A l’heure de la transformation digitale, les organisations se doivent de mettre en place des outils performants pour travailler, collaborer et communiquer entre collègues et partenaires, au bureau comme à l’extérieur de l’organisation.

Jalios Digital Platform 10 (JPlatform en abrégé) fédère vos connaissances, vos collaborateurs et leurs interactions au sein de votre organisation.

Avec JPlatform 10, vous accédez désormais à toutes vos applications collaboratives et métiers en un clic. Que ce soit la gestion de projet, l’agenda individuel, la veille, les congés, les formations, ou vos applications métiers, retrouvez depuis la TopBar, vos applications préférées pour travailler encore plus efficacement.

Transformez l’expérience de vos utilisateurs en leur offrant un environnement de travail dynamique et innovant. Grâce à un accès simplifié à vos informations individuelles et collectives, travaillez de façon plus efficace. Bénéficiez des avantages d’une plateforme tout-en-un et des nombreuses fonctionnalités offertes pour leur faciliter le travail au quotidien.

 

Cet article vous présente les principales nouveautés fonctionnelles de JPlatform 10. 

Vous pouvez aussi découvrir les nouveautés avec le parcours : Découverte de JPlatform 10

 

Des documentations plus techniques sont aussi disponibles :

• JPlatform 10 - Manuel d'installation et d'exploitation
• JPlatform 10 - Les nouveautés techniques front-end
• JPlatform 10 - Les nouveautés techniques back-end
• JPlatform 10 - Notes de migration

 

Une nouvelle Topbar

La topbar de JPlatform 10 a été entièrement refaite.

Elle est est désormais plus haute (64px) afin de pouvoir accueillir le logo de l'organisation.

Elle a été allégée. Il y a moins d'éléments visibles pour la plupart des membres.

Elle propose une recherche unifiée (contenu, membre, espaces, favoris)

Elle comporte un lanceur d'application, le menu Applications, dans lequel se trouvent toutes les applications auxquelles peut accéder le membre.

L'accès à la sidebar se fait par la photo du membre. Celle-ci a été placée complètement sur la droite à la fois pour des raisons d'homogénéité avec ce qui se pratique, mais aussi pour que la zone de gauche soit dédiée au logo de l'organisation.

Elle est plus performante. Tous les menus qui la composent (recherche, menu Admin, menu Ajouter, menu Apps, Sidebar) sont chargés à la demande (en Ajax)

Elle est toujours extensible : il est possible d'y ajouter des éléments (mais attention à ne pas la surcharger visuellement)

Pour découvrir la topbar, consultez le guide : JPlatform 10 - La Topbar

 

 

Le menu Applications, un lanceur d'application

Le menu Applications de la topbar est un lanceur d'application. Il peut s'agir d'applications internes à la plateforme (p. ex. la gestion des tâches, le calendrier, ...) comme d'applications externes (p. ex. la messagerie, des applications métiers, ...)

Le menu Applications comporte deux parties : les applications préférées, et les autres applications auxquelles le membre a accès. L'utilisateur peut choisir les applications qu'il place dans chacune de ces parties par glisser/déposer.

Le menu Applications est principalement alimenté par des "Racourcis". Il s'agit d'un type de publication livré avec JPlatform 10. Celui-ci comporte un titre, une icône et une URL à atteindre. Comme il s'agit d'une publication, elle dispose de droits et peut donc être limitée à certains membres.

Il n'est généralement pas possible de supprimer le racourci d'une application car il est référencé (et donc protégé) par un identifiant virtuel. Il est aussi possible de faire disparaître temporairement ou définitivement une application en l'expirant.

Une application peut remonter une "notification" sous forme d'un badge avec une valeur numérique (p. ex. pour indiquer que l'application a des informations destinées à l'utilisateur). Toutes les "notifications" remontées par les applications sont synthétisées en un unique badge qui fait la somme des badges et qui apparaît sur l'icône du menu Applications de la topbar.

 

Une barre de navigation transverse

Une nouvelle barre de navigation fait son apparition dans JPlatform 10.

Cette barre de navigation est optionnelle. Elle est présente mais n'est pas activée par défaut sur JPlatform en standard ("Topbar - Navigation").

Il s'agit d'une portlet Navigation avec un gabarit dédié.

Lorsque l'on se trouve sur le portail par défaut, la Navbar est visible ; sur les autres portails, elle est rabattue et extensible avec une "tirette".

Les menus proposés sont des catégories sur lesquelles il est recommandé de brancher des Portlet Redirection qui aiguilleront vers la page cible (interne ou externe au site).

Elle peut comporter une entrée spéciale qui présente l'accès aux espaces favoris du membre.

 

 Une nouvelle Sidebar

La sidebar se déclenche en cliquant sur la photo du membre. Cette sidebar occupe toute la hauteur de l'écran et est composée dynamiquement en fonction des modules présents sur la plateforme.

Elle propose les onglets suivants :

• Ma journée : regroupe les événements et les tâches du jour. Permet aussi de se déplacer dans le calendrier
• Mon historique de navigation : affiche les 20 derniers contenus consultés
• Mes espaces : comporte deux parties : les espaces récemment visités, et les autres espace auxquels le membre appartient. il est possible de rechercher un espace par son nom
• Mes favoris : liste les favoris et propose un bouton vers l'application Favoris
• Ma liste de lecture : liste les derniers contenus à lire plus tard et propose un bouton vers l'application Favoris
• Mes délégations : liste les membres pour lesquels le membre dispose d'une délégation.

Pour découvrir la sidebar, consultez le guide : JPlatform 10 - La sidebar

 

 

Une nouvelle Recherche

L'interface de recherche présente dans la topbar propose une recherche unifiée et instantanée (les résultats sont affichés au fur et à mesure des caractères saisis par l'utilisateur). La recherche porte sur 3 dimensions :

• Espaces : la recherche porte sur le titre de l'espace. Les espaces favoris sont mis en premier.
• Contenus : la recherche porte sur le titre des contenus et documents. Les contenus favoris sont mis en premier.
• Personnes : la recherche porte sur les nom, prénom, organisation, département et fonction des membres, des invités et des contacts.

La fenêtre des résultats permet de lancer une recherche complète. Les résultats sont alors affichés dans une interface dédiée. Celle-ci comporte trois onglets : les contenus, les personnes et les espaces.

Pour découvrir la recherche, consultez le guide : JPlatform 10 - La recherche

 

 

Alertes et recommandations

L'interface de gestion des alertes a été entièrement repensée pour une plus grande productivité et une plus grande efficacité. Elle unifie désormais la gestion des alertes et des recommandations.

Une première interface apparaît au clic sur l'icône Alerte (cloche) et affiche la liste des dernières alertes non lues. Il est possible de "marquer comme lu" ou de regarder le détail d'une alerte. Depuis la vue détaillée de l'alerte, l'interface permet de "marquer comme lu", voter (liker), commenter ou recommander le contenu de l'alerte.

En cliquant sur le lien "Afficher mes alertes et recommandations", on arrive sur une interface dédiée à la gestion des alertes et des recommandations. Il est alors possible de faire toutes les actions déjà disponibles sur l'interface simplifiée, mais aussi de faire des recherches aussi bien dans les alertes/recommandations lues que dans celles non lues.

Il est ainsi possible de rechercher toutes les alertes émises dans un certain espace, de retrouver les recommandations reçues par une personne, d'un certain niveau, ...

JPlatform 10 - Alertes et Recommandations

 

 

Edition Wysiwyg généralisée

Dans JPlatform 10, tous les champs Wiki font place à des champs Wysiwyg. Pour les contenus Wiki existant, le passage se fait progressivement lors des mises à jour du contenu.

Le nouvel éditeur Wysiwyg (basé sur TinyMCE 4) propose un mode léger (1 barre d'icône) et un mode complet (2 barres d'icônes). Dans les 2 modes vous bénéficiez de l'insertion des liens et des mentions par auto-complétion ainsi que des emojis.

Toutes les fonctions d'insertion ont été regroupées dans l'interface d'insertion unifiée, qui s'enrichit en fonction des modules présents sur JPlatform.

Le guide JPlatform 10 - Edition Wysiwyg vous présente ces nouvelles fonctionnalités.

 

 

Partage de contenus entre espaces

Certaines publications ont vocation à être exposées dans plusieurs espaces. Par exemple, il peut être utile d'exposer dans l'explorateur d'un espace collaboratif des documents de référence issus d'un référentiel documentaire géré dans un autre espace. De même, il peut être nécessaire d'exposer, dans un espace accueillant des invités, des contenus d'autres espaces auxquels n'ont pas accès ces invités.

Il est possible de référencer une publication d'un espace E1 dans un espace E2 en la catégorisant dans cet espace. Mais cela ne suffit généralement pas. De nombreuses portlets proposent un mode d'affinement sur l'espace courant qui ne fait pas apparaître les publications des autres espaces. De plus, la recherche au sein d'un espace est aussi affinée sur cet espace et n'affichera pas les contenus des autres espaces.

JPlatform 10 répond à ce besoin en permettant de partager des contenus entre espaces. Les contenus ainsi partagés sont visibles dans cet espace comme les autres contenus de l'espace. On les retrouve ainsi dans la recherche, dans l’explorateur de document, de page Wiki, dans les Portlet Requête/Itération, dans le catalogue des savoirs, etc.

JPlatform 10 - Partage de contenu entre espaces

 

 

Affichage des contenus similaires ("A voir aussi")

JPlatform 10 propose un algorithme de suggestion de contenus similaires. Celui-ci recherche des contenus ayant le plus de catégories en commun avec le contenu affiché.

Par exemple, si un article est catégorisé avec les catégories DigitalWorkplace, DeepLearning et Sécurité, l'algorithme suggérera de consulter en premiers ceux qui ont les 3 catégories en commun, puis ceux qui en ont 2 en commun, puis ceux qui en ont une seule. En cas d'égalité on met en avant les contenus les plus récents.

La fonction "A voir aussi" peut être intégrée à tous les gabarits d'affichage de contenu. En standard, elle est proposée sur les gabarits des Articles et des pages Web.

 

 

Remote Document

JPlatform gère les documents qui sont déposés en son sein. Cependant, dans certains cas, il est nécessaire de pouvoir référencer des documents gérés dans des systèmes tiers (eg GED, CRM, SIRH, appli métier) et les traiter comme s'il s'agissait de documents locaux. On peut aussi vouloir tout simplement gérer un document représentant un fichier disponible sur le Web sans avoir à le recopier localement : un document PDF, une vidéo YouTube, une image sur Flickr, ...

Les Documents Distants (ou Remote Documents) permettent de référencer dans JPlatform un document distant accessible par une URI (URL ou URN).

Un document distant est un document (FileDocument, DBFileDocument, types dérivés) qui contient une URL sur le document distant.

Un document distant dispose donc des mêmes propriétés qu'un document classique :

• Il dispose de métadonnées : titre, description, catégories, droits, ...
• Il dispose d'un Workflow
• Il est possible de référencer dans un champ lien un document distant comme tout autre document
• Il a les mêmes interfaces que tout document : flux d'activité, ttCard, alertes, ...

Cependant, JPlatform n'ayant pas accès au fichier distant, les documents distants ont des limites :

• Pas d'indexation du contenu. Le contenu du fichier distant n'est donc pas indexé en plein texte. Seules les méta-données du document distant (le titre, la description) seront indexées et pourront être recherchées.
• Pas de visionneuse.
• Pas de vignette
• Pas d'édition Office 365 ni Google Drive
• Pas de chiffrement du fichier distant (fonction disponible avec le module de chiffrement)

JPlatform fournit une interface pour publier des documents distants. Ce guide vous la fait découvrir : JPlatform 10 - Les documents distants (Remote Document)

 

 

Type Média et sélection automatique du type de document

Dans le cadre de la prise en charge de volumétries de données importantes, l'une des pistes consiste à répartir ces données dans différentes tables de JcmsDB. En effet, moins une table contient de données, meilleures sont les performances lors des recherches.

Ce sont généralement les documents qui représentent la partie la plus volumineuse. Depuis JCMS 9, il est possible d'avoir différents type de documents (et donc de tables) stockés dans JcmsDB. Mais actuellement la répartition doit être faite par l'utilisateur ou de façon programmatique (cf. ce qui est fait avec le Module JCapture).

Un cas concret est l'augmentation du nombre de médias (image et vidéo) déversés sur JPlatform. Ceci est notamment dû à la démocratisation de la captation de ces média depuis les smartphones.

Pour gérer cette volumétrie, JPlatform 10 introduit le type de document Média, dédié comme son nom l'indique aux médias. Pour simplifier son adoption par les contributeurs, l'interface de dépôt dispose désormais d'une fonction de sélection automatique du type de document. Ce choix se base sur différents critères : l'espace cible, les droits du membre et aussi le contenu du document. Ainsi, lorsqu'un utilisateur dépose une image ou une vidéo, le type Media sera automatiquement sélectionné (sous réserve qu'il ait été configuré dans l'espace cible et que l'utilisateur ait le droit de l'utiliser).

Autre bénéfice de la meilleure prise en compte des médias : lorsque des documents sont déposés via l'explorateur de médias, ils n'apparaissent plus dans le flux d'activités, ce qui réduit le bruit que cela pouvait engendrer.

Enfin, sur les vidéos au format MP4, la durée est désormais affichée dans les méta-données du document.

Fusion de documents

Pour mettre à jour un document vous pouvez utiliser le bouton Déposer une nouvelle version. Mais il arrive que la nouvelle version du document soit déposée comme un nouveau document. Les deux versions existent alors sur la plateforme. Si le premier document est référencé dans d'autres contenus, il faut faire manuellement le référencement du nouveau document.

JPlatform 10 vous propose une nouvelle fonction pour simplifier ce travail : la fusion de documents. Vous pouvez désormais fusionner un document avec un précédent document. Le fichier, les champs type de contenu, fichier et fichier original du premier document sont recopiés dans le second document, puis le premier document est supprimé.

Ce guide illustre le fonctionnement de la fusion de documents : JPlatform 10 - Fusion de documents

 

 

Module Liste de lecture (JReading)

Beaucoup d'informations circulent sur un site JPlatform. Vous pouvez parfois trouver par hasard une publication intéressante, mais vous ne voulez pas vous interrompre sur le moment pour la lire. De même, l'application JMag permet de faire de la veille collaborative, mais il y a certaines informations qui vous intéresseront plus que d'autres.

Le Module Liste de lecture (JReading) aide tous les utilisateurs connectés sur le site qui ont besoin de mémoriser un contenu pour le lire plus tard. Cette nouvelle fonctionnalité vous apporte plusieurs bénéfices :

• Vous n'oubliez plus les contenus à lire car ils sont tous regroupés dans votre liste de lecture et un rappel hebdomadaire vous le rappelle.
• Vous pouvez rester concentré sur votre activité courante.
• Vous gagnez du temps en lisant ces contenus quand vous le souhaitez (transport, file d'attente, ...) en utilisant l'accès Smartphone.

Le guide Optimisez votre temps avec le module Liste de lecture vous fait découvrir cette nouvelle fonctionnalité.

 

 

Module JDrive

Le Module JDrive dispose désormais d'une nouvelle application vous permettant de gérer tous les documents qui s'y trouvent.

Le guide Découvrez l'application JDrive vous présente cette nouvelle application.

 

 

Module Espaces collaboratifs

Les espaces favoris

JPlatform 10 peut comporter des centaines d'espaces collaboratifs. Il n'est pas rare qu'un membre appartienne à plus d'une dizaine d'entre eux. JPlaform 10 fournit plusieurs moyens pour accéder rapidement à l'espace souhaité.

Il est tout d'abord possible d'accéder à un espace par son nom. Pour cela vous pouvez utiliser la recherche de la Topbar (cf. le guide JPlatform 10 - La recherche).

Vous pouvez aussi retrouver un espace par la dernière visite que vous y avez effectuée. Pour cela ouvrez la sidebar et allez dans l'onglet Mes espaces (cf. le guide JPlatform 10 - La sidebar).

Enfin vous pouvez utiliser le menu Mes espaces de la barre de navigation. Ce menu est alimenté par vos espaces favoris.

Pour découvrir comment ajouter et gérer vos espaces favoris, consultez le guide JPlatform 10 - Les espaces favoris.

 

 

L'Annuaire des Espaces

Le Module Espaces Collaboratifs introduit une nouvelle interface, l'Annuaire des espaces, pour découvrir et gérer vos espaces collaboratifs.

Le guide JPlatform 10 - L'annuaire des espaces vous fait découvrir cette nouvelle interface.

 

 

Module Calendrier

Les interfaces du Module Calendrier ont été revues afin d'être en harmonie avec le style de JPlatform 10.

La Portlet Calendrier a été épurée et sa navigation a été revue pour offrir un plus grand confort.

L'interface pour voir le calendrier de certains membres ou groupes a elle aussi été améliorée :

L'affichage d'un événement dans le flux d'activités a été enrichi pour bien distinguer ces dernières, et comporte des actions rapides pour indiquer sa participation et voir les participants.

Enfin, l'affichage détaillé d'un événement a été lui aussi remanié. Le bouton de participation est mis en avant. Toutes les actions sur les participants (ajout, relance, ...) ont été regroupées dans le menu Actions de cette zone.

Autres nouveautés

Le Module Blog

Le Module Blog permet de publier des billets de blog multilingues. Par ailleurs les billets sont désormais des contenus (et non plus des "contenus utilisateurs") ce qui leur confère les mêmes capacités que les contenus éditoriaux comme le type Article.

Edition des workflows dans un cluster JSync

Jusqu'à présent, il n'était pas possible de créer, modifier, ou supprimer des Workflows lorsque JSync était actif. JPlatform 10 lève cette limite. Vous pouvez désormais accéder à la gestion des workflows, que JSync soit actif sur votre site ou non. Ceci a été rendu possible grâce à un nouveau mécanisme de communication entre les réplicas du cluster JSync (les ReplicaMessage)

Activation / Désactivation de modules à chaud

JPlatform 10 permet l'activation et la désactivation à chaud des modules, sans avoir à redémarrer le serveur d'application.

Pour activer ou désactiver un module, depuis l'écran de gestion des modules, faites défiler le module concerné et cliquez sur Activer ou Désactivé.

Toutes les fonctionnalités d'un module désactivé sont interrompues. Les modules qui font partie des dépendances d'autres modules ne peuvent pas être désactivés, tant qu'il reste au moins l'un de ces modules actif.