Deux processus de demandes sont déjà préconfigurés : Un dans lequel la demande est transmise directement aux gestionnaires RH.

Un autre dans lequel la demande du collaborateur/agent passe par l’avis de son supérieur hiérarchique avant d’être transmise aux gestionnaires RH

Le paramétrage détaillé de ces deux processus repose sur :

Deux nouvelles Autorisations (ACL) : 

• Créer des demandes de formations (par défaut avec avis hiérarchique )
• Créer les demandes de formations sans avis hiérarchique (auparavant appelé sans responsable hiérarchique)

1. Ces autorisations ont été affectées à des nouveaux groupes qui contiennent le nom de ces autorisations (voir ci-dessus)
   Les groupes d’utilisateurs ou utilisateurs individuels qui seront rattachés à ces groupes d’ACL pourront formuler le type de demande correspondant.
2. Ici on voit que le groupe du site de Verneuil peut faire des demandes sans passer par un avis hiérarchique
3. On voit aussi qu’Alexandre a le droit de formuler une demande sans passer par un avis hiérarchique car il fait partie aussi du groupe ACL correspondant.

Vous aurez aussi besoin d'utiliser de nouveaux groupes auxquels vous devrez rattacher les membres/utilisateurs et/ou groupes correspondants :

1. Gestionnaires des demandes de formations. C’est-à-dire le groupe des personnes chargées de réceptionner et de traiter ces demandes. Ces personnes seront souvent rattachées au service RH.  
2. Si vous souhaitez solliciter l'avis hiérarchique : Demandes de formations - Responsables hiérarchiques .  C’est-à-dire le groupe des responsables des collaborateurs/agents qui devront donner leur avis sur les demandes de leurs collaborateurs. Ce groupe est disponible par défaut mais il est vide. 
3. Gestionnaires des demandes de formations de l'espace :  Un groupe supplémentaire que vous devrez créer sur vous souhaitez avoir des gestionnaires différents dans un autre espace que dans les autres 

La demande est transmise directement au service gestionnaire des RH pour traitement.

• Le demandeur doit faire partie du groupe Créer des demandes de formations sans avis hiérarchique 
• Des gestionnaires doivent avoir été définis (Etape 3 de ce guide)

Pré-requis :

Un  guide est en cours de réalisation mais il repose sur 2 principes :

Configuration du type de publication : Demande de formation pour sélectionner le processus 
Configuration des roles : sélection du groupe chargé de la gestion des demandes

La demande peut-être actionnée depuis plusieurs points dans l'application

• Depuis le Portlet si vous l'avez installé
• Depuis le Catalogue ou tableau de bord
• En cas de Recherche infructueuse sur un contenu

Seuls les utilisateurs rattachés à un groupe permettant de créer ces demandes ont accès à ce bouton d'action

Un formulaire s’affichera. Celui-ci est spécifique au processus de demande SANS avis hiérarchique.

L'Etape Informations permet de définir la document et d'y adjoindre des compléments sous la forme de fichiers.

Si vous rencontrez cet avertissement c'est que le type de publication Média n'utilise pas le Work-flow des pièces jointes.

Le demandeur devra choisir :

1. une ou plusieurs thématiques de rattachement . La gestion de cette liste est explicitée dans le module sur la configuration.
2. un niveau d'urgence estimé

Ces informations permettront d'améliorer la gestion des demandes

La demande avc tous ses détails est accessible à tout moment par le demandeur avec son status.

Une fois la demande soumise, elle apparait dans le Tableau de bord et une alerte de type Informations (en bleu) est envoyée au demandeur pour confirmer l'envoi..
Suivant les canaux de distribution définis dans votre fiche profil, le demandeur recevra aussi un e-mail. 

Si vous avez déployé le portlet sur la page d'accueil, elle apparaitra aussi ici avec son statut

Si on change de rôle et qu’on se connecte en tant que Gestionnaire des demandes de formation  (Vincent Jaine), on voit qu’il a reçu une nouvelle notification. Là aussi il peut avoir décidé d’être aussi alerté par mail via la configuration de sa fiche profil

En cliquant sur l’alerte, il peut directement consulter la demande. Il peut aussi y accéder via le Tableau de Bord, option En demande.

Il analyse la demande et décide de la traiter en actionnant le sélecteur de statut à droite : 

Il dispose ensuite

1. de plusieurs statuts pour la traiter
2. d’une zone de Commentaires privés pour garder trace de son analyse et de ses motifs de traitement.
3. d’une zone de Commentaires qui sera visible par le demandeur pour expliciter sa réponse.
4. d’une zone de dépôt de Documents complémentaires qui sera jointe à la réponse (proposition alternative, fiche de compléments d’information, etc.)

Les gestionnaires disposent d'un tableau de bord qui rassemble toutes les demandes En attente afin de voir si certaines se recoupent et permettrait une meilleure prise en charge.
Si les deux processus sont autorisés dans le même espace le gestionnaire les verra toutes. 

• Sur la gauche on notera de nombreux filtres et une zone de recherche permettant d'affiner l'analyse ou de rechercher des demandes particulières
• Pour avoir plus d'information sur le demandeur il suffit de pointer la souris sur son nom

En sélectionnant la demande, le gestionnaire pourra comme ici par exemple Accepter la demande.
Il pourra aussi:

• ajouter un commentaire privé afin qu'il puisse documenter sa prise de décision.
• Ajouter un commentaire à l'attention du demandeur
• Pointer dans sa réponse un document complémentaire ou un fiche à saisir, etc.

La Demande passera du dossier En attente en Traitée

Tout le processus et les commentaires éventuels sont rassemblés sur une même demande

1. Permet d'avoir l'historique des actions et les commentaires privés
2. En cliquant sur les catégories, le gestionnaire aura accès à toutes les demandes de cette thématique
3. Il peut utiliser la fonction Recommander pour informer d'autres gestionnaires de demandes de formation.

Une alerte est envoyée automatiquement au demandeur pour l'informer de la décision.

La demande apparaitra dans l'onglet Traitée de la vue Demandes de formation du Demandeur

• Il est important de comprendre que la demande n’est pas rejetée si le manager donne un avis défavorable.
• Le manager devra néanmoins la transmettre au service gestionnaire des RH avec cet avis circonstancié sans que le collaborateur ne connaisse cet avis.

La demande peut-être actionnée depuis plusieurs points dans l'application comme on le voit ci-dessus.

• Depuis le portlet si vous l'avez installé sur la page d'accueil
• Depuis le Catalogue ou le Tableau de bord
• En cas de recherche infructueuse sur un contenu

Seuls les utilisateurs rattachés à un groupe permettant de créer ces demandes ont accès à ce bouton d'action

Comme Appoline a accès à plusieurs espaces de travail dans lequel ce processus est autorisé on lui propose d'en changer
La demande peut être documentés via une description et des documents à partager.

Une thématique et un niveau d'urgence doivent être sélectionnés pour faciliter l'analyse et le regroupement des demandes de même type.

La demande s'envoie après avoir cliqué sur Terminer.

La demande apparait et on constate qu'elle a bien été transmise au responsable avec les pièces jointes.
Noter les différentes informations et actions sur la droite.

Une fois la demande soumise, elle apparait dans le Tableau de bord du demandeur et une alerte de type Informations  est envoyée au demandeur pour confirmer l'envoi.
Suivant les canaux de distribution définis dans votre fiche profil, le demandeur recevra aussi un e-mail. 

Si vous avez déployé le portlet sur la page d'accueil, elle apparaitra aussi ici avec son statut

Le responsable hiérarchique sera prévenu par une alerte et éventuellement un e-mail.

1. En sélectionnant l'alerte il sera redirigé sur son tableau de bord sur les Demandes de son Equipe
2. Il pourra examiner les informations de la demande et pour la traiter devra actionner le changement de statut sur la droite

1. Cette fenêtre lui permettra de donner un avis. Cet avis ne bloque pas la demande et n'est pas visible par le demandeur.
2. Via le sélecteur de statut, il devra sélectionne En décision RH pour que la demande soit ensuite examinée par les RH
3. Il pourra donner une information complémentaire sans que ceci soit visible par le demandeur (important en cas d'avis défavorable)
4. Pour finaliser

La demande apparait aux yeux du Manager/Responsable Hiérarchique avec son nouveau statut

A noter que le demandeur est aussi informé que sa demande est désormais dans les mains des RH gestionnaires.

Le Gestionnaire RH est prévenu via une Notificaation/alerte et un e-mail et peut accéder à la demande.

Le(s) gestionnaires disposent d'un tableau de bord des demandes en attente pour voir si certaines se recoupent.

1. Pour consulter une demande cliquer sur son nom
2. Pour la traiter et modifier son statut, cliquer sur 2

1 - La gestionnaire dispose de plusieurs Statuts

  2 - Elle peut rajouter un commentaire personnel à l'avis donné par le manager (non visible par le demandeur)

  3 - Elle peut aussi saisir un commentaire à l'attention du demandeur pour apporter/demander un complément d'information et jusitifer sa décision (refus, alternative, etc)

 4 - Elle peut aussi ajouter des documents en complément comme un bulletin ou une confirmation d'inscription (non accessible à d'autres utilisateurs)

La demande apparait comme traitée avec les informations partagées

L'historique du work flow peut être consulté dans le cartouche à droite.

Le demandeur comme son responsable hiérarchique ont été informés de la décision.