Explorer 4.7.1

Organisez l'information et valorisez la capitalisation grâce à une gestion documentaire totalement intégrée à la Digital Workplace.

Créez votre plan de classement hiérarchique et mutliple directement depuis l'explorateur ou simplement en  déposant une arborescence existante depuis votre poste de travail. Identifiez facilement certains dossiers au sein de votre arborescence en leur attribuant la couleur de votre choix. Déplacez en un clic un dossier ou bien certains de ses contenus vers un autre dossier.

Avec le module Explorer, vos fichiers seront structurés de manière hiérarchique, offrant ainsi une organisation claire et intuitive.

Quand utiliser ce module ?

Vous en avez assez des documents dupliqués en pagaille sur les lecteurs réseaux ? Vous aimeriez pouvoir garder l'historique des versions des documents et suivre leur mise à jour ? Pouvoir enfin sereinement travailler à plusieurs sur les documents partagés ? Et surtout mieux maîtriser leur visibilité et qui y a accès ?

Passez à une gestion électronique des documents performante et intuitive grâce au module Explorer de Jalios !

Que propose ce module ?

Le module Explorer est une solution permettant de classer vos documents ou publications et d'y naviguer. Vous pouvez créer une arborescence comme sur l'explorateur de fichiers de votre ordinateur.

L'explorateur peut être :

• Contextualisé dans un espace collaboratif : les publications ne seront alors par défaut accessibles que par les membres de l'espace. Souvent pratique pour mettre en place la GED d'un projet ou d'un espace documentaire.
• Globale : comme une GED de dématérialisation accessible à partir du menu dans un portail. La gestion de droits est souvent utilisée dans ce cas pour restreindre les accès.

Fonctionnalités clés

• Créer un plan de classement hiérarchique et multiple pour organiser les documents
• Trouver les documents avec la navigation ou via la recherche dans l'explorateur
• Unifier les documents dans la GED
• Déposer les documents en masse par glisser/déposer ou par décompression d'archive de documents
• Glisser-déposer  de dossiers directement dans l'explorateur depuis votre ordinateur, avec création automatique des dossiers et fichiers correspondants.
• Copier, supprimer ou déplacer les contenus
• Télécharger un document, un dossier ou une sélection dans une archive (avec préservation de la structure hiérarchique des dossiers  dans le fichier ZIP.)
• Ajouter un document à partir d'un modèle
• Ajouter des documents distants (stocké sur un autre système)
• Visualiser rapidement un document
• Modifier un dossier depuis une modale dédiée
• Effectuer des actions en masse en sélection des contenus 
• Gérer les droits sur les dossiers et les contenus (Voir documentation dédiée sur la fiche module CategoryRights. Cette nouvelle version combinée à CRP 3.0 propose une gestion des droits plus fine sur les dossiers.)
• Partage d'un même document au sein de plusieurs dossiers sans le dupliquer.

Personnalisation pour l'utilisateur

Plusieurs personnalisations s'offrent à l'utilisateur :

• Choisir un mode d'affichage carte ou liste
• Filtrer sur l'auteur, la date début/fin, les types de contenu, les types de documents
• Changer le critère de tri
• Personnaliser dossiers et publications :
  
  • Possibilité de renommage multilingue pour les catégories ou les publications; une fenêtre de renommage permet de définir des noms dans plusieurs langues.
  • Possibilité d'afficher une icône dédiée à la place de l’image de dossier par défaut si l'option d'affichage de l'explorateur  "Icônes de dossiers personnalisés" a été activée.
  • Choix de la couleur des dossiers

Personnalisation avancée

Réservée à un administrateur fonctionnel.

• Choisir le type de contenu à afficher dans l'explorateur et éventuellement avec des critères
• Choisir un template d'affichage de l'explorateur parmi ceux disponibles
• Personnaliser les options de navigation et d'affinement
• Personnaliser les options d'affichage : liste des vues disponibles, vue par défaut, colonnes, ...
• Personnaliser le tri, la pagination, ...

Ce que nos clients aiment

• Chaque publication ou document peut être affiché dans un panneau latéral de prévisualisation : visionneuse de document, boutons d'actions (télécharger, déposer une nouvelle version, édition en ligne).
• L'utilisateur peut recommander le document, ajouter un commentaire, modifier les droits, etc. sans quitter l'explorateur.
• Multi sélection d'éléments, actions sur cette sélection ou  dans l'explorateur.
• Le fil d'ariane donne l'emplacement dans la profondeur de l'arborescence

La simplicité et la personnalisation 

L'explorateur Jalios n'est pas un composant figé, mais un composant alliant simplicité et personnalisation.

• Paramétrage des types de contenu et des paramètres affichés. Les RH peuvent avoir un explorateur qui n'affiche que les documents RH.
• Personnalisation des icônes des dossiers (catégories)  intégrant une gestion optimisée des tailles pour éviter tout débordement. Un rendu beaucoup plus attractif que l’image du dossier par défaut !
• Interface de renommage multilingue pour les catégories ou les publications
• Optimisation des dossiers et sous-dossiers par la couleur : le fait de choisir des couleurs de dossiers distinctes permet de différencier facilement les catégories ou types de documents
• Menu d'actions pour la création de contenu et le dépôt de document.
• Menu contextuel sur les éléments (contenu) avec le clic droit de la souris.
• Les contenus peuvent apparaitre à plusieurs endroits dans l'arborescence. Ils ne sont pas dupliqués.

• • Renommage multilingue : que ce soit pour les catégories ou les publications, une fenêtre de renommage permet désormais de définir des noms dans plusieurs langues.
  • Personnalisation des icônes de catégories avec une gestion optimisée des tailles pour éviter tout débordement.

Affichage dynamique de la date (vue liste)

• • Affichage de l’heure pour les fichiers du jour. 
  • Affichage de la date pour les autres. 
  • Affichage de la date complète ( jour et heure) au survol de la souris 

Désactivation des notifications lors du renommage d’une publication

Une gestion des droits simplifiée et clarifiée

• Droits de dossiers remaniés : les descriptions des droits ont été simplifiées, et les indications sur la classification sont désormais plus visibles.
• Alertes sur le partage : vous êtes informé(e) immédiatement si un utilisateur ne peut pas accéder à un dossier partagé en raison de droits insuffisants.
• Prise en charge des groupes spécifiques pour gérer la visibilité  des dossiers "Non classés"

Le module en action