Mail KeepAlive 2.0.1

Renforcez la sécurité de votre plate-forme en désactivant les comptes dont l'adresse e-mail n'est plus accessible grâce au module MailKeepAlive.

Quand utiliser ce module ?

Vous gérez l'ensemble ou une partie de vos utilisateurs en dehors d'un annuaire d'entreprise, et il vous faut régulièrement faire le tri des personnes autorisées à accéder à votre plateforme collaborative. Le module MailKeepAlive vous simplifie la vie en vérifiant pour vous périodiquement si les utilisateurs ont encore accès à leur boîte mail et les désactive automatiquement si ce n'est pas le cas. C'est particulièrement pertinent dans le cas de sites en inscription libre ou avec synchronisation externe de membres.

Que propose ce module ?

Le module MailKeepAlive permet de détecter que des adresses e-mail associées aux comptes des utilisateurs ne sont plus accédées et le cas échéant de désactiver automatiquement ces derniers. 

Mode implicite et explicite (v1.0)

Ce module met en œuvre deux modes de détection complémentaires :

• Explicite : un e-mail spécifique de vérification est envoyé et l'utilisateur doit faire une action explicite pour valider qu'il accède bien à cette adresse e-mail. 
• Implicite : la vérification est insérée dans un e-mail d'alerte usuel de la plate-forme qui valide implicitement l'adresse e-mail lorsque l'utilisateur consulte cette alerte

Le mode implicite permet de limiter le nombre d'e-mails envoyés. Le mode explicite peut être désactivé temporairement, notamment à la mise en place du module pour éviter d'emblée un envoi massif de vérifications et laisser pendant un certain temps le mode implicite uniquement.

Le mode explicite est systématiquement utilisé :

• lors de la création du compte
• à la modification de l'adresse e-mail,
• passé un certain délai de non-vérification,
• ou si l'utilisateur n'a jamais validé son mail

Lorsqu'un compte utilisateur est désactivé par le module, il peut être assigné à des groupes pour une gestion globale des utilisateurs de ce type.

Pour chaque compte utilisateur, la dernière vérification envoyée par le module est tracée, qu'elle soit en attente ou validée.

Temporisation de la 1ère vérification envoyée par mail (v2.0)

Après qu'un utilisateur ait été activé ou mis à jour, il reçoit un mail d'activation de compte / demande de changement de mot de passe.

Afin d'éviter qu'il ne reçoive également le mail de demande de validation, un délai de temporisation est mis en place. 

Validation automatique du mail au changement de mot de passe (v2.0)

Lorsque l'utilisateur change son mot de passe à partir du mail de demande de changement de mot de passe qu'il a reçu, alors son adresse e-mail est automatiquement validée.

Validation automatique du mail au clic sur un lien d'un mail nominatif (v2.0)

Lorsque l'utilisateur clique sur un lien issu d'un mail nominatif qu'il a reçu de la plateforme (lien amenant vers la plateforme), alors son adresse e-mail est automatiquement validée.

Cette validation automatique nécessite que le mode implicite soit activé.

Envoi de mail de rappel(s) aux utilisateurs avant expiration du compte (v2.0)

Lorsque la désactivation d'un utilisateur s'approche (durée paramétrable), un email de rappel d'expiration en approche est envoyé à l'utilisateur.

Plusieurs rappels peuvent être envoyés à intervalle régulier (intervalle paramétrable).

Affichage sur site d'une alerte avant expiration du compte (v2.0)

Lorsque la désactivation d'un utilisateur s'approche (durée paramétrable), une alerte avertissement sur le canal WEB est envoyée à l'utilisateur.

Option de validation sur site (v2.0)

Lorsque l'option "Autoriser les utilisateurs à valider leur mail depuis le site" est activée, l'alerte précédente (alerte avant expiration du compte) est remplacée par une alerte permettant la validation de l'e-mail directement depuis le site.

Mail final de désactivation de compte (v2.0)

Une fois un compte désactivé par le module MailKeepAlive, un dernier mail est envoyé à l'utilisateur et l'informe que son compte a été désactivé.

Fonctionnalités d'administration

Au niveau du paramétrage, il est possible configurer :

• La durée d'attente avant désactivation (par défaut 35 jours)
• La durée entre chaque demande de vérification (par défaut 365 jours)
• Les groupes dans lesquels les utilisateurs sont ajoutés lors de leur désactivation
• Les groupes d'utilisateurs qui sont prévenus en cas d'échec de désactivation d'un membre
• Les groupes d'utilisateurs pour lesquels la vérification ne s'applique pas

Ce que nos clients aiment

Une automatisation sur mesure

Grâce aux différentes options de paramétrage du module, la gestion de la désactivation des comptes avec les adresses e-mails non accédées est automatisée selon notre propre politique : la périodicité des vérifications, le délai de validation laissé à l'utilisateur ainsi que le groupe affecté automatiquement au compte lors de sa désactivation.

Une validation implicite qui évite de solliciter inutilement les utilisateurs 

La détection intelligente et implicite de l'accès à la boîte mail grâce aux alertes permet de réduire les demandes de validation explicites à réaliser par les utilisateurs. Cela améliore l'expérience utilisateur au quotidien, tout en renforçant la sécurité de l'accès en désactivant les comptes qui n'ont pas lieu d'être.