pour un membre de l'équipe (réservé aux managers)
• Pour chaque demande, il faut renseigner
  • le type de congé au choix parmi une liste déroulante (Congés payés, RTT, ...)
  • la date de début et la date de fin avec précision à la demi-journée
  • le nombre de jours posés
  • des informations complémentaires (un champ texte facultatif)
  • le message à associer à l'événement de calendrier

Chaque demande est traitée via un workflow (configurable selon vos besoins) intégrant 3 rôles dont 

• le demandeur
• le valideur hiérarchique basé sur l'organigramme
• le valideur administratif. 

A chaque changement d'état, l'envoi de notifications permet de suivre l'état de la demande.

Le congé est automatiquement ajouté au calendrier du collaborateur.  Si vous disposez du module JWork, le congé est aussi affiché dans le calendrier des présences.

• La section "MES CONGES" contient les rubriques :
  
  • Mes demandes : liste des demandes de congé avec possibilité de filtrer par état, type de congés, par dates et nombre de jours. Tri des dates par ordre chronologique ascendant ou descendant. Pour chacune de ses demandes, le collaborateur a accès à l'état d'avancement (historique)
    • possibilié d'annuler en masse des congés
  • Calendrier : vue calendaire avec choix d'un affichage à la journée, à la semaine, au mois ou planning
  • Aide : lien vers une FAQ à renseigner dans les paramètres du module.
  • En option : affichage d'une page de synthèse des congés et RTT restant à prendre permettant de remonter les données de votre SIRH  (nécessiste un développement spécifique)

• Une section "MON EQUIPE" avec une vue sur le calendrier d'équipe. Les managers disposent de deux sections supplémentaires :
  • Demandes à traiter : affichage de la liste des demandes de l'équipe à traiter.
  • Toutes les demandes : liste des demandes de congé de l'équipe avec possibilité de filtrer par état, type de congés, par dates et nombre de jours. Tri des dates par ordre chronologique ascendant ou descendant. Pour chacune de ses demandes, le manager a accès à l'état d'avancement (historique)
  • En option : affichage d'une page "Synthèse équipe":  liste des employés de l'équipe avec les informations concernant leurs congés et RTT. Cette rubrique nécessite le couplage avec le SIRH

Les valideurs (hiérarchiques et administratifs) peuvent valider en masse des demandes.

Le valideur administratif reçoit une notification quand le valideur hiérarchique a validé la demande. Il valide les demandes dans la vue "Toutes les demandes" ou dans le Workflow de la demande.

Les administrateurs des demandes de congés disposent en plus d'un accès à la section "ADMINISTRATION" regroupant 3 rubriques :

• Toutes les demandes : listes des demandes à traiter avec possibilité de visualiser ou d'annuler une demande.
• Gestion des matricules
• En option, affichage d'une page "Synthèse de l'organisation" : liste des employés avec les informations concernant leurs congés et RTT. Cette rubrique nécessite le couplage avec le SIRH

Les nouveautés

Version 2.3 :

• Changement d'état en masse d'une sélection de demandes
• Vues calendrier et calendrier d'équipe
• Possibilité pour un manager de saisir des demandes de congés pour les membres de son équipe.

Version 2.2 :

• Couplage avec le calendrier des présences (moduleJWork)

Ce que nos clients aiment

Le processus de demande de congés est complètement intégré et utilise les fonctionnalités de la digitale workplace, Notifications, workflow, agenda.

Ce module est compatible avec des développements spécifiques afin d'intégrer des outils externes

Ce module ne fonctionne qu'à partir de la version 10 SP1 de JPlatform.

Le module en action