Module JCapture 4.0
Description
Dématérialisez vos processus utilisant des documents avec le module JCapture : le document papier est numérisé, traité et injecté dans la GED (Gestion Electronique de Documents) avec éventuellement le déclenchement d'un processus documentaire interne (traitement factures fournisseurs, feuille d'émargement de formation, fiche d'intervention terrain, etc..).
Quand utiliser ce module ?
Vous avez des processus internes ou externes qui s'appuient sur des documents au format papier ou que vous recevez par email au format PDF (bon de commande, devis, facture, etc.) ? Optimisez ces processus avec la mise en place d'une chaine de numérisation automatique prenant en entrée le document papier scanné ou le fichier PDF jusqu'au déclenchement d'un processus de traitement (Workflow).
JCapture donne la possibilité demettre en place une chaîne de capture de bout en bout.
Que propose ce module?
Le module JCapture peut être utilisé dans plusieurs contextes :
- Le document n'existe pas sur la plateforme, mais existe en version papier : JCapture communique avec les scanners Fujistu iX500 et S1300i installé sur le poste Windows de l'utilisateur. Après la numérisation, le document est directement déposé dans la plateforme et s'ouvre pour permettre à l'utilisateur de finaliser l'enregistrement.
- Le document existe déjà sur la plateforme Jalios : JCapture analyse le document, reconnait son type (facture, devis, etc.) et le traite.
JCapture reconnait le type du document, il extrait (OCR) des informations du document numérisé (référence de facture, date, montant hors taxe, etc.) pour valoriser les métadonnées du document (titre, description, etc.) dans la plateforme.
Le module se base sur des modèles de captures configurés et pré-enregistrés dans la plateforme. Ces modèles sont composés de plusieurs motifs (expressions régulières) permettant de reconnaitre au mieux de façon unique le type du document. Il peut ainsi par exemple reconnaitre le type du document par :
- Un texte dans une zone du document (exemple : le mot Amazon dans l'entête d'une facture)
- Une date dans un format donné (exemple : la date d'une formation sur une feuille d'émargement)
La reconnaissance peut se faire sur la première page, la dernière page, la page 1 ou 2 du document.
Ce que nos clients aiment
Gagner en productivité
Le gain de productivité obtenu par la rapidité d'acquisition et traitement des documents entrants contribue à rendre plus efficaces les processus documentaires de l'entreprise ou de l'organisation. JCapture réduit les tâches répétitives et consommatrices en temps.
Rapport qualité / prix
La mise en place d'une chaine de numérisation et d'acquisition de documents peut s'avérer très onéreuse. JCapture permet d'avoir un très bon rapport qualité / prix et de maitriser les couts.
Captures d'écran
Installation
Prérequis
Outre le fichier du module, les serveurs exécutant Jalios Digital Platform doivent avoir installé :
- La suite ImageMagick
- Pour qu'ImageMagick puisse traiter les fichiers PDF, vous aurez également besoin d'installer GhostScript
Paramétrage Jalios Digital Platform
En tant qu'administrateur Jalios Digital Platform
- Créer une catégorie "Scan à traiter" (noter son identifiant)
- Autoriser le type DBFileDocument dans l'espace par défaut
- Aller dans Espace d'administration > Propriétés > Services Web
- Activer Open API en lecture et écriture :
Installation du client JCapture
Sur Windows : Télécharger le client (32 bits / 64 bits ) et suivez le guide Comment installer JCapture pour Windows ?
Sur Mac OSX : suivez le guide Comment installer JCapture pour Mac OSX ?
Définition d'un profile ScanSnapManager pour utiliser JCapture
Sur Windows, suivez le guide Comment configurer JCapture dans ScanSnap Manager pour Windows ?
Sur Mac OS, suivez le guide Comment configurer JCapture dans ScanSnap Manager pour Mac OS X ?
Propriétés du module
Commande de conversion des PDF en images
/usr/bin/convert "{src.path}[{page.index}]" -alpha off -background white -colorspace rgb -resize {width}x{height} "{dest.path}"
Obligatoire : Commande de lancement de l'outil Convert de la suite ImageMagick
Durée maximale d'exécution de la conversion des PDF en images (secondes)
30
Obligatoire : Durée allouée à Convert pour la conversion de fichier PDF
Création d'un modèle générique de capture
En tant qu'administrateur d'espace
- Aller dans un espace
- Autoriser le type "Modèle de capture"
- Créer un nouveau modèle de capture
- Titre : Document générique
- Onglet Editeur :
- Créer et cocher la catégorie "Type de document"
- Créer les sous-catégories (p. ex. "Facture fournisseur", "Bon de commande", "Courrier", "Autres documents")
- Onglet Meta-données
- Espace de travail de la capture : Espace par défaut
- Type de document : (Vide)
- Enregistrer le modèle de capture
Création d'un modèle générique de capture
Suivez le guide Créer un modèle dans JCapture
Portlet Liste des captures
En tant qu'administrateur fonctionnel
- Créer une portlet "Liste des captures"
- Cocher la catégorie "Scan à traiter"
- Placer cette portlet dans un portail (ou espace co, bureau virtuel)
- Lancer plusieurs scan sans les traiter
- Aller dans le portail présentant la portlet
- Tous les scans non traités apparaissent
- Cliquer sur un des scans
- -> La portlet passe en mode Edition JCapture