JClean 1.0

Avec l'application  JClean, proposez à vos collaborateurs un outil idéal pour leur permettre de signaler en deux clics des contenus obsolètes. Favorisez ainsi la mise à jour de ces contenus ou leur suppression. Sensibilisez vos collaborateurs aux impacts écologiques du numérique.

Quand utiliser ce module ?

Vous souhaitez effectuer un tri rapide parmi tous vos contenus, notamment les plus volumineux ? Appuyez-vous sur vos collaborateurs pour signaler au fur et à mesure des contenus "obsolètes".

Vous souhaitez réduire le nombre de vos documents obsolètes et encourager vos collaborateurs à des usages plus sobres et responsables ? Grâce à JClean, incitez les auteurs des contenus obsolètes à les vérifier puis les mettre à jour ou les supprimer.

Vous disposez de l'application de gamification ? Faites participer vos collaborateurs à un défi "Grand nettoyage" de leurs espaces personnels !

Que propose ce module ?

 L'application JClean est accessible depuis le lanceur d'applications ou depuis le moteur de recherche général.

Lorsqu'ils lancent l'application, les collaborateurs accèdent à un tableau de bord  avec un menu AFFICHAGE contenant : 

• la vue "Mes contenus à vérifier" qui présente la liste des contenus du collaborateur connecté qui ont été signalés. Cette vue s'affiche par défaut.
• la vue "Mes signalements", liste des contenus signalés par le collaborateur connecté. Un collaborateur ne peut pas signaler ses propres publications.
• la vue "Tous les signalements", liste de tous les contenus signalés par l'ensemble des collaborateurs. Le collaborateur connecté y retrouvera ses propres contenus à vérifier ainsi que les contenus qu'il a signalés.

JClean propose aux collaborateurs (qui ne sont pas auteurs de cette publication) de signaler une publication qu'ils jugent obsolète :

• Présence de la fonctionnalité "Signaler un contenu obsolète" dans le menu d'actions de la publication
• Déclaration de la publication comme obsolète incluant
  • la publication d'un commentaire présentant un message pré-rempli et modifiable.
  • l'envoi d'une notification à l'auteur du contenu obsolète mais aussi à toutes les personnes qui suivaient ce contenu ou qui l'avait aussi commenté.
  • l'affichage de la publication signalée dans le tableau de bord dans
    • l'onglet "Mes contenus à vérifier" pour l'auteur de la publication
    • l'onglet "Mes signalements" pour le collaborateur qui a effectué le signalement
    • l'onglet "Tous les signalements" pour tous les collaborateurs.

Une publication faisant l'objet d'un signalement ne peut plus être signalée.

Les collaborateurs avec des droits d'édition et de suppression sur les contenus signalés peuvent :

• mettre à jour le contenu,
• supprimer le signalement ou
• supprimer le contenu

La mise à jour d'un contenu n'entraine pas la suppression du signalement. Pour supprimer un signalement, le collaborateur :

1. ouvre le menu d'action du contenu signalé,
2. sélectionne "Suppprimer le signalement" puis
3. renseigne la raison de la suppression du signalement dans le commentaire.

Un  paramétrage du module permet de définir la date à partir de laquelle un contenu est signalable pour obsolescence. Une publication récente ne disposera pas de la fonctionnalité de signalement dans le menu d'actions.

En cas de signalement d'un contenu créé par une personne qui n'appartient plus à l'organisation, l'administrateur de l'espace de travail auquel ce contenu appartient recevra la notification pour obsolescence et retrouvera le contenu dans l'onglet "Mes contenus à vérifier".

JClean peut être intégré dans un défi JGame portant sur le numérique responsable pour inciter les collaborateurs à :

• effectuer le nettoyage de leurs notifications
• retirer les documents obsolètes de leur JDrive
• retirer des services non utilisés dans leur bureau virtuel
• supprimer les documents obsolètes
• mettre à jour les documents signalés

Ce que nos clients aiment

La simplicité du signalement pour en favoriser l'action

C'est vraiment très rapide de signaler une publication comme obsolète !  Depuis le menu d'actions de la page de la publication, en deux clics, le signalement est effectué. Un message pré-rempli est proposé aux collaborateurs pour leur faire gagner du temps et permet à ceux qui le souhaitent de le personnaliser. 

Le tableau de bord pour gérer les contenus signalés obsolètes

Grâce au tableau de bord, les collaborateurs retrouvent tous les contenus signalés comme obsolètes. En tant qu'auteur d'un contenu obsolète, je ne perds pas de temps à rechercher un contenu pour le vérifier !  La liste de "Tous les signalements" sensibilise les collaborateurs et les incite à vérifier leurs publications, à les mettre à jour ou à les supprimer.

L’intégration de JClean dans un défi JGame  pour inciter à faire le tri

 Avec la gamification, les collaborateurs prennent plaisir à trier leurs publications et se challengent entre eux afin de remporter le défi "Grand Nettoyage" de leur bureau virtuel, leur JDrive, leurs notifications, etc. 

Le module en action