Usage Digital Learning : JLearn 5.1.3

Présentation

1. Qu'est-ce que c'est ?

JLearn est le support de l'offre de Digital et de Social Learning de Jalios. Il est fonctionnellement équivalent à un Learning Management System (LMS/LXP) et permet d'assurer la formation des collaborateurs via la diffusion des contenus en ligne mais également via des présentiels ou classes virtuelles.

Au-delà de faciliter le référencement, la diffusion et la gestion des contenus d'apprentissage, JLearn permet d'évaluer les connaissances acquises et de piloter la participation des collaborateurs afin de mesurer les efforts en formation.

Une fois déployé dans JPlatform, JLearn peut être utilisé dans un ou plusieurs espaces collaboratifs en conjonction avec d'autres services présents.

JLearn existe aussi sous la forme d'une Webapp autonome en SaaS ou sur site appelée JLearning.
Sous cette forme, elle est aussi connue sous le nom de 1day1learn, du nom de la société affiliée à Jalios qui en est l'auteur.

Au delà d'un usage en responsive design, une application Mobile destinée aux apprenants est également proposée.

2. Quand l'utiliser ?

Si vous avez besoin de former vos collaborateurs en utilisant des contenus digitaux ou en mixant contenus e-learning, présentiel et classes virtuelles (Blended Learning)
Si vous avez besoin de capitaliser sur les connaissances internes en fournissant des moyens de création simple de capsules de Savoir à vos experts Métier
Si vous voulez rendre plus attractifs et engageant des documents et procédures existantes en les habillant et les contextualisant
Si vous voulez apporter des contenus de formation spécifiques à vos communautés de collaborateurs directement dans les espaces collaboratifs qu'ils utilisent.
Si vous voulez éviter d'avoir une application séparée pour la formation que vos utilisateurs vont avoir de mal à trouver et à fréquenter alors que vous pouvez tout avoir dans votre Intranet.

3. Que propose l'Usage Digital Learning ?

Créer ou partager des ressources d'apprentissage sous forme de capsules/modules de formations appelées Savoir. Un Savoir peut encapsuler un document, une vidéo (locale ou distante), un contenu JPlatform existant, un guide tutoriel, un quiz, un contenu SCORM (2004 ou 1.2), un lien web, un contenu HTML5, etc.
JLearn permet aussi de référencer des cours externes comme des MOOCs mais aussi des présentiels, webinaires et classes virtuelles et d'en gérer la participation.
Les Savoirs peuvent être assemblés dans des Parcours d'apprentissage (blended learning) comportant aussi des présentiels, classes virtuelles, webinaire, quiz et enquêtes.
Chaque Savoir ou Parcours dispose d'un ensemble de métadonnées : niveau, durée, thématiques, type de contenu, mots-clés, approbations, …
Les apprenants peuvent échanger autour des Savoirs et des Parcours via les commentaires.
Une formation en présentiel, une classe virtuelle mais aussi un Parcours ou même un Savoir ou un Parcours, peuvent être organisés en plusieurs sessions avec différents modes d'inscription et de participations possibles.
JLearn gère le suivi des apprenants : Savoirs commencés, terminés, partagés, progression dans les Parcours, quiz, etc... Des tableaux de bord permettent de voir la progression des utilisateurs (par équipe, par département, par groupe)
JLearn propose un catalogue pour rechercher des Savoirs et Parcours : recherche textuelle, par thématiques, par niveau, ... Il est possible d'avoir un catalogue global et aussi des catalogues propres à chaque espace.
De manière régulière des alertes peuvent être envoyée aux membres pour les relancer sur les contenus qu'ils n'ont pas commencés et/ou pas encore terminés.
JLearn permet de générer automatiquement des attestations de participation et des certificats avec une gestion de la date de validité
Un processus de demande de formation hors catalogue peut être déployé à tout ou partie des apprenants afin de recuillir leurs demandes et les traiter.

JLearn propose de manière intégrée des fonctionnalités de création de contenus :

Guide tutoriels (basé sur JGuide)
Fiches Multimédias
Quiz et Enquêtes (basés sur Liveform)

Une application mobile optionnelle destinée aux apprenants est également proposée.

Plus d'information sur l'espace dédié : 1Day1Learn / JLearn - Espace d'Auto-formation

4. Ce que nos clients aiment

Une seule solution gérant les différentes modalités d'apprentissage : e-learning, présentiel, classe virtuelle, social learning, webinaire, etc.
Simplicité pour les utilisateurs comme pour les responsables de formation
Effort de paramétrage léger pour un usage standard
L'intégration avec JPlatform : membres, groupes, droits, recommandations, etc.
La possibilité d'utiliser les contenus existants sur la plateforme afin de les rendre plus visibles et d'en assurer le suivi
Les outils natifs de création de tutoriels, de quiz et d'enquêtes
La gestion des présentiels et classes virtuelles qui permet d'automatiser beaucoup de tâches administratives
Le choix des services de classes virtuelles : Microsoft Teams, Glowbl, Zoom, Jitsi, BigBlueButton, GoToMeeting.

5. Ce qu'apporte la version 5.1

Il s'agit d'une version mineure qui contient quelques corrections d'anomalies et améliorations mineures. Voir l'onglet Changement
Pour un descriptif des améliorations de la version précédente 5.0., voir l'onglet Documentation

6. Ce qu'apporte la version 5.0

6.1 🎨 Améliorations UX/UI

Identification visuelle des contenus e-learning : les contenus e-learning sont désormais associés à des icônes spécifiques en plus de leur nature (PDF, vidéo, etc.), facilitant leur repérage.
Icône pour parcours hybrides : un nouvel icône identifie les parcours combinant des modalités synchrones et asynchrones, pour une meilleure différenciation.
Statut d’inscription visible : la page Session affiche maintenant le statut d’inscription de l’utilisateur s’il y en a un.
Contrôle du contenu de la page Compléments : amélioration des options de personnalisation pour mieux adapter cette page aux besoins spécifiques.
Simplification des filtres actifs : les filtres peuvent être supprimés d’un simple clic sur leur titre.
Accessibilité renforcée : mise en conformité sur de nombreux portlets standards comme Mes formations, Mes sessions, Mes demandes de formation, Mes défis, Mes communautés, et plus encore.

6.2 📅 Gestion avancée des sessions

Nouvel écran calendrier : accessible via le volet de gauche ou un bloc/portlet sur la page d’accueil, il affiche un calendrier consolidé des sessions disponibles pour l’utilisateur suivant ses droits.
Plus d'information ici : Calendrier des sessions
Code unique par session : chaque session est maintenant identifiable par un code unique, en complément de la date de début.
Support des Quiz et Enquêtes sur réinscriptions :
- Les utilisateurs peuvent participer à plusieurs sessions d’une même Formation ou Savoir contenant un QUIZ ou une Enquête.
- Les réponses et scores sont enregistrés séparément pour chaque session.
- Les certificats et attestations sont également disponibles par session avec leur propre scoe
- Cette fonctionnalité permet notamment de gérer les formations avec renouvellement obligatoire.

--> La réinscription sur un Parcours avez Quiz ou Enquête sans remplacement des réponses et resultats sera supportée dans la version suivante.

Inscription conditionnelle aux sessions : les prérequis peuvent désormais bloquer l’inscription à une session tant qu’ils ne sont pas complétés.
Plus d'information ici : Définir des prérequis
Page Session améliorée : par défaut, elle est accessible désormais à tous les utilisateurs ayant accès à la formation, au savoir ou au parcours, avec un affichage adaptable des contenus tels que les supports de formation en fonction du statut d’inscription ou de participation.
Plus d'information ici : Qu'est ce qui change sur la page Session en 5.0 ?
Notifications et intégration avec JCalendar : inscription et modifications des sessions synchronisées avec le calendrier personnel de l’utilisateur comme c’est déjà le cas avec Outlook ou Google.

6.3 🕒 Support des sessions multi-périodes

Gestion des formations en périodes non continues : possibilité de définir des formations s’étalant sur plusieurs jours non consécutifs, avec des lieux et horaires spécifiques pour chaque période.
- Exemple : une formation de 21 heures répartie sur trois jours (lundi, mercredi et vendredi).
- Création automatique des sous-périodes : à partir de valeurs par défaut comme les horaires, les lieux, et les jours inclus/exclus (samedi, dimanche, etc.), simplifiant la configuration.
- A la nomination du formateur et à l’inscription, ainsi qu’aux mises à jour, une notification est envoyée aux participants avec les évènements de calendrier correspondants.
- Suivi détaillé des présences : les formateurs peuvent noter les participations et absences pour chaque demi-journée et clore la session avec une synthèse chiffrée des participations.
Ces fonctionnalités sont pour cette version uniquement disponibles pour les présentiels et pas sur des sessions en classe virtuelle. Si une des sous-périodes est faite à distance, l’URL de connexion à la visio-conférence peut néanmoins être affichée sur la page session et limitée aux inscrits.

Voir ce parcours pour des explications détaillées : Support des sessions multi-périodes

6.4 🗂️ Lieux et salles de formation

Référentiel des lieux : création et gestion centralisée des lieux de formation, accessibles via une liste déroulante pour simplifier la saisie
Lieux de restauration : disponibles uniquement pour les sessions multi-périodes, ces lieux sont définis dans un référentiel et utilisés de manière similaire aux lieux de formation.

Il est impératif d'activer ces nouveaux types de contenus pour les utiliser sur les sessions.
Voir ce guide pour des informations détaillées : Création de lieux et salles de formation et de lieux de restauration

6.5 🌍 Gestion des contenus SCORM

Temps cumulé d’apprentissage : suivi et affichage du temps passé sur chaque contenu SCORM.
Mise à jour des contenus sans perte de données : possibilité de mettre à jour le contenu SCORM d’un Savoir tout en conservant les participations et scores antérieurs.
Explications ici : Conserver participations et score en cas de MAJ de contenus SCORM
Réinscriptions avec scores distincts : prise en charge des réinscriptions, avec sauvegarde des scores passés et attribution des nouveaux scores aux sessions correspondantes.

6.6 🧪 Évaluations et QUIZ

Pilotage des tentatives : gestion centralisée du nombre de tentatives directement sur les formations, savoirs ou parcours, remplaçant les paramètres par défaut du QUIZ.
Voir ce guide pour ce nouveau fonctionnement : Version 5.0 : Gestion des tentatives sur les QUIZ
Visibilité accrue des QUIZ et enquêtes obligatoires : affichage renforcé sur la page Session et notifications de rappel pour les participants.
Création rapide de QUIZ : possibilité de créer un nouveau QUIZ à partir d’un QUIZ existant depuis la page Création de contenus.
Affichage amélioré des réponses et résultats : plus de flexibilité pour les QUIZ à tentatives multiples

6.7 🎓 Certificats et attestations

Certificats personnalisables par session : choix d’attestations ou certificats spécifiques pour chaque session.
Plus d'information ici : Est ce qu'il est possible d'avoir différents modèles de certificat et d'attestation ?
Gestion des rappels de certificats : suppression des rappels pour les certificats archivés par les participants.
Champs supplémentaires pour certificats et attestations :
- Référence unique de la formation/savoir/parcours.
- Code session
- Participation réelle (exemple : participant ayant suivi 15 heures sur 18 prévues).

6.8 💡 Intelligence artificielle générative

(Options Jalios Intelligence nécessaires)

Résumé automatique : créez des résumés à partir des contenus (documents, wiki, multimédia) pour enrichir les descriptions des formations ou parcours.
Tags intelligents : générez des mots-clés pertinents à partir des contenus ou descriptions pour faciliter la recherche.
Création de QUIZ : générez automatiquement des QUIZ à partir des documents et contenus d’un Savoir ou des étapes d’un parcours.
Génération de sous-titres pour vidéos : si un savoir contient une vidéo, une option permet de créer automatiquement des sous-titres, rendant ces contenus compatibles avec les fonctionnalités de résumé, tags et QUIZ ci-dessus.
Assistants IA :
Pour les équipes pédagogiques : deux types d’assistants peuvent être créés pour la création de formations, e-learnings et parcours :

1. Assistant conversationnel : connecté à un fournisseur d’IA générative tel que ChatGPT, Mistral ou Gemini (configurable au niveau du module), permet de formuler des demandes afin d'améliorer les contenus de formation.
2. Assistant contextuel : restreint à des contenus désignés sur la plateforme (documents, sources internes). Cet assistant répond exclusivement sur la base des contenus sélectionnés, sans les exposer à l’extérieur.

Pour les apprenants : deux types d’assistants virtuels peuvent être créés pour faciliter leur expérience d’apprentissage :

1. Assistant Catalogue : aide les apprenants à explorer les formations accessibles et répond à leurs questions sur les contenus disponibles. Ses réponses sont limitées aux informations des formations, savoirs et parcours auxquels l’utilisateur a accès.
2. Assistant dédié à un parcours : conçu pour répondre aux questions spécifiques des apprenants suivant un parcours. Cet assistant s’appuie uniquement sur les contenus du parcours et, éventuellement, sur des compléments d’information définis lors de la définition de l’assistant.

Plus d'informations ici : Utilisation de l'IA Générative motorisée par le module JNLP

6.9 🛠️ Autres améliorations

Option pour empêcher un apprenant d'annuler une inscription dont il est à l'initiative.
Publication planifiée des contenus : possibilité de programmer l’affichage et la suppression dans le catalogue à des dates spécifiques.
Logs des notifications e-mails : suivi précis pour répondre aux objections éventuelles des utilisateurs.
Données exportées enrichies : inclusion du champ login dans les exports pour faciliter l’exploitation des données.
Accès automatique des gestionnaires et formateurs aux contenus : Lorsque vous désignez un gestionnaire ou un formateur sur une session, ceci leur donne désormais automatiquement accès au contenu s’ils/elles ne l’avaient pas déjà.
47 corrections d'anomalies de différents niveaux d'importance.