JLearn 3.4 pour 10 SP 3.4

Présentation

Cette version fonctionne sur JPlatform 10 SP4 et est donc totalement dépendante de la politique de maintenance suivante : (Lien en accès restreint)

Qu'est-ce que c'est ?

Le module JLearn est le support de l'offre de Digital et de Social Learning de Jalios. Il est fonctionnellement équivalent à un Learning Management System (LMS/LXP) et permet d'assurer la formation des collaborateurs via la diffusion des contenus en ligne mais également via des présentiels ou classes virtuelles.

Au-delà de faciliter le référencement, la diffusion et la gestion des contenus d'apprentissage, JLearn permet d'évaluer les connaissances acquises et de piloter la participation des collaborateurs afin de mesurer les efforts en formation.

Une fois déployé dans JPlatform, JLearn peut être utilisé dans un ou plusieurs espaces collaboratifs en conjonction avec d'autres services présents.

JLearn existe aussi sous la forme d'une Webapp autonome en SaaS ou sur site. Sous cette forme, elle est aussi connue sous le nom de 1day1learn, du nom de la société affiliée à Jalios qui en est l'auteur.

Au delà d'un usage en responsive design, une application mobile destinée aux apprenants est également proposée.

Quand utiliser ce module ?

Si vous avez besoin de former vos collaborateurs en utilisant des contenus digitaux ou en mixant contenus e-learning, présentiel et classes virtuelles (Blended Learning)
Si vous avez besoin de capitaliser sur les connaissances internes en fournissant des moyens de création simple de capsules de Savoir à vos experts Métier
Si vous voulez rendre plus attractifs et engageant des documents et procédures existantes en les habillant et les contextualisant
Si vous voulez apporter des contenus de formation spécifiques à vos communautés de collaborateurs directement dans les espaces collaboratifs qu'ils utilisent.
Si vous voulez éviter d'avoir une application séparée pour la formation que vos utilisateurs vont avoir de mal à trouver et à fréquenter alors que vous pouvez tout avoir dans votre Intranet.

Que propose ce module ?

Ce module permet de créer ou de partager des ressources d'apprentissage sous forme de capsules/modules de formations appelées Savoir. Un Savoir peut encapsuler un document, une vidéo (locale ou distante), un contenu JPlatform existant, un guide tutoriel, un quiz, un contenu SCORM (2004 ou 1.2), un lien web, un contenu HTML5, etc.
JLearn permet aussi de référencer des cours externes comme des MOOCs mais aussi des présentiels, webinaires et classes virtuelles et d'en gérer la participation.
Les Savoirs peuvent être assemblés dans des Parcours d'apprentissage (blended learning) comportant aussi des présentiels, classes virtuelles, webinaire, quiz et enquêtes.
Chaque Savoir ou Parcours dispose d'un ensemble de métadonnées : niveau, durée, thématiques, type de contenu, mots-clés, approbations, …
Les apprenants peuvent échanger autour des Savoirs et des Parcours via les commentaires.
Une formation en présentiel, une classe virtuelle mais aussi un Parcours ou même un Savoir ou un Parcours, peuvent être organisés en plusieurs sessions avec différents modes d'inscription et de participations possibles.
JLearn gère le suivi des apprenants : Savoirs commencés, terminés, partagés, progression dans les Parcours, quiz, etc... Des tableaux de bord permettent de voir la progression des utilisateurs (par équipe, par département, par groupe)
JLearn propose un catalogue pour rechercher des Savoirs et Parcours : recherche textuelle, par thématiques, par niveau, ... Il est possible d'avoir un catalogue global et aussi des catalogues propres à chaque espace.
De manière régulière des alertes peuvent être envoyée aux membres pour les relancer sur les contenus qu'ils n'ont pas commencés et/ou pas encore terminés.
JLearn permet de générer automatiquement des attestations de participation et des certificats avec une gestion de la date de validité

JLearn propose de manière intégrée des fonctionnalités de création de contenus :

Guide tutoriels (basé sur JGuide)
Fiches Multimédias
Quiz et Enquêtes (basés sur Liveform)

Une application mobile destinée aux apprenants est également proposée.

Plus d'information sur l'espace dédié à ce module : 1Day1Learn / JLearn - Espace d'Auto-formation

Ce que nos clients aiment

Une seule solution gérant les différentes modalités d'apprentissage : e-learning, présentiel, classe virtuelle, social learning, webinaire, etc.
Simplicité pour les utilisateurs comme pour les responsables de formation
Effort de paramétrage léger pour un usage standard
L'intégration avec JPlatform : membres, groupes, droits, recommandations, etc.
La possibilité d'utiliser les contenus existants sur la plateforme afin de les rendre plus visibles et d'en assurer le suivi
Les outils natifs de création de tutoriels, de quiz et d'enquêtes
La gestion des présentiels qui permet d'automatiser beaucoup de tâches administratives

Qu'apporte la version 3.4

Si la version précédente a apporté de nouvelles fonctionnalités majeures (classe virtuelles, application mobile, etc.), celle-ci est plutôt dédiée à améliorer fortement les fonctionnalités existantes et à répondre à des demandes de clients.
La version 3.4 n'est pas compatible avec JPlatform 10 SP5.

Catalogue, Savoirs et Parcours

Possibilité de cacher les participants en global pour un groupe d'utilisateurs donné. Ceci n'était possible auparavant qu'au niveau de chaque contenu. Les deux sont donc désormais possibles.
Support des dates de publication et d'expiration sur les contenus avec affichage des informations sur les cartes et prise en compte spécifique dans le cas d'un Parcours.
Dans un Espace collaboratif, le nom de l'espace précède désormais le lien d'accès au Catalogue afin de ne pas perdre de vue le contexte.
- Cliquer sur le nom de l'espace vous enverra sur sa page d'Accueil
- Cliquer sur Catalogue vous dirigera sur le catalogue de l'espace
- Cliquer sur le logo renverra toujours à la page de l'espace par défaut s'il y en a un de déployé.
Meilleure gestion du partage de contenus entre espace lorsque les thématiques entre les espaces sont différentes
L'affichage des indicateurs sur l'onglet Participants est consommateur de ressources, notamment lorsqu'il y a beaucoup d'étapes dans un parcours et beaucoup d'utilisateurs simultanés. En attendant la refonte du code, il et désormais possible d'éviter cet affichage via une ACL.

Sessions

Nommer un formateur ou un gestionnaire sur une session ne nécessite plus de les avoir rattachés aux groupes correspondants. Ils sont désormais ajoutés automatiquement à ces groupes.
Envoi d'une invitation calendaire au formateur lorsqu'il est nommé sur une session.
Support des dates de publication et d'expiration sur les sessions avec définition en front office
Les alertes liées aux inscriptions sont désormais de type Action et non plus Information afin d'éviter d'être ignorées par le paramétrage global des alertes.
Améliorations des droits de visibilité et d'actions sur les sessions pour les gestionnaires de session, gestionnaires d'inscription et formateurs
Le nom des modes d'inscription aux sessions a été rationnalisé pour faciliter la compréhension.

Evaluations

Plusieurs améliorations majeures :

Quiz avec questions aléatoires : les questions sont sélectionnées au hasard pour chaque participant dans une banque de question
Quiz avec gestion des tentatives : lors de la création du QUIZ, vous pouvez définir le nombre de tentatives autorisées. Seul le meilleur résultat sera affiché sur l'onglet Participant et utilisé pour valider le quiz.
Possibilité d'inscrire automatiquement un participant à une session de formation donnée en fonction de son score à un test de positionnement ou à un quiz d'évaluation.
Ceci vient en complément de la possibilité existante de rediriger automatiquement l'apprenant vers des contenus (Vers un parcours ou une formation débutant/avancé/expert)

En complément

Accès direct aux détails des statistiques sur quiz sans avoir à passer par l'interface de gestion des QUIZ
L'export Excel des enquêtes tient aussi désormais compte des versions éventuelles de l'enquête.

Certificats

Les certificats en PDF sont désormais directement accessibles dans l'onglet certificats du tableau de bord individuel. Ceci ne concerne pas les attestations de participation, accessible sur le contenu ou via la fiche profil.
De nouveaux champs sont désormais disponibles pour être utilisés dans les deux types de certificats, notamment le service, la fonction et le responsable de l'apprenant, son score au QUIZ, les dates de session s'il y en a et les temps de participation à une session en classe virtuelle si c'est le cas.
La liste à jour est disponible sur la page FAQ de la fiche du module : [en cours]
Les nouveaux modèles de certificats sont à télécharger ici : [en cours]

Tableaux de bord & Reporting

Un responsable d'Equipe peut désormais aussi voir les participants des sous-groupes dont il est le manager global. Auparavant il ne pouvait voir dans cette vue que les personnes dont il était directement responsable. Il fallait lui donner un accès à Organisation, ce qui lui ouvrait les droits de visibilités de manière trop importante.
En attendant la sortie fin septembre du Datamart et des Rapports standards basés sur Microsoft(r) Power BI, de nombreuses améliorations ont été faites sur les exports CSV avec notamment :
- Plus de champs de la fiche profil sont désormais disponibles.
- Date et heure de la dernière action effectuée sur un parcours
- Nouvel export Mes sessions avec filtres sur le statut par exemple
- Temps de participation aux classes virtuelles en depuis la page Participants ou détaillé par session sur la page Inscriptions
- Sur les parcours, calcul progressif du temps cumulé de connexion sur les savoirs qui composent un parcours afin de pouvoir être comparé avec la durée théorique du parcours et détecter des comportement non attendus des participants

Cette version corrige aussi plus d'une trentaine d'anomalies et intègre une vingtaine d'améliorationsfocalisées sur l'amélioration de l'expérience utilisateur : UX/UI, vocabulaire, info-bulles et simplifications.