Usage Digital Learning : JLearn 3.5.2 (pour 10 SP5 seulement) 3.5.2

1. Qu'est-ce que c'est ?

Le module JLearn est le support de l'offre de Digital et de Social Learning de Jalios. Il est fonctionnellement équivalent à un Learning Management System (LMS/LXP) et permet d'assurer la formation des collaborateurs via la diffusion des contenus en ligne mais également via des présentiels ou classes virtuelles.

Au-delà de faciliter le référencement, la diffusion et la gestion des contenus d'apprentissage, JLearn permet d'évaluer les connaissances acquises et de piloter la participation des collaborateurs afin de mesurer les efforts en formation.

Une fois déployé dans JPlatform, JLearn peut être utilisé dans un ou plusieurs espaces collaboratifs en conjonction avec d'autres services présents.

JLearn existe aussi sous la forme d'une Webapp autonome en SaaS ou sur site  appelée JLearning.
Sous cette forme, elle est aussi connue sous le nom de 1day1learn, du nom de la société affiliée à Jalios qui en est l'auteur.

Au delà d'un usage en responsive design, une application mobile destinée aux apprenants est également proposée.

2. Quand utiliser ce module ?

• Si vous avez besoin de former vos collaborateurs en utilisant des contenus digitaux ou en mixant contenus e-learning, présentiel et classes virtuelles (Blended Learning)
• Si vous avez besoin de capitaliser sur les connaissances internes en fournissant des moyens de création simple de capsules de Savoir à vos experts Métier
• Si vous voulez rendre plus attractifs et engageant des documents et procédures existantes en les habillant et les contextualisant
• Si vous voulez apporter des contenus de formation spécifiques à vos communautés de collaborateurs directement dans les espaces collaboratifs qu'ils utilisent.
• Si vous voulez éviter d'avoir une application séparée pour la formation que vos utilisateurs vont avoir de mal à trouver et à fréquenter alors que vous pouvez tout avoir dans votre Intranet.

3. Que propose ce module ?

• Ce module permet de créer ou de partager des ressources d'apprentissage sous forme de capsules/modules de formations appelées Savoir. Un Savoir peut encapsuler un document, une vidéo (locale ou distante), un contenu JPlatform existant, un guide tutoriel, un quiz, un contenu SCORM (2004 ou 1.2), un lien web, un contenu HTML5, etc.
• JLearn permet aussi de référencer des cours externes comme des MOOCs mais aussi des présentiels, webinaires et classes virtuelles et d'en gérer la participation.
• Les Savoirs peuvent être assemblés dans des Parcours d'apprentissage (blended learning) comportant aussi des présentiels, classes virtuelles, webinaire, quiz et enquêtes.
• Chaque Savoir ou Parcours dispose d'un ensemble de métadonnées : niveau, durée, thématiques, type de contenu, mots-clés, approbations, …
• Les apprenants peuvent échanger autour des Savoirs et des Parcours via les commentaires.
• Une formation en présentiel, une classe virtuelle mais aussi un Parcours ou même un Savoir ou un Parcours, peuvent être organisés en plusieurs sessions avec différents modes d'inscription et de participations possibles.
• JLearn gère le suivi des apprenants : Savoirs commencés, terminés, partagés, progression dans les Parcours, quiz, etc... Des tableaux de bord permettent de voir la progression des utilisateurs (par équipe, par département, par groupe)
• JLearn propose un catalogue pour rechercher des Savoirs et Parcours : recherche textuelle, par thématiques, par niveau, ... Il est possible d'avoir un catalogue global et aussi des catalogues propres à chaque espace.
• De manière régulière des alertes peuvent être envoyée aux membres pour les relancer sur les contenus qu'ils n'ont pas commencés et/ou pas encore terminés.
• JLearn permet de générer automatiquement des attestations de participation et des certificats avec une gestion de la date de validité
• Un processus de demande de formation hors catalogue peut être déployé à tout ou partie des apprenants afin de recuillir leurs demandes et les traiter.

JLearn propose de manière intégrée des fonctionnalités de création de contenus :

• Guide tutoriels (basé sur JGuide)
• Fiches Multimédias
• Quiz et Enquêtes (basés sur Liveform)

Une application mobile optionnelle destinée aux apprenants est également proposée.

Plus d'information sur l'espace dédié à ce module : 1Day1Learn / JLearn - Espace d'Auto-formation

4. Ce que nos clients aiment

• Une seule solution gérant les différentes modalités d'apprentissage : e-learning, présentiel, classe virtuelle, social learning, webinaire, etc.
• Simplicité pour les utilisateurs comme pour les responsables de formation
• Effort de paramétrage léger pour un usage standard
• L'intégration avec JPlatform : membres, groupes, droits, recommandations, etc.
• La possibilité d'utiliser les contenus existants sur la plateforme afin de les rendre plus visibles et d'en assurer le suivi
• Les outils natifs de création de tutoriels, de quiz et d'enquêtes
• La gestion des présentiels et classes virtuelles qui permet d'automatiser beaucoup de tâches administratives
• Le choix des services de classes virtuelles : Microsoft Teams, Glowbl, Zoom, Jitsi, BigBlueButton, GoToMeeting.

5. Qu'apporte la version 3.5

La liste complète des améliorations et corrections peut être consultée dans la section Changements de l’onglet Documentation.

• A noter que la version 3.5 n’est pas compatible avec JPlatform 10 SP4 et antérieures. Vous devez utiliser la version 3.4 de JLearn si vous êtes encore sur cette ancienne version.
• Une nouvelle version est prévue pour fonctionner avec la future version JPlatform 10 SP6.

5.1 Catalogue, Savoirs et Parcours

• Il est désormais possible de donner un caractère Obligatoire à un Savoir, à une formation ou à un parcours pour des apprenants désignés. Ceci se fait via une session afin d’avoir des rappels ciblés.
  Un nouvel onglet les répertorie dans le tableau de bord et un icone spécifique permet de les identifier en plusieurs points de l’application.
• Grâce à la nouvelle version 4.0 de JGuide, il est possible de créer des Savoirs aux contenus composites. Chaque étape peut contenir une image ou une vidéo mais aussi un MP3, un texte multimédia (WYSIWYG), un pdf, une image animée faite par exemple avec Genia.ly, un lien vers une URL, un contenu JPlatform comme un wiki, etc.  
  Ceci permet d’éviter d’avoir à passer par un parcours avec trop d’étapes.
  Pour plus d’information : Module JGuide 4.0.2 .
• Les statistiques affichées sur l’onglet Participants peuvent entraîner des dégradation importantes de performances lorsque de très nombreux utilisateurs consultent un parcours avec plusieurs dizaines de Savoirs. Il est désormais possible de différer ces calculs afin de ne les mettre à jour qu’une fois par jour (Paramètres du module)
• Le comportement d’un Savoir pointant vers une URL a été amélioré. Lorsque le site ciblé n’autorise pas l’affichage dans une fenêtre tierce, il est possible d’afficher une image de son choix et un lien pour ouvrir l’URL dans une autre fenêtre du navigateur.
• La participation effective à une formation (et donc l’obtention d’une attestation) peut-être conditionnée au passage d’une évaluation directement adossée à la formation (sans passer par un parcours)..

5.2 Sessions

• A la demande générale, il est désormais possible de nommer un groupe en tant que gestionnaire des inscriptions lorsque ce rôle est assumé par une équipe. Ceci peut être fait par défaut au niveau du contenu ou spécifiquement à une session donnée.
• Un apprenant peut désormais faire une demande de session s’il n’y en a pas de proposée ou si les dates et ou lieux ne lui conviennent pas. Cette fonction se défini au niveau du contenu. Les demandes sont dirigées vers le(s) gestionnaire(s) correspondants qui pourront répondre en créant de nouvelles sessions et en informer les demandeurs.
• Un inscrit à une session en classe virtuelle passe désormais automatiquement en statut A commencé dès qu’il a cliqué sur Rejoindre la classe.
• Ajout de nouvelles possibilités de rappels automatiques des inscrits avant le démarrage des classes virtuelles
• Les annulations de sessions ont été améliorées : information des inscrits, changement de statut pour les inscrits, arrêt des envois d’alertes automatiques aux différents intervenants.
• Un contrôle des droits d’accès à un contenu (savoir/parcours/formation/session) est désormais effectué en direct lors de l’inscription d’apprenants à une session.
• Fermeture automatique des inscriptions à une session avec inscription sans validation dès lors que le maximum de participants a été atteint.
• Systématisation de l’envoi d’invitation type ICS (Outlook, Google, etc) lors du passage au statut inscrit à une session.

5.3 Demandes de formation

• Un nouveau processus permettant aux utilisateurs de faire une demande de formation hors catalogue peut être déployé. Deux workflows standards sont supportés : avec ou sans avis manager. Ces deux workflows peuvent cohabiter au sein d’un même espace.
• Les membres autorisés à faire une demande doivent faire partie d’un groupe spécifique et idem pour les gestionnaires qui vont devoir traiter ces demandes.
• Un formulaire est proposé pour documenter la demande et de permette au(x) gestionnaire(x) de la traiter au mieux. Les demandes émises, en traitement et traitées sont affichées dans le Tableau de Bord des parties prenantes.
• Le gestionnaire dispose de différents statuts et zones d’informations pour décider de la suite donnée, avec envoi automatique de notifications au demandeur, voire au manager si son avis était requis.

5.4 Portlets

De nouveaux portlets sont disponibles pour être intégrés dans votre page d'accueil. D'autres ont été mis à jour.
Faire un clic droit sur la capture et ouvrir dans un nouvel onglet pour les consulter

Mes Formations (tous types)  En cours (remplace Et si vous terminiez) Obligatoires : s'il y en a Certificats avec dates d'expirations Suggestions (remplace Suggestions) Notez la progression sur les parcours
Mes sessions (mise à jour) Notez le caractère Obligatoire sur un contenu
Mes communautés
Les top du mois : nouveau look
Mes demandes de formation

6. Autres

Cette version corrige aussi plus de 40 anomalies et intègre une douzaine d'améliorations focalisées sur l'amélioration de l'expérience utilisateur : UX/UI, vocabulaire, info-bulles et simplifications.

7. Plus de détails

Vous trouverez des liens vers des ressources expliquant les nouvelles fonctionnalités en bas de la page :
Nouvelle version 3.5 disponible

8. Illustrations

Catalogue de Savoirs

Savoir

Parcours

Savoir de type SCORM

Présentiel

Gestion des Inscriptions

Suivi des participations

Mobile

Interface de publication de modules

Interface de création de modules