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Ouvrir un nouvel espace collaboratif à partir d'un modèle
Introduction
Guidelines
Cette fonction est réservée aux utilisateurs ayant les droits d'Administration sur l'Espace.
- Cliquer sur le gaufrier
- Cliquer sur l'icône Espaces
Step 1
Guidelines
Si l'accés à Espace n'est pas présent dans Mes Applications, vous pouvez le rechercher ainsi
- Cliquer sur Ma Liste
- Accéder à mes Espaces. Vous pouvez aussi déplacer l'icone dans la liste Mes Applications si vous le souhaitez.
- Si ce n'est pas disponible non plus, vous pouvez le rechercher dans la liste des applications disponibles
- Utiliser Rechercher et taper Espaces. Vous aurez la possibilité de rattacher cet accès à la liste de votre choix.
Step 2
Guidelines
Option Créer un Espace
Step 3
Guidelines
Un seul modèle pré-configuré est disponible en standard pour un usage Learning mais vous pourriez en avoir plus
Step 4
Guidelines
Une nouvelle fenêtre s'affiche permettant de paramétrer le nouvel espace. Toutes les zones 1 à 5 sont obligatoires.
2 - Description
| Au delà du texte, vous pouvez ajouter une image ou un GIF afin de rendre la page de l'espace plus attractive. Exemple : |
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3 - Accès
- Si l'accès est public, toute personne pourra y accéder.
- Si l'accès est privé, tous les utilisateurs pourront voir que cet espace existe, mais seules les personnes membres de cet espace pourront y accéder
- Si l'accès est Secret, seuleq les personnes membres de cet espace sauront qu'il existe et pourront y accéder.
4 - Inscriptions
- Inscriptions libres: l'espace est ouvert et il suffit de s'inscrire
- Demandes d'inscriptions validées par les animateurs. L'utilisateur demande à être membres de l'espace et l'animateur reçoit une alerte pour lui demander de répondre
- Inscriptions gérées par les animateurs : ce sont les animateurs qui invitent les membres à rejoindre l'espace.
5 - Choix de la langue par défaut
Cliquer ensuite sur Suivant
Step 5
Guidelines
Choisir un ou plusieurs animateurs de l'espace en cliquant sur l'icone Membre
Step 6
Guidelines
Choisir un membre dans la liste des utilisateurs
Step 7
Guidelines
Choisir nominativement les membres que vous voulez déjà associer à l'espaces, sachant que vous pourrez choisir aussi un Groupe .
Step 8
Guidelines
La liste des membres apparaît avec les groupes auxquels ils appartiennent déjà.
Sélectionner en utilisant le bouton radio
Step 9
Guidelines
Sélectionner le(s) Groupe(s) que vous souhaiter associer à cet espace en cliquant sur l'icone des deux personnages.
Step 10
Guidelines
La première page de la liste des groupes existant apparaît.
Vous pouvez utiliser la fenêtre de recherche ou la navigation par page pour sélectionner le groupe souhaité.
Step 11
Guidelines
Vous devez ensuite choisir le mode de notification pour les utilisateurs et groupes que vous avez associé à cet espace.
Le mode sélectionné ici permet d'avertir les participants automatiquement.
Une fois que vous aurez créé l'espace vous aurez la possibilité d'inviter d'autres utilisateurs.
Cliquer ensuite sur Terminer
Step 12
Guidelines
Un message vous informe du succès de l'opération.
Même si vous avez utilisé un modèle pré-paramétré d'espaces, il est possible de changer certains des paramètres.
Si vous cliquez sur Fermer l'espace sera créé avec l'habillage par défaut
Step 13
Guidelines
Une fois l'espace créé vous pouvez via le menu en haut à droite
- Rajouter et gérer des membres
- Décider quels sont le services que vous voulez enlever ou rajouter à ceux prévus par défaut (ce sont les onglets en haut : conversations, documents, etc). Formation recommandée.
- Analyser les usages une fois que votre espace sera utilisé
- Modifier les paramétres qui ont été définis dans les étapes précédentes de ce guide
- Administrer l'Espace. Ceci nécessite une formation afin d'éviter toute erreur.
Step 14
Guidelines
Même si ceci n'est pas visible, il est important de comprendre que lors de la création d'un nouvel espace, des groupes d’utilisateurs seront automatiquement crées auxquels sont automatiquement rattachés les membres et les animateurs (rédacteurs).
Ces nouveaux groupes seront aussi visibles par les administrateurs.
Step 15
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