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Module ESN 6.3

Description

Avec le module ESN de Jalios les organisations créent le sentiment d'appartenance et renforcent l'implication des collaborateurs. Elles arrivent à contourner les silos organisationnels et hiérachiques pour favoriser les échanges entre les différents métiers, départements ou services.  Tout le monde peut partager des connaissances, retrouver des ressources ou une information plus rapidement tout en étant plus productif.

 

mceclip1 - 2019-06-17 11h06m00s

Quand utiliser ce module ?

L'éclatement géographique de vos collaborateurs sur des sites distants les uns des autres crée un cloisonnement et dessert le renforcement des liens au sein de l'organisation ? Vous avez besoin de fédérer et rassembler les personnes, les mettre en valeur, les impliquer et les motiver? Vous devez organiser et faciliter le transfert de connaissances et le partage de bonne pratiques

Le Réseau Social d'Entreprise constitue un support aux communautés professionnelles pour améliorer les échanges entre les salariés, maximiser leur veille ou stimuler la créativité de l'entreprise de façon collective. Ce module participe à l'augmentation de la productivité des collaborateurs en favorisant le partage des connaissances. Il met en commun les ressources de l'entreprise, permet un gain de temps précieux sur la recherche d'information et de faire de la veille metier.

Le module va bien au délà du simple besoin de partage d'informations entre les communautés et les personnes. Il permet d'avoir une communication transverse en fluidifiant l'information.  L'information remontée est pertinente parcequ'elle a été partagé par un profil intéressant.

Que propose ce module ?

Le module ESN s’articule autour de quatre grandes fonctionnalités de Réseau Social d’Entreprise :

  • Gestion de profil
  • Suivi des activités
  • Gestion des expertises
  • Gestion des relations

Fonctionnatliés clés

  • Fiche profil riche
  • Statut / microblogging
  • Gestion des compétences / Annuaire des experts
  • Acceptation des conditions d'utilisation de l'ESN
  • Activités d'un membre, d'un espace, mur d'activité
  • Analyse des usages
  • Vue smartphone dédiée
  • Filtrage par types d'activité, espace de travail

Gestion des compétences

  • Possibilité pour chaque membre de définir ses compétences. Les branches ou l'arborescence des compétences sont déclarées simplement avec des catégories. 
  • Intégration possible avec les solutions de SIRH pour récupérer les expertises des membres et remplir automatiquement leur fiche profil.

Activités des membres

  • Le suivi d'activité présente l'activité (publication d'un document, ajout d'un commentaire, une question, etc.) des membres du réseau de l'utilisateur connecté. Il est possible de réagir directement dans le flux d'activité par exemple en partageant un commentaire ou en votant un contenu
  • Une personne ne voit les activités que dans le respect de la gestion des droits
  • Le flux d'activité apparaissant dans le bureau personnalisé peut être configuré par chaque utilisateur.
  • Le flux d'activité d'un espace remonte l'activité de l'espace collaboratif et est configurable par un des animateurs de l'espace.

Ce que nos clients aiment

La simplicité à retrouver une ressource 

Selon la politique interne de l'organisation, chaque collaborateur peut remplir ses compétences, son parcours professionnel, ajouter son CV, se présenter. C'est le linkedin interne. Il devient possible de rechercher des personnes selon leur compétence, croisé avec d'autres critères comme la situation géographique. Ceci valorise les personnes et leurs compétences.  

L'expérience utilisateur intégrée

Que ce soit sur le mur d'activité commun, celui d'un espace ou d'un membre, l'utilisateur peut réagir directement sur le contenu remontée dans l'activité,   votercommenter ou  recommander à des collegues.  Cette facilité augmente l'échange d'information et donc la productivité. L'activité remontée concerne tous les types de contenus (FAQ, discussions, Article, Document, etc.). 
On peut déclarer des formulaires qui viennent s'ajouter dans la zone de saisie du statut (le microBlogging) pour  faciliter le partage d'une page web (veille metier),  consulterréagir ou  lancer une discussion, une idée ou une question, participer un sondage. Ce module s'intègre donc parfaitement avec d'autres modules (Espaces de conversation, Sondage, JMag, etc.).

Captures d'écran

1. Profil d’un membre
2. Profil - édition
3. Suivi des activités
4. Annuaire des experts
5. Profil sur mobile

Installation

1. Installation

Installer le module et redémarrer

2. Configuration

2.1 6.3

À partir de la version 6.3, le module Calendrier n'est plus une dépendance forte de l'ESN.

 

2.2 6.2 et nouveau profil

 

À partir de la version 6.2, une nouvelle version du profil est disponible. Si vous souhaitez revenir à la précédente version (Dans le cas où vous auriez fait des développements spécifiques sur cette ancienne version par exemple), il vous suffit d'activer la propriété suivante : 

jcmsplugin.esn.profile.full.old-template.boolean: true

2.3 Types

Activer les Contenus Utilisateurs suivants dans votre espace de travail :

  • ESN - Formation
  • ESN - Expertise
  • ESN - Poste
  • ESN - Profile

Activer les types de portlet suivants:

  • Portlet Etat des membres
  • Portlet activité des membres
  • Portlet anniversaire

2.4 Graphviz

GraphViz (diminutif de Graph Visualization Software) est un ensemble d'outils open source créés par les laboratoires de recherche d'AT&T qui manipulent des graphes définis à l'aide de scripts suivant le langage DOT. Cet ensemble fournit aussi des bibliothèques permettant l'intégration de ces outils dans diverses applications logicielles.

 Voici la procédure pour installer graphviz :

  • Télécharger graphviz ici :  http://www.graphviz.org/
  • Installer Graphviz
  • Dans les propriétés du module, propriété "Graphviz - Chemin de dot.exe", saisir le chemin vers  dot.exe  (e.g. C:\Program Files\Graphviz2.22\bin\dot.exe)

2.5 Expertises

Avec l'esn, chaque membre peut définir ses expertises. Vous pouvez déclarer les branches de catégories qui seront utilisées pour le classement des expertises. Si aucune branche n'est définie, la racine des catégories sera utilisée.

Pour déclarer une branche d'expertise :

  • Dans les propriétés du module, saisir les id des catégories dans la propriété : "Branche des catégories de compétence" 
  • Les fils de ces catégories seront les expertises sélectionnables par les utilisateurs
  • Le type MemberCategories (ESN - Expertises) doit être activé dans l'espace de travail des profils

Les membres peuvent automatiquement être assignés à des groupes en fonction de leurs expertises.  Voici la procédure à suivre :

  • Dans les propriétés du module
  • Activer : "Asservissement des groupes aux expertises"
  • Editer le fichier  WEB-INF/data/custom.prop et ajouter la propriété extra.Category.jcmsplugin.esn.groups
  • Editer une catégorie d'expertise, et définir l'id du groupe associé à cette expertise dans le nouveau champ disponible (via l'extra data)
  • Tous les membres associés à une expertise et ayant un groupe asservi seront automatiquement ajoutés à ce groupe.

Pour des raisons de sécurité, seul les administrateurs peuvent changer les groupes associés à des catégories .

2.6 Activer les Conditions d'utilisation de l'ESN

Pour activer les Conditions d'utilisation de l'ESN :

  1. Créer un contenu qui contiendra les textes des Conditions d'utilisation de l'ESN
  2. Dans les propriétés du module :
    • Activer : "Accepter les conditions d'utilisation de l'ESN"
    • Définir l'id de la publication dans : "Conditions d'utilisation de l'ESN - Publication"
    • Définir le nom du champ contenant le texte des conditions dans : "Conditions d'utilisation de l'ESN - Champ"

Dès que les conditions sont activées, la première fois qu'un membre accèdera à son profil, il devra accepter les conditions d'utilisation.

Les membres devront accepter les conditions à chaque mise à jour de la publication portant les conditions d'utilisation.

2.7 Analyse des usages (Analytics)

Le module ESN fournit des nouvelles métriques pour l'analyse des usages.

Activité

Cette métrique indique pour chaque jour le nombre d'activité enregistrée.

Une activité représente une contribution, une mise en relation, la mise à jour de son profile, l'inscription à un espace, ...

Palmarès de l'activité

Cette métrique représente la répartition des activités par type (ajout et mise à jour de données, microblogging, mise en relation, ...)  Il s'agit de moyennes sur la période analysée.

Relation

Cette métrique indique pour chaque jour la moyenne par membre du nombre de relation, du nombre de membre suivi et du nombre de suiveur.

Microblogging

Cette métrique indique pour chaque jour le nombre de microblogging publiés.

Nouveau profils

Cette métrique indique pour chaque jour le nombre de nouveau profil créés. Les profils de comptes représentent ceux des membres ayant un compte utilisateur. Les profils de contact représentent ceux des fiches contacts.

Complétude des profils

Cette métrique indique pour chaque jour la complétude des profils. Il s'agit d'une moyenne sur l'ensemble des profils.

2.7.1 Propriétés

"Envoyer un mail d'alerte lors de la déclinaison d'une mise en relation" (Valeur par défaut "Non") : 

Envoie une alerte au membre ayant fait la demande de mise en relation si le membre receveur refuse la demande.

Désactiver la purge automatique des activités "jcmsplugin.esn.activity.purge.enabled"

Permet de désactiver la purge des activités en déclarant la valeur suivante "jcmsplugin.esn.activity.purge.enabled: false" dans vos propriétés

2.8 Portlet Activité des Membres (Paramétrage)

La portlet Activité des Membres dispose de plusieurs filtres appliquables lors de son paramétrage : 

Activités affichées : 

  • Activités des membres suivis dans tous les espaces : affiche l'activité des membres que vous suivez, dans tous les espaces.
  • Activités des membres suivis dans les espaces suivis : affiche l'activité des membres que vous suivez, affiné sur les espaces auquel vous participez.
  • Activités de tous les espaces suivis : affiche l'activité des espaces auquel le membre connecté appartient.
  • Activités de l'espace courant : affiche l'activité liée à l'espace courant.

Options : 

  • Afficher le résumé : permet de définir si le résumé de la publication est affiché.
  • Afficher les médias : permet de définir si le média de la publication est affiché (Lecteur vidéo, visionneuse, image dans le cas d'un document de type image).
  • Afficher les commentaires : permet de définir si les commentaires doivent être visibles dans l'activité.
  • Nombre d'activités affichées : Le nombre d'activité affiché par page.

Vous pouvez aussi, en éditant la portlet, afficher les champs cachés, et définir des filtres avancés dans le champ "Filtres". Les valeurs doivent être séparées par des espaces.

Filtrage par type d'activités
 
  • "microBlogging" filtre les activités suivantes : 
    • Filtre toutes les activités de MicroBlogging
  • "profile" filtre les activités suivantes : 
    • X a ajouté le poste {poste}
    • X a ajouté la formation {formation}
    • X a ajouté le lien {lien}
    • X a renseigné ses domaines de compétence
    • X a mis à jour ses domaines de compétence : {liste des compétences}
    • X a mis à jour ses domaines de compétence
    • X a mis à jour ses coordonnées
    • X a mis à jour son profil
  • "contact" filtre les activités suivantes : 
    • X a mis à jour le profil de Y
    • X a ajouté une note sur Y
  • "connect" filtre les activités suivantes : 
    • X est entré(e) en relation avec Y
    • X a ajouté Y à ses relations
  • "ws" filtre les activités suivantes : 
    • {0} a rejoint l'espace {1}
  • "create" filtre les activités suivantes : 
    • X a ajouté un commentaire
    • X a publié l'événement {Nom de l'événement}
    • X a publié {Nom de la publication}
    • X a partagé {Nom de la WebPage}
  • "update" filtre les activités suivantes : 
    • X  a mis à jour {Nom de la publication}
    • X a mis à jour l'événement {Nom de l'événement}
  • "delete" filtre les activités suivantes : 
    • X a supprimé {Nom de la publication}
  • "update-pstatus" filtre les activités suivantes : 
    • X a passé la publication {Nom de la publication} dans l'état {PStatus}
  • "upload" filtre les activités suivantes : 
    • X a déposé le document {Nom du document}
    • X a fait un dépôt en masse avec l'archive zip {Nom du Zip}
 
Filtrage d'espace de travail 
 
Vous pouvez filtrer la portlet sur un seul workspace en mettant la valeur "ws_{ID de l'espace de travail}".
Vous pouvez donc par exemple définir la valeur "ws_j_4" pour affiner la portlet sur l'espace par défaut.
 
En ajoutant le filtre "exclude-ws", le workspace alors défini sera exclu des résultats de la portlet.
Par exemple en mettant "ws_j_4 excluse-ws", tous les espaces seront affichés, sauf le j_4 (Espace par défaut).

 

3. Documentation développeur

Vous pouvez étendre et changer certains comportements du module ESN via certains développements.

Vous pourrez retrouver ces développements sur la webapp de documentation, catégorie ESN.


FAQ

1. Comment sont calculées les suggestions de mise en relation ?

Le module ESN calcule les suggestions de mise en relation à partir des éléments suivants :

  • Relations de mes relations
  • Membres appartenant aux mêmes espaces collaboratifs que moi
  • Membres ayant les mêmes expertises que moi

Tout membre respectant au moins l'un de ces critères sera suggèrer sauf :

  • Si ce membre est déjà une relation
  • Si cette suggestion a déjà été rejetée
  • Si une demande de mise en relation a été envoyé à ce membre
  • L'ensemble des membre à suggérer est ensuite trié selon la proximité avec l'utilisateur. Le calcul de proximité se base sur une pondération des 3 critères relation, espace co, et expertise (+ un 4e a partir de ESN 2.1 : les réunions en commun)

Les pondération peuvent être paramétré via les propriété suivante (les valeurs indiquées sont les valeurs par défaut) :

  • jcmsplugin.esn.closeness.coefficient.workspace: 4
  • jcmsplugin.esn.closeness.coefficient.category: 3
  • jcmsplugin.esn.closeness.coefficient.member: 2
  • jcmsplugin.esn.closeness.coefficient.contact: 1
  • jcmsplugin.esn.closeness.coefficient.event: 4 (à partir de ESN 2.1)
2. Comment est calculé le taux de complétude du profil ?

Le taux de complétude du profil ESN est calculé sur le renseignement des critères suivants (tous les critères ont la même pondération) :

Info du membre :

  • Civilité
  • Fonction
  • Organisation
  • E-mail
  • Téléphone
  • Portable
  • Adresse
  • Photo

Info ESN :

  • Présentation
  • Centre d'intérêt
  • Date de naissance
  • Date d'arrivée dans la société
  • Au moins une relation
  • Au moins une expertise renseignée
  • Au moins un poste renseigné
  • Au moins une formation renseignée

Informations

Version
  • 6.3
Stabilité
  • Stable
Compatibilité
  • JPlatform 10
Certifié Jalios
  • Oui
Prix
  • Module payant
Support
  • Jalios Support
Auteur
  • Jalios
Licence
  • Jalios
Taille
  • 1,67 Mo
Mis-à-jour
  • 11/07/19
Téléchargements
  • 38
Modules nécessaires
DB Commentaires
v 6.1