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Module JDrive 4.1

Description

Jalios JDrive est un composant fournissant 2 services utilisables conjointement ou séparément:

  1. Service de synchronisation: Garder sur son poste une copie synchronisée de documents choisis sur votre plateforme
  2. Service d'édition Live: Editer sur son poste des documents présents sur votre plateforme, sans les conserver sur votre poste.

Jalios JDrive est composé du module Jalios JDrive et du client Jalios JDrive.

Pour mettre en place le JDrive vous devez donc installer le module JDrive sur votre serveur JPlatform et installer le client JDrive sur les postes utilisateurs. Pour cela, téléchargez l'instaleur (Lien en accès restreint) .

Le module JDrive dispose désormais d'un nouvelle application vous permettant de gérer tous les document qui s'y trouve.

Le guide Découvrez l'application JDrive vous présente cette nouvelle application.

(Média en accès restreint)

Vous pouvez aussi retrouver les principales fonctions du JDrive en suivant le Parcours JDrive 3.

Compatibilité

  • Le module JDrive 4.1 nécessite JPlatform 10 SP1
  • Le module JDrive 4.1 fonctionne avec le client JDrive 3.5
  • Le client JDrive 3.5 nécessite l'installation du framework .Net 4.5 sur les postes Windows
  • Le client JDrive peut être installé sur Windows Vista, Windows 7, Windows 8 et Windows 10
  • Le client JDrive n'est plus compatible avec Windows XP

Le client JDrive est disponible sur l'AppStore pour iPhone et iPad. availableontheappstore


Installation

Architecture

Le client JDrive dialogue avec le module JDrive au travers de JPlatform Open API.

Le module JDrive sur le serveur JPlatform dialogue avec les clients JDrive par un protocole dédié. Pour cela, les clients JDrive se connectent au serveur de notification qui est démarré par le module JDrive (par défaut sur le port 37480). Ce port doit donc être accessible des utilisateurs du JDrive. Si les utilisateurs doivent pouvoir se connecter de l’extérieur de votre réseau local, contactez votre administrateur système pour qu'il ouvre ce port.

jdrive11-architecture

 

Configuration du module JDrive 

 

Propriétés de JPlatform      

 

Open API

Pour utiliser JDrive vous devez activer JPlatform Open API.
Allez dans l'éditeur de propriétés de JPlatform, dans l’onglet Services Web, activez Open API et autoriser la lecture et les opérations comme présenté ci-dessous:

 

jdrive11-openapi

 

 

Version des documents

Lorsqu’un document est mis à jour depuis le JDrive, il est possible de configurer s’il faut remplacer le fichier existant sur le serveur ou créer une nouvelle version du fichier.
Pour cela, éditer le fichier WEB-INF/data/custom.prop et configurer la propriété file-document.remove-file :

  • true : remplacement du fichier existant
  • false : nouveau fichier

 


Propriétés du module 

 

Service de notification

Vous pouvez activer ou désactiver le serveur de notification. 
REMARQUE: Si vous décidez de désactiver le serveur de notification, les clients JDrive devront alors synchroniser manuellement leur contenu. Pour cela, cliquez sur "Synchroniser" depuis le menu du client JDrive.

 

1- Service de notification - Nom de l'hôte

Indiquez l'adresse IP du serveur ou son nom de l'hôte. Par défaut, la valeur utilisée est l'adresse IP du serveur de notification.

 
2- Service de notification - Port du serveur

Indiquez le port utilisé pour communiquer avec les clients. Par défaut, il s'agit du port 37480

REMARQUE: Ce port doit être accessible des utilisateurs du JDrive. Si les utilisateurs doivent pouvoir se connecter de l’extérieur de votre réseau local, contactez votre administrateur système pour qu'il ouvre ce port.

 

3- Service de notification - Durée d'attente

Indiquer le temps au bout duquel les clients JDrive se reconnectent au serveur de notification. Par défaut, sa valeur est 1 minute.

 

Dépôt de nouveaux documents 

Il est possible de configurer le mode de dépôt de nouveaux documents utilisé par les clients JDrive. 2 modes sont définis:

  • Le mode transparent - Ce mode permet de déposer automatiquement des documents privés:
    • Seuls les utilisateurs ayant déposé le document peuvent y accéder. Il est alors possible de les partager avec d'autres utilisateurs. 
    • Les documents sont automatiquement déposés dans un espace de travail définit via la propriété du module Espace de dépôt
  • Le mode non transparent - Ce mode permet de déposer des documents via une interface de dépôt: 
    • Pour utiliser ce mode, ne renseignez pas la propriété Espace de dépôt
    • L'interface de dépôt permet aux utilisateurs de configurer les métadonnées des nouveaux documents à déposer (espace de travail, catégories, workflow, commentaires, etc...)

 

1- Espace de dépôt

Vous pouvez indiquer l'identifiant d'un espace de travail pour le dépôt personnel des documents.
REMARQUE: Si cette propriété est renseignée alors le mode transparent est activé. Sinon, c'est le mode non transparent qui est activé.

 

2- Dépôt - Type de document par défaut

Vous devez indiquer le type de document qui sera créé dans JPlatform lors des dépôts via le JDrive. Par défaut il s'agit du type FileDocument.
REMARQUE: Le type configuré doit être activé dans les espaces accessibles aux différents utilisateurs

 
3- Dépôt - Extension à ignorer

Vous pouvez indiquez des extensions de fichier à ignorer. Ces fichiers ne seront alors pas déposés sur le site.
Par défaut les extensiosn non autorisés sont: bak, tmp, 00a, ###et $$$

 

URL de téléchargement

Vous pouvez indiquer une URL de téléchargement du client JDrive. Si c’est le cas, le téléchargement du client sera proposé aux utilisateurs depuis l’interface « Mon JDrive » sur JPlatform.

 

Edition Live - Applications autorisées

Vous pouvez indiquer la listes des types de documents autorisées pour le déclenchement de l'Edition Live. Indiquez le mime-type du document. 4 mime-types courts sont aussi supportés : ms-word, ms-excel, ms-powerpoint, et libreoffice

 

Catégories des modèles

Vous pouvez indiquer des identifiants de catégories contenant des documents qui servirons de modèles pour créer un nouveau documents

 

Quota par membre

Cette propriété permet de limiter le nombre de documents qu'un membre peut avoir dans son JDrive.

  • Par défaut la limite est de 1000 documents par membre.
  • Pour enlever toute limitation, renseigner la valeur 0

 


Utilisation des ACL JDrive

Les ACL Utiliser le JDrive et Utiliser l'édition Live permettent de configurer les modes d'utilisations de JDrive:

  • Utiliser le JDrive: cette ACL permet de définir les membres bénéficiant du service de synchronisation des documents
  • Utiliser l'édition Live: cette ACL permet de définir les membres bénéficiant du service d'édition en Live des documents

 

1- Utiliser le JDrive

Par défaut, tout membre de JPlatform peut ajouter des documents dans son JDrive. Il est possible de limiter l’usage du JDrive en activant l’ACL Module > JDrive > Utiliser le JDrive. Dans ce cas, seuls les membres appartenant à un groupe avec cette ACL auront accès aux fonctions du JDrive.

 

2- Utiliser l'édition Live

Par défaut, tout membre de JPlatform peut utiliser l'édition Live. Il est possible de limiter l'usage de cette fonction en activant l'ACL Module > JDrive > Utiliser l'édition Live. Dans ce cas, seuls les membres appartenant à un groupe avec cette ACL auront accès à cette fonction.

 

3- Utiliser la synchronisation de catégories

Par défaut, tout membre de JPlatform peut utiliser la synchronisation de catégories. Il est possible de limiter l'usage de cette fonction en activant l'ACL Module > JDrive > Utiliser la synchronisation de catégories. Dans ce cas, seuls les membres appartenant à un groupe avec cette ACL auront accès à cette fonction.

 

 

Installation du client JDrive 

 

Avant d'installer la version 3.3 ou supérieure du client JDrive, il est impératif de désinstaller la version 3.2 ou inférieure
  • Le client JDrive est signé numériquement.
  • Il est livré au format Windows Installer

1- Installation manuelle

  • Pour une installation manuelle, assurez-vous que le Framework .Net 4.5 est bien installé.
  • Exécutez l'installateur du (Lien en accès restreint)  
  • Suivez les instructions de l’assistant d’installation:

installeur3.5

 

2- Installation par stratégie de groupe (GPO)

Pour le responsable IT JDrive peut être déployé par GPO 

Dans ce cas, on fournit un template d'administration permettant d'installer JDrive et d'appliquer des paramètres pour l'utilisation de JDrive à tout un parc de postes clients.
La version client inclut dans l'archive d'installation des modèles d'administration utilisables depuis l'Éditeur d'objets de stratégie de groupe pour les déploiements effectués par GPO afin de paramétrer l'authentification Windows et la validation de certificat.

REMARQUE: Avec la nouvelle fonction d'authentification arrivée en version 3.1 du module JDrive, il est nécessaire de supprimer l'ancienne OU JDrive pour en créer une nouvelle. Ceci permettra la suppression des anciennes clés de registres associées à l'OU.

 

Prérequis 

  • Windows Server 2008
  • Un partage accessible à toutes les personnes concernées par le déploiement

 

Déploiement sur une OU (Organisational Unit ou Unité d'Organisation) d'ordinateurs 

Il existe plusieurs méthodes pour appliquer une GPO à une entité, personnes ou ordinateurs. Pour cet exemple, nous choisirons d'appliquer une GPO à une OU particulière :

  • Créer une OU dans "Computers" s'appelant "JDrive"
  • Créer une nouvelle GPO, ayant pour nom "JDrive déploiement"
  • Entrer pour cette GPO les caractéristiques suivantes :
    • Computer Configuration / Software Settings / Assigned Applications : Faire un clic-droit et cliquer sur "New package" ;
    • Aller chercher ensuite le fichier .msi correspondant au logiciel à installer
    • Comme méthode de déploiement, sélectionner "Assigned"
  • Une fois la stratégie créée sur l'OU, déplacer les ordinateurs sur lesquels doit être déployé le logiciel dans cette OU
  • Bien vérifier que la GPO est active ("Enabled")
  • Demander aux utilisateurs de redémarrer leur poste, ou lancer, en local ou distant, un gpupdate /force pour que l'ordinateur mette à jour ses stratégies.
  • Dans le cas d’un gpupdate /force, il est nécessaire de faire un redémarrage du poste afin de finaliser l’installation du client JDrive. 

 

Options pour le déploiement par stratégie de groupe (GPO)

Pour activer les options apportées avec les fichiers adm, utilisez le modèle d'administration pour les déploiement par GPO. 

Propriété Valeur Descritpion
Site http://localhost:8080/jcms - https://intranet.jalios.net - ... Url du site JPlatform auquel le JDrive doit se connecter automatiquement
ValidateCertificate 0 / 1 - (false/true) Détermine si les requêtes web doivent valider les certificats SSL
WindowsAuthenticationMode 0 / 1 - (false/true) Permet d'utiliser l'authentification par la session Windows
DelegateAuthenticationMode 0 / 1 - (false/true) Permet d'utiliser l'authentification par le navigateur Web
Authentication Windows - Delegate Lorsque les authentifications Windows et par le navigateurs sont toutes les 2 activées, cette propriété détermine celle choisie par défaut pour se connecter au site renseigné
SynchronizationFolder %userprofile%\JDrive Permet de définir le répertoire dans lequel seront stockés les documents synchronisés

 

  • Valider le certificat SSL/TLS : ValidateCertificate

Cette option permet de valider systématiquement le certificat SSL/TLS en utilisant les magasins existant sur le poste utilisateur.
Le comportement par défaut du client est de valider le certificat. 

 

  • Définir l'emplacement du répertoire de synchronisation par défaut: SynchronizationFolder

Cette option permet de définir l'emplacement du répertoire de synchronisation sur le poste Windows. 
Par défaut, sa valeur est %userprofile%\JDrive 

 

  • Définir le site de synchronisation par défautSite

Cette option permet de définir l'url du site auquel se connecter lorsqu'aucun site de synchronisation n'est paramétré côté client JDrive
Ainsi, lorsque l'utilisateur démarre pour la première fois son JDrive, celui-ci se connecte automatiquement  l'url renseignée dans Site (exemple: https://intranet.mycompany/jcms

 

  • Définir le mode d'authentification à utiliser lorsque la propriété Site est renseignée

REMARQUE:
Lorsque la propriété Site est renseignée, il est nécessaire de définir quel type d'authentification sera utilisé pour s'authentifier au site renseigné. 
Pour cela, vous devez activer l'authentification qui sera utilisée par les clients JDrive:

 

  • Activer l'authentification avec le compte Windows de l'utilisateurWindowsAuthenticationMode

Cette option permet à l'utilisateur de s'authentifier avec son compte Windows (si la session de l'utilisateur et le site distant le permettent). 
Le comportement par défaut du client est de masquer cette option. 
Cette fonctionnalité est disponible à partir de la version 2.6 du client JDrive, sous réserve d'utilisation du module d'authentification Windows Waffle 1.2 ou au dela, et du module Jcms SSO 1.2 ou au dela pour les architectures serveurs mixte Unix + Windows.  

 

  • Activer l'authentification par le navigateur Web: DelegateAuthenticationMode

Cette option permet de déléguer l'authentification de l'utilisateur au site JPlatform. Par exemple: Si le module SAML est activé sur le site, alors celui-ci sera utilisé pour authentifier l'utilisateur.

IMPORTANTSi vous choisissez d'activer les 2 types d'authentification, le client JDrive ne peut déterminer laquelle utiliser par défaut. Pour cela:

 

  • Définir l'authentification utilisée par défaut: Authentication 
    • Pour utiliser l'authentification avec le compte Windows, renseignez la valeur Windows
    • Pour utiliser l'authentification par le navigateur Web, renseignez la valeur Delegate

 

 

Configuration du client JDrive

Configuration suite à une installation manuelle

Lorsque le client JDrive démarre pour la première fois, la fenêtre de configuration apparait.

  1. Indiquez l’URL de votre site JPlatform
  2. Sélectionnez le mode d'authentification
  3. Si vous sélectionnez l'authentification par identifiant et mot de passe, saisissez vos identifiants
  4. cliquez sur le bouton "Ajouter"

    auth windows

  5. L’icône du JDrive dans la barre de notification est alors jdriveConnection indiquant qu'il est en cours d'authentification.

  6.  

    Dès que l'icône jdriveSynchronized apparait, votre JDrive est opérationnel:

    synchronized icon

L’icône du JDrive dans la barre de notification de Windows indique l’état du JDrive :

  • jdriveDisabled Déconnecté 
  • jdriveConnection Connexion en cours
  • jdriveSynchronized Connecté
  • jdriveOutOfSync Synchronisation en cours
  • jdriveDisconnected Serveur indisponible
  • jdriveDegraded Serveur de notification indisponible

 

Menu du client JDrive

Le menu du client JDrive est accessible à 2 endroits:

  • Depuis le menu contextuel de l’icône du JDrive dans la barre de notification de Windows:
    context menu 1

  • Depuis le bouton cog de l'historique des changements
    historicView

 

Ce menu vous permet de

  1. Synchroniser l'ensemble de votre JDrive
  2. Se connecter/déconnecter au site
  3. Accéder aux préférences,
  4. Déposer les documents en attente, ...
  5. Quitter JDrive

 

La vue principale présente un historique des dernières actions effectuées sur les documents: 

Sur chaque élément de l'historique, on propose un menu contextuel accessible depuis la fleche menu-arrow présente en survol de chaque document de l'historique:

lockableItem  lockedByAnOther

 

Menu des préférences JDrive

Il est accessible depuis le menu contextuel du client JDrive.

Onglet Comptes

conf view site edtion

Vous pouvez :

  • Configurer de nouveaux sites de synchronisation,
  • Changer d'utilisateur ou supprimer un site depuis le bouton Editer
  • Sélectionner le site avec lequel vous souhaitez être synchronisé.

 

Onglet paramètres

conf view params edtion

       move folder  Déplacer le répertoire de synchronisation sur le poste client.

   show log  Afficher les logs,

              folder   Accéder au répertoire contenant l'historique des logs.

REMARQUE: Lorsque vous souhaitez déplacer votre répertoire de synchronisation, il faut au préalable fermer tout document contenu dans votre répertoire local 

 

Onglet A propos

conf view about

Dans cet onglet vous trouverez des onformations relatives à la version du client, ainsi qu'au site actuellement sélectionné.

 

 

Utilisation du JDrive

 

Ajout d’un document dans le JDrive depuis JPlatform

Pour ajouter un nouveau document dans votre JDrive depuis JPlatform, affichez un document et cliquez sur « Ajouter dans mon JDrive ».

jdrive3-fulldisplay-add

 

 

Vous pouvez aussi ajouter un document par le menu contextuel.

jdrive3CtxMenuAdd

 

Le document est alors automatiquement copié dans votre JDrive et un ballon de notification vous indique l’arrivée du document.

 

Accès au dossier JDrive

Pour accéder au document présent dans votre JDrive, cliquez avec le bouton droit sur le menu du JDrive et sélectionnez « Ouvrir le dossier JDrive ». Vous pouvez aussi ouvrir le dossier JDrive en double-cliquant sur l’icône JDrive.

Le dossier JDrive contient tous vos documents.

overlays (2)

Une petite icône en bas à gauche indique l’état du fichier :

  • sync Document à jour
  • Sans titre Document en cours de synchronisation ou à synchroniser (p. ex. si vous êtes déconnectés)
  • locked Document verrouillé par un autre utilisateur
  • unknown Document qui n'a pas encore été déposé dans le JDrive
  • private Document privé visible seulement de l'utilisateur qui l'a déposé.

 

ATTENTION: le nom des fichiers correspond au titre des documents dans JPlatform. Vous ne pouvez pas les modifier sauf dans le cas de documents privés.

 

Retrait d’un document du JDrive

Vous pouvez retirer un document de votre JDrive depuis l’interface Web de JPlatform (dans les mêmes interfaces que pour l’ajout) ou simplement en le supprimant de votre dossier JDrive. Ceci ne supprime pas le document sur le serveur JPlatform.

 

Restauration du contenu du JDrive depuis le client

Dans les versions précédentes du client JDrive, lorsque vous supprimiez le répertoire de synchronisation %userprofile%\JDrive\mysite\, cela avait pour effet de purger votre JDrive: Tous les documents étaient retirés de votre JDrive côté serveur. 
Depuis la version 3.1 du client:

  • La suppression du répertoire de synchronisation entraîne la restauration du contenu de votre JDrive: Tous les documents présents sur le serveur sont téléchargés de nouveau dans le répertoire local.
  • Dorénavant, pour purger votre JDrive, il faut se positionner dans le répertoire %userprofile%\JDrive\mysite\ et supprimer tout son contenu.

 

Consulter le contenu du JDrive sur JPlatform

JPlatform propose une interface pour consulter les documents présents dans votre JDrive. Pour y accéder, cliquez sur votre photo dans la topbar et, dans le menu, sélectionnez "Mon JDrive".

Par défaut, l'affichage utilise la vue Dossier. En cliquant sur un dossier, vous voyez le contenu du dossier (documents et sous-dossiers).

jdrive3Folder

 

Vous pouvez choisir l'affichage en liste pour avoir en une seule vue l'ensemble des document de votre JDrive :

jdrive3List

 

Synchronisation

Lorsque le JDrive est connecté et que le serveur de notification est accessible, la synchronisation est automatique. Le client déclenche une synchronisation dans les cas suivants :

  • A chaque connexion au serveur JPlatform
  • Lorsqu’un document local est modifié ET relâché
    • Sous MS-Office et Open/Libre-Office il faut fermer le document
    • Lorsqu’un document local est supprimé
    • Par le menu JDrive « Synchroniser »
    • A la réception d’un message de synchronisation du serveur de notification

JPlatform par le biais du serveur de notification, envoie un ordre de synchronisation :

  • Lorsqu’un document est ajouté ou retiré du JDrive
  • Lorsqu’un document est mis à jour ou supprimé

A chaque synchronisation, une petite bulle apparait indiquant que des changements ont eu lieu si plusieurs changements ont eu lieu, ou en spécifiant le nom du document modifié si il n'y en a qu'un:

icon update balloon

En cliquant sur l'icone du JDrive vous pouvez consulter l'historique des echanges :

popupPosition

 

Gestion des quotas (à partir de la version 3.2)

Information
  • Afin de maîtriser la charge engendrée par JDrive, il est possible de définir une capacité de stockage mesurée en documents synchronisables dans un JDrive.
  • L'utilisation de la live Edition reste possible si la limite du quota est dépassée.
Attention
Nous déconseillons à l'heure actuelle de dépasser le nombre de  1000 documents pour des raisons de  performances.

La gestion des quota est une propriété configurable depuis le back-office du site => gestion des modules => Module JDrive => Quota par membre

  • Quota par membre - Valeur par défaut: 1000
  • Si Quota par membre = 0 => pas de limite fixée - les utilisateurs peuvent mettre autant de documents que les quotas Jcms/Windows le permettent

 

Organisation des dossiers du JDrive

JDrive permet d'organiser le contenu du dossier JDrive et de synchroniser cette organisation avec le serveur. Vous pouvez ainsi créer autant de dossiers et sous-dossiers que vous le souhaitez, depuis le poste Windows mais également depuis la vue "Mon JDrive" depuis le site. 

Lorsque vous ajoutez un document à votre JDrive depuis le site, vous pouvez sélectionner le répertoire dans lequel vous souhaitez l'ajouter.

L’organisation en dossier vous est propre et n’est connue que de votre JDrive. JDrive synchronise les dossiers sur le serveur. Si vous utilisez votre JDrive sur deux machines, le classement en dossier sera le même d’une machine à l’autre.

jdrive2-folders

 

Dépôt d'un document depuis le client JDrive avec la fenêtre de dépôt

Vous pouvez déposer les documents en attente en sélectionnant « Déposer les documents en attente » dans le menu du JDrive. La fenêtre de dépôt apparait alors avec la liste des documents à déposer. Il est possible de les déposer un à un ou plusieurs à la fois.

upload view

 

Lorsque la fenêtre de dépôt apparait, vous pouvez reporter le dépôt à plus tard. Les documents non déposés apparaissent alors avec une pastille bleue comportant un point d'interrogation.

new overlay

 

Une fois déposé, vous êtes notifié que le dépôt s'est bien déroulé:

doc upload balloon

 

Dépôt transparent et personnel

Pour simplifier encore plus l'usage du JDrive, il est possible d'activer le mode de dépôt personnel. Pour cela, il faut activer dans les propriétés l’espace de dépôt. Tout document placé dans le répertoire du JDrive est alors automatiquement déposé dans l’espace de dépôt avec le type par défaut et avec l’accès limité à son auteur. Sur la page Web du document, on rappelle à l’utilisateur que son document est privé et un bouton l’invité à le partager.

jdrive3PrivateMessage

Il est possible de rendre conditionnel l’utilisation du dépôt privé. Pour cela il suffit simplement de limiter les personnes qui peuvent publier dans l’espace de dépôt. Un membre qui n’a pas accès au dépôt transparent devra remplir la fenêtre de dépôt.

Découvrez cette nouvelle fonctionalité dans cette vidéo : Jalios JDrive 3 - Dépôt de document privé

 

 

Live Edition

Un des objectifs du JDrive 3 est de remplacer et de généraliser les fonctionnalités de l’add-in MS-Office. Ainsi, JDrive 3 introduit la « live edition » qui permet d’éditer n’importe quel type de document depuis sa page Web. Cela concerne non seulement les documents MS Office (comme la fonction que fournissait l’add-in) mais aussi les documents OpenOffice / LibreOffice, les documents Adobe (Photoshop, Illustrator et InDesign), et tout type de documents pour lequel l’édition a du sens (p. ex. par défaut on ne propose pas l’édition d’une vidéo ou d’un ZIP). Le choix des formats éditables se fait dans le paramétrage du module.

Découvrez cette nouvelle fonctionalité dans cette vidéo : Jalios JDrive 3 - Live Edition


 

 

Modèles de document

Autres nouveautés issus de l’add-in MS Office : les modèles de documents. Avec JDrive 3, il est désormais possible de définir des modèles de documents non seulement pour MS-Office mais pour tout type de documents (Libre Office, Open Office, Visio, Illustrator, In Design, …). Les modèles sont des documents comme les autres qui sont catégorisés sous l’une de catégories de modèles (définie dans les propriétés du module). Pour créer un nouveau document à partir d’un modèle, il suffit d’aller dans soit dans le menu Ajouter de la topbar (Ajouter > Documents > A partir d’un modèle…) soit dans le menu Actions de la portlet Explorer. Le nouveau document est créé par duplication du modèle et il est directement ouvert en édition grâce à la Live Edition.

Découvrez cette nouvelle fonctionalité dans cette vidéo : Jalios JDrive 3 - Création d'un document à partir d'un modèle

 

Synchronisation des dossiers

Avec JDrive 3, les arborescences de classement des documents  sont désormais synchronisées entre les clients et le serveur. Ainsi, l’utilisateur retrouvera la même organisation de classement sur tous les clients JDrive et aussi sur l’interface Web de gestion du contenu du JDrive. Les risques de conflits sont beaucoup plus rares qu’avec les mises à jour de document car le classement est propre à l’utilisateur ; il ne peut donc produire un conflit qu’avec lui-même. Si ce cas arrive c’est toujours le classement du client qui l’emporte.

En corolaire avec la synchronisation des dossiers, les documents ajoutés dans le JDrive depuis l’interface Web sont automatiquement placés dans un dossier avec le nom de leur espace de travail. Ainsi, si l’utilisateur ajoute un document de l’espace Marketing il sera automatiquement placé dans un dossier « Espace Marketing » de son JDrive. Mais il ne s’agit que d’une suggestion de classement. L’utilisateur a toujours la possibilité de déplacer le document dans un autre dossier. 

Autre nouveauté sur les dossiers, depuis la page Web d’un document il est possible d’ouvrir le dossier Windows contenant ce document.

Découvrez cette nouvelle fonctionalité dans cette vidéo : Jalios JDrive 3 - Synchronisation des dossiers

 

 

Synchronisation à partir d’une catégorie

Plusieurs clients nous ont remonté le besoin de synchroniser automatiquement avec le JDrive des documents situés dans certaines arborescences de catégories. Cette fonctionnalité a été ajoutée dans JDrive 3. Depuis le menu contextuel d’une catégorie, un membre peut demander à synchroniser une catégorie. Tout document créé avec cette catégorie sera ajouté dans son JDrive ; de même que tout document déplacé dans cette catégorie. Par contre, un document retiré de la catégorie ne sera pas retiré des JDrive. Lors de l’ajout dans le JDrive, le document est placé dans un dossier correspondant au nom de son espace et dans une arborescence correspondant à la catégorie synchronisée. Néanmoins, l’utilisateur peut choisir de réorganisé les dossiers de classement de ces documents.  Enfin, depuis l’interface de son JDrive, un membre peut consulter l’ensemble des catégories qu’il synchronise.

Cette fonctionnalité est à utiliser en ayant conscience de ses effets. Si des nombreux membres synchronisent une même catégorie, tout ajout de document dans cette catégorie déclenchera la synchronisation des JDrive de ces membres ; et donc autant de téléchargement du document. La consommation de bande passante s’en fera ressentir. Par exemple si 1000 membres devaient télécharger en même temps une vidéo de 1 GB, cela représenterai une bande passante de 1 TB !

Aussi, il est possible de limite l’utilisation de la synchronisation des catégories à une certaine population en activant l’ACL Synchronisation des catégories. Si l’ACL n’est pas activée tout le monde a accès à cette fonctionnalité.

Découvrez cette nouvelle fonctionalité dans cette vidéo : Jalios JDrive 3 - Synchronisation de catégories

 

 

 

Dépot d'un document avec détection automatique de l'espace de travail et de sa catégorie 

Lorsque vous déposer un document dans votre client JDrive, celui-ci peut automatiquement détecter dans quel esapce de travail et quelle catégorie appliquer à ce document:


Supposons que vous puissiez participer à l'espace commercial et que dans cet espace se trouve la catégorie propositions commerciales.

  • Si vous créez un répertoire espace commercial, alors, tous les documents que vous déposerez dans ce sous répertoire seront automatiquement dépsés dans l'espace commercial,
  • Si vous crééz un répertoire espace commercial dans lequel vous créez un sous-répertoire propositions commerciales.
    • Alors, tous les documents que vous déposerez dans ce sous-répertoire seront automatiquement dépsés dans l'espace commercial, avec la catégorie propositions commerciales

REMARQUES:

  1. En mode de dépôt non transparent,
    1. La fenêtre de dépôt s'ouvre avec l'espace de travail et la catégorie sont automatiquement sélectionnés.
    2. Dans le cas d'un dépôt de plusieurs documents, le parametrage sera appliqué à tous les documents sélectionnés lors du dépôt. 
  2. Si votre JDrive se synchronise à partir de catégories, alors les répertoires sont automatiquement créés. Ceci vous facilite la tâche et évite les fautes de frappes lors de la création des répertoires.
  3. Pour qu'une catégorie soit automatiquement sélectionnée, le répertoire dont le nom correspond à une catégorie doit être un sous-répertoire d'un espace de travail

   

Gestion du verrouillage

JPlatform propage aux JDrive l’information de verrouillage des documents.

Un document verrouillé passe automatiquement en lecture seule dans tous les JDrive qui le contiennent.

En faisant un clic-droit sur un fichier de votre JDrive, le menu Windows vous propose un sous-menu « Jalios JDrive ». Celui-ci comporte 2 entrées :

  • Afficher sur le site
  • Verrouiller le document (ou Déverrouiller le document)

Comme son nom l’indique, le menu « Verrouiller le document » verrouille le document sur JCMS sous réserve que vous ayez les droits de faire ce verrouillage.

lock file

 

 

 

Auto-verrouillage des documents MS Office et Libre Office

Afin d’éviter les conflits, le JDrive effectue automatiquement le verrouillage des documents MS Office et Libre Office dès que vous les ouvrez. Le document est ensuite déverrouillé lorsqu’il est refermé.

Cette fonctionnalité n’est disponible que sur les documents MS Office et Libre Office, car ce sont les seuls pour lesquels le JDrive est en mesure de détecter l’ouverture.

Activer/Désactiver la lecture seule

Si vous avez ajouté un document uniquement à des fins de consultation, il est possible d'activer la lecture seule pour ne pas gêner les autres contributeurs:

 

Ajout d’un ensemble de documents depuis l’explorateur

Le JDrive 2 propose une nouvelle icône dans la portlet Explorateur de JPlatform. Cette icône permet d’ajouter en un clic tous les documents de la catégorie courante dans son JDrive. Cette icône n’apparait que si la portlet Explorateur est configurée pour n’afficher que des documents.

jdrive3ExplorerAdd

 

 

Gestion des conflits

JDrive détecte et résout automatiquement les conflits à chaque synchronisation. Un conflit survient dans l'un des 3 cas suivants :

  • Le document a été mis à jour sur le poste de l'utilisateur et sur le serveur
  • Le document a été mis à jour sur le poste et retiré du JDrive sur le serveur
  • Le document a été retiré sur le poste et mis à jour sur le serveur.

Lorsqu'un conflit survient, le client JDrive déplace les fichiers en cause dans le dossier "Conflits", au sein d'un sous-dossier correspondant à la date de synchronisation, et dans un sous-dossier correspondant au document. Ce dossier contient la version locale et la version serveur du fichier.

jdrive11-conflictDirectory

Le client JDrive applique une procédure de résolution propre à chaque type de conflit :

  1. Conflits Mise-à-jour / Mise-à-jour (UU)
    • Déplacement du document local dans un répertoire de conflit
    • Récupération de la version du serveur
    • Copie de la version du serveur dans le répertoire de conflit
  2. Conflit Mise-à-jour locale / Suppression sur le serveur (UD)
    • Déplacement du document local dans un répertoire de conflit
    • Suppression du document du JDrive
  3. Conflit Suppression locale / Mise à jour sur le serveur (DU)
    • Suppression du document du JDrive

En cas de conflit, l'utilisateur est prévenu dans la fenêtre de notification. Si la résolution automatique ne lui convient pas, il peut utiliser les fichiers copiés dans le dossier du conflit pour produire une nouvelle version du fichier et remplacer celui contenu dans le dossier JDrive.

L'historique permet de savoir rapidement si des conflits ont eu lieu. Le symbole conflict vous indique qu'un conflit a été détecté. En cliquant dessus, un menu apparait via lequel les actions de résolution sont proposées en fonction du type de conflit:

conflicts

Gestion des droits

JDrive contrôle les droits de consultations des documents. La vérification est faite à chaque synchronisation. Seuls les documents accessibles par l’utilisateur sont gardés dans le JDrive.

JDrive contrôle aussi les droits de dépôt. Si la mise à jour est protégée (p. ex. par un DataController), une tentative de mise à jour n’aura lieu que lors des synchronisations explicites. Le document reste alors dans l’état « A synchroniser ».

Consulter les JDrive actuellement connectés

Si vous avez les ACL de supervision, vous pouvez consulter la liste des clients JDrive actuellement connectés au serveur de notification.

Pour cela, allez dans Administration > Etat des JDrive.

jdrive3Admin

 

Consultez les usages du JDrive

Le module JDrive apporte un nouvel onglet dans l’interface d’analyse des usages. L’onglet JDrive n’apparait que pour les analyses globales.

Plusieurs mesures sont présentées :

  • Le nombre d'utilisateurs ayant installé et configuré leur JDrive.
  • Le nombre de clients JDrive s'étant connectés au moins une fois dans la journée.
  • Le nombre moyen de documents contenus dans chaque JDrive.
  • L'activité des JDrive. Elle représente les échanges entre le serveur et l'ensemble des clients JDrive. Un échange correspond à un ajout, une modification ou un retrait de document d'un JDrive.

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Connexion à plusieurs sites

Le client JDrive peut être configuré avec plusieurs sites JPlatform. Il gère les documents de chaque site dans un répertoire dédié.

Cependant, le client JDrive ne peut être connecté qu’avec un seul site à la fois. La synchronisation des documents n’est donc active qu’avec le site avec lequel il est connecté.


FAQ

1. Paramétrage avec JSync

Dans un cluster JSync, le serveur de notification doit être configuré et démarré sur chaque réplica. Lorsqu'un Client JDrive demande le serveur de notification à un réplica, celui-ci lui retourne le sien.

Sur chaque réplica, le choix du port du serveur de notification est libre (par défaut 37480).

Informations

Version
  • 4.1
Stabilité
  • Stable
Compatibilité
  • JPlatform 10 SP1
Certifié Jalios
  • Oui
Prix
  • Module payant
Support
  • Jalios Support
Auteur
  • Jalios SA
Licence
  • Jalios
Taille
  • 510,49 Ko
Mis-à-jour
  • 29/03/18
Téléchargements
  • 71