Usage Digital Learning : JLearn 4.0.2 (pour JPlatform 10 SP6 & 10 SP7) 4.0.2

1. Qu'est-ce que c'est ?

JLearn est le support de l'offre de Digital et de Social Learning de Jalios. Il est fonctionnellement équivalent à un Learning Management System (LMS/LXP) et permet d'assurer la formation des collaborateurs via la diffusion des contenus en ligne mais également via des présentiels ou classes virtuelles.

Au-delà de faciliter le référencement, la diffusion et la gestion des contenus d'apprentissage, JLearn permet d'évaluer les connaissances acquises et de piloter la participation des collaborateurs afin de mesurer les efforts en formation.

Une fois déployé dans JPlatform, JLearn peut être utilisé dans un ou plusieurs espaces collaboratifs en conjonction avec d'autres services présents.

JLearn existe aussi sous la forme d'une Webapp autonome en SaaS ou sur site  appelée JLearning.
Sous cette forme, elle est aussi connue sous le nom de 1day1learn, du nom de la société affiliée à Jalios qui en est l'auteur.

Au delà d'un usage en responsive design, une application mobile destinée aux apprenants est également proposée.

2. Quand l'utiliser ?

• Si vous avez besoin de former vos collaborateurs en utilisant des contenus digitaux ou en mixant contenus e-learning, présentiel et classes virtuelles (Blended Learning)
• Si vous avez besoin de capitaliser sur les connaissances internes en fournissant des moyens de création simple de capsules de Savoir à vos experts Métier
• Si vous voulez rendre plus attractifs et engageant des documents et procédures existantes en les habillant et les contextualisant
• Si vous voulez apporter des contenus de formation spécifiques à vos communautés de collaborateurs directement dans les espaces collaboratifs qu'ils utilisent.
• Si vous voulez éviter d'avoir une application séparée pour la formation que vos utilisateurs vont avoir de mal à trouver et à fréquenter alors que vous pouvez tout avoir dans votre Intranet.

3. Que propose l'Usage Digital Learning ?

• Créer ou  partager des ressources d'apprentissage sous forme de capsules/modules de formations appelées Savoir. Un Savoir peut encapsuler un document, une vidéo (locale ou distante), un contenu JPlatform existant, un guide tutoriel, un quiz, un contenu SCORM (2004 ou 1.2), un lien web, un contenu HTML5, etc.
• JLearn permet aussi de référencer des cours externes comme des MOOCs mais aussi des présentiels, webinaires et classes virtuelles et d'en gérer la participation.
• Les Savoirs peuvent être assemblés dans des Parcours d'apprentissage (blended learning) comportant aussi des présentiels, classes virtuelles, webinaire, quiz et enquêtes.
• Chaque Savoir ou Parcours dispose d'un ensemble de métadonnées : niveau, durée, thématiques, type de contenu, mots-clés, approbations, …
• Les apprenants peuvent échanger autour des Savoirs et des Parcours via les commentaires.
• Une formation en présentiel, une classe virtuelle mais aussi un Parcours ou même un Savoir ou un Parcours, peuvent être organisés en plusieurs sessions avec différents modes d'inscription et de participations possibles.
• JLearn gère le suivi des apprenants : Savoirs commencés, terminés, partagés, progression dans les Parcours, quiz, etc... Des tableaux de bord permettent de voir la progression des utilisateurs (par équipe, par département, par groupe)
• JLearn propose un catalogue pour rechercher des Savoirs et Parcours : recherche textuelle, par thématiques, par niveau, ... Il est possible d'avoir un catalogue global et aussi des catalogues propres à chaque espace.
• De manière régulière des alertes peuvent être envoyée aux membres pour les relancer sur les contenus qu'ils n'ont pas commencés et/ou pas encore terminés.
• JLearn permet de générer automatiquement des attestations de participation et des certificats avec une gestion de la date de validité
• Un processus de demande de formation hors catalogue peut être déployé à tout ou partie des apprenants afin de recuillir leurs demandes et les traiter.

JLearn propose de manière intégrée des fonctionnalités de création de contenus :

• Guide tutoriels (basé sur JGuide)
• Fiches Multimédias
• Quiz et Enquêtes (basés sur Liveform)

Une application mobile optionnelle destinée aux apprenants est également proposée.

Plus d'information sur l'espace dédié  : 1Day1Learn / JLearn - Espace d'Auto-formation

4. Ce que nos clients aiment

• Une seule solution gérant les différentes modalités d'apprentissage : e-learning, présentiel, classe virtuelle, social learning, webinaire, etc.
• Simplicité pour les utilisateurs comme pour les responsables de formation
• Effort de paramétrage léger pour un usage standard
• L'intégration avec JPlatform : membres, groupes, droits, recommandations, etc.
• La possibilité d'utiliser les contenus existants sur la plateforme afin de les rendre plus visibles et d'en assurer le suivi
• Les outils natifs de création de tutoriels, de quiz et d'enquêtes
• La gestion des présentiels et classes virtuelles qui permet d'automatiser beaucoup de tâches administratives
• Le choix des services de classes virtuelles : Microsoft Teams, Glowbl, Zoom, Jitsi, BigBlueButton, GoToMeeting.

5. Ce qu'apporte la version 4.0

La liste complète des améliorations et corrections peut être consultée dans la section Changements de l’onglet Documentation.

• A noter que la version 4.0. n'est pas compatible avec JPlatform 10 SP5 et antérieures. Vous devez utiliser la version 3.5. de JLearn si vous êtes encore sur cette ancienne version de la plateforme technique.
• Attention aussi aux dépendances fortes avec les modules Liveform 3.7, JGuide 4.1. et Contenus HTML5 version 1.0

5.1 1. UX/UI

Nous avons revu la disposition et le design des pages A propos, Contenus, Session et Compléments pour améliorer le parcours utilisateur et éviter trop de défilements verticaux.

• Toutes les pages sont désormais centrées et l’espace mieux utilisé.
• Avec l’ajout de nombreuses fonctions au fil des versions, la page Session était par exemple devenue très chargée. Nous l'avons totalement revue.

• La page Contenu manquait d’homogénéité entre les contenus et n’utilisait qu’une trop petite partie de l’écran pour les pdf et les vidéos
• Le statut réel de participation sur la page A propos est désormais plus explicite pour le membre
• Pour le gestionnaire, les informations sur une session donnée sur la page Inscriptions ont été enrichies et simplifiés

Dans la version 4.1 prévue pour Juin 2023, nous moderniserons aussi le design des cartes du Catalogue.

5.2 2. Catalogues, Savoirs, Parcours

• Vous pouvez désormais afficher par défaut les thématiques de 1^e niveau dans le filtre catalogue à droite afin de les rendre plus visibles.
  Voir comment dans ce wiki
• La sélection de thématiques est désormais annulée si l’utilisateur clique à nouveau sur Thématiques pour éviter que le filtre ne reste actif et ne limite les résultats
• Savoir de type Vidéo
  • Le pourcentage de visualisation est désormais affiché sur la page Participants et disponible aussi dans le CSV d'export.
  • Une option explicite permet de gérer le fait qu'une vidéo devra avoir été vue à 100% pour entrainer la complétion du Savoir. Le bouton J'ai Terminé ne sera dans ce cas plus disponible et l'utilisateur sera informé de la nécessité de suivre la vidéo dans son intégralité.
  • 
    Un mécanisme de contrôle permet de contrôler que le participant ne saute pas de partie; changer de page entraine l’arrêt de la vidéo.
  • Vous pouvez désormais ajouter des sous-titres multilingues sur une vidéo
• Savoir de type SCORM : le pourcentage réel de suivi d’un contenu de type SCORM est désormais explicitement suivi, affiché dans l’onglet Participants et exportable en CSV. La R&D a du pour cela contourner un bug présent dans le standard SCORM 2004.
• Savoir de type fiche multimédia : vous pouvez désormais y inclure un ou plusieurs contenus HTML5 réalisés avec l’outil auteur Genial.ly.
• Savoir de type Guide/tutoriel, le sommaire avec les titres des étapes est désormais aussi disponible en mode édition afin d’éviter de passer par les vignettes
• Possibilité de créer un Parcours avant de créer les savoirs qui y seront inclus afin de respecter la logique d’ingénierie pédagogique

5.3 3. Nouveau mode de suivi

Pour s’assurer qu’un participant ou un groupe suive effectivement un contenu asynchrone comme un savoir e-learning ou un parcours, nous devons aujourd’hui passer par les sessions.
La difficulté est qu'elles sont définies avec des dates fixes et qu'il faut y inscrire les participants manuellement.
Ceci n’est pas très adapté par exemple à la formation de nouveaux arrivants qui vont arriver à différentes dates et devoir suivre des e-learning et parcours dans un délai donné.

Ce nouveau mode d’inscription permet notamment :

• D’automatiser l’inscription au contenu en fonction de l’appartenance de l’utilisateur à un groupe désigné. Ceci sera fait dès le rattachement du groupe au Savoir/parcours et une personne rejoignant le groupe à posteriori sera aussi automatiquement inscrite à ce moment-là.
• De donner un délai de suivi identique à chacun des participants, qui partira du TO de la date d’inscription
• D’avoir des modalités de suivi et de rappel individualisées
• De piloter les participations individualisées via l’onglet Inscriptions.

Plus d'information dans ce Savoir : Inscriptions automatiques à un Savoir ou à un Parcours

5.4 4. Sessions

• Afin de prendre en compte certaines situations de terrain, il est désormais possible de rajouter des participants à une session qui est déjà terminée. Cette fonction sensible est contrôlée par une autorisation spécifique qu’il faut attribuer à un membre ou un groupe (ACL).
  Pour plus d'information, consulter ce wiki.  

• Les options de gestion des participants sur les classes virtuelles ont été modifiées pour permettre de changer en global le statut des membres en "A participé."

5.5 5. Quiz

Plus d'information dans ce Savoir : Version 4.0. - Améliorations Comportement du QUIZ 

5.6 6. Export/Import

Il est enfin possible d'exporter un savoir ou une formation d'un Espace ou communauté d'une plateforme source pour ensuite l'importer dans un autre espace/une autre communauté d'une autre plateforme.

Ceci est très utile si vous avez plusieurs plateformes mais aussi si vous avez décidé de partager vos contenus avec d'autres clients.

• Par défaut, l'export va prendre en compte non seulement le contenu principal du savoir ou de la formation mais tous les autres contenus média et contenus qu'il référence dans les champs texte (Description etc.), et de la page Compléments.
• Si le Savoir est un guide, l'export prendra en compte tous les contenus vers lequel pointe les étapes : vidéos, images, pdf, mp3, URLs, images animées Genial.ly, contenus JPlatform tels que Wiki, article JNews, etc.
• Vous aurez la possibilité de restreindre ce qui est exporté avant que le fichier ZIP ne soit créé.
• Ces possibilités d’export et d’import sont contrôlées par deux ACLS spécifiques.

Plus de détails sur ce wiki :  Exporter et Importer un contenu Savoir ou Formation 

5.7 7. Tableaux de bord

• Les attestations sont aussi désormais visibles et accessibles dans l’onglet certificat pour le participant, son manager et les responsables fonctionnels
• Ajout d’export CSV pour les sessions pour mon équipe et mon organisation
• Ajout d’export CSV sur l’onglet participants pour l’auteur d’un savoir/formation/parcours
• Mise en table du contenu de l’onglet Terminé et ajout d’un export CSV du Tableau de bord
• Ajout de filtres et de l’icône Obligatoire dans les tableaux de bord sur les contenus concernés

5.8 8. Salles de discussion

• Si vous avez acquis ou souscrit au module optionnel Horizon, vous pourrez créer une salle de discussion sur un contenu Savoir/Formation/Parcours ou sur une session donnée sur un de ces contenus.

• Le formateur sera considéré comme l’animateur par défaut et il disposera de droits particuliers pour la gestion de la salle.
• Les participants au suivi du contenu ou les inscrits à la session pourront seuls y participer.
• Ceci permet d’effectuer des actions de tutorats ou d’accompagnement pour des formations en e-learning par exemple

6. Plus d'information

Un espace dédié aux usages Learning est disponible ici sans inscription nécessaire : 1Day1Learn / JLearn - Espace d'Auto-formation

7. Illustrations

Catalogue de Savoirs

Savoir

Parcours

Savoir de type SCORM

Présentiel

Gestion des Inscriptions

Suivi des participations

Mobile

Interface de publication de modules

Interface de création de modules