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Module Explorer 4.2

Description

Organisez l'information et valorisez la capitalisation grâce à une gestion documentaire totalement intégrée à la Digital Workplace.

 

Quand utiliser ce module ?

Vous en avez assez des documents dupliqués en pagaille sur les lecteurs réseaux ? Vous aimeriez pouvoir garder l'historique des versions des documents et suivre leur mise à jour ? Pouvoir enfin sereinement travailler à plusieurs sur les documents partagés ? Et surtout mieux maîtriser leur visibilité et qui y a accès ?

Passez à une gestion électronique des documents performante et intuitive grâce au module Explorer de Jalios !

Que propose ce module ?

Le module Explorer est une solution permettant de classer et naviguer vos documents ou publications. Vous pouvez créer une arborescence comme sur l'explorateur de fichiers de votre ordinateur.

L'explorateur peut être :

  • Contextualisé dans un espace collaboratif : les publications ne seront alors par défaut accessibles que par les membres de l'espace. Souvent pratique pour mettre en place la GED d'un projet ou d'un espace documentaire.
  • Globale : comme une GED de dématérialisation accessible à partir du menu dans un portail. La gestion de droits est souvent utilisée dans ce cas pour restreindre les accès.

Fonctionnalités clés

  • Créer un plan de classement hiérarchique et multiple pour organiser les documents
  • Trouver les documents avec la navigation ou via la recherche dans l'explorateur
  • Unifier les documents dans la GED
  • Déposer les documents en masse par glisser/déposer ou par décompression d'archive de documents
  • Copier, supprimer ou déplacer les contenus
  • Télécharger un document, un dossier ou une sélection dans une archive
  • Ajouter un document à partir d'un modèle
  • Ajouter des documents distants (stocké sur un autre système)
  • Visualiser rapidement un document 

Personnalisation pour l'utilisateur

Plusieurs personnalisations s'offrent à l'utilisateur :

  • Choisir un mode d'affichage carte ou liste
  • Filtrer sur l'auteur, la date début/fin, les types de contenu, les types de documents
  • Changer le critère de tri

Personnalisation avancée

Réservée à un administrateur fonctionnel.

  • Choisir le type de contenu à afficher dans l'explorateur et éventuellement avec des critères
  • Choisir un template d'affichage de l'explorateur parmi ceux disponibles
  • Personnaliser les options de navigation et d'affinement
  • Personnaliser les options d'affichage : liste des vues disponibles, vue par défaut, colonnes, ...
  • Personnaliser le tri, la pagination, ...

Ce que nos clients aiment

L'expérience utilisateur intégrée

L'utilisateur peut effectuer des actions sur le document sans quitter l'explorateur : 
  • Chaque publication ou document peut être affiché dans un panneau latéral de prévisualisation : visionneuse de document, boutons d'actions (télécharger, déposer une nouvelle version, édition en ligne).
  • L'utilisateur peut recommander le document, ajouter un commentaire, modifier les droits, etc. sans quitter l'explorateur.
  • Multi sélection d'éléments, actions sur cette sélection ou  dans l'explorateur.
  • Le fil d'ariane donne l'emplacement dans la profondeur deglisser / déposer l'arborescence

La simplicité et la personnalisation 

L'explorateur Jalios n'est pas un composant figé, mais un composant alliant simplicité et personnalisation.

  • Paramétrage des types de contenu et des paramètres affichés. Les RH peuvent avoir un explorateur qui n'affiche que les documents RH.
  • Menu d'actions pour la création de contenu et le dépôt de document.
  • Menu contextuel sur les éléments (contenu) avec le clic droit de la souris.
  • Les contenus peuvent apparaitre à plusieurs endroits dans l'arborescence. Ils ne sont pas dupliqués.

Plusieurs usages possibles

L'explorateur Jalios permet d' organiser tout type de contenu, c'est à dire qu'il n'est pas exclusivement dédié qu'aux documents.
  • L'explorateur peut être personnaliser pour faire une médiathèque ou une vidéothèque
  • Il peut également servir pour classer et organiser des fiches wiki de documentation technique
  • Il peut aussi organiser un mix de plusieurs types de contenus à la fois.  

Captures d'écran

1. Vue carte
2. Vue liste
3. Panneau latéral de prévisualisation
4. Dépôt en masse par glisser / déposer
5. Application explorer sur JMobile

Installation

 

  1. Installer le module Explorer
  2. Créer une portlet Explorer 
  3. Configurer votre portlet avec les paramètres souhaités
  4. Choisissez un des gabarits "Application" pour avoir accès aux nouveaux gabarits de la version 4.0

Ce module ne fonctionne qu'à partir de JPlatform 10 SP1.

1. Notes de migration 4.2

Dossier "Non classés"

La sidebar propose maintenant une entrée "Non classés" qui répertorie tous les documents non classés de l'espace. Ceci vous permet de les déplaer dans les catégories de l'explorer.

Vous pouvez supprimer cette fonctionnalité via une propriété : 

jcmsplugin.explorer.app.sidebar-show-uncategorized: true

Catégorie exacte

Le paramètre catégorie exacte est maintenant pris en compte dans le template "Application" de l'explorer.

Les nouvelles portlets créées seront paramétrées avec le mode "catégorie exacte" activé. Les anciennes portlets seront automatiquement mis à jour avec le mode "catégorie exacte" activé, si elles utilisaient le template "Application".

Cette mise à jour automatique peut être désactivée en ajoutant la propriété suivante : 

jcmsplugin.explorer.app.auto-update-exact-cat: true

2. Propriétés du module

Vue par défaut : Choix de la vue par défaut pour le gabarit par défaut

Gabarit Application - Activer le mode debug : activer les logs javascript pour les gabarits application

Utiliser la prévisualisation : Activez cette option pour afficher une zone de prévisualisation lors d'un clic sur une publication dans l'explorateur. Désactivez cette option pour naviguer directement sur l'affichage complet de la publication.

3. Catégorie racine de l'explorateur

Vous pouvez définir une ou plusieurs catégories racines pour une portlet explorateur. 

Vous pouvez aussi ne pas définir de catégorie racine : 

  • Si la portlet est affinée sur l'espace courant, la racine utilisée sera celle de l'espace de travail
  • Sinon, on utilisera la catégorie racine du site

Vous pouvez aussi définir des catégories, et les affiner selon les catégories de navigation en activant l'option. Les racines choisies sur la portlet seront filtrées selon les catégories de navigation courantes.

4. Différences gabarit par défaut / gabarit application

Le gabarit application ne gère pas encore tous les paramètres, et ne fournit pas les mêmes fonctionnalités que le gabarit par défaut.

A terme, l'édition de la portlet sera simplifiée, et les fonctionnalités propres au gabarit par défaut seront regroupées dans un onglet dédié.

Voici un tableau comparatif : 

Fonctionnalité Ancien gabarit Nouveau gabarit Prévu pour nouveau gabarit O/N
UI moderne (D&D, menus contextuels)  N O N/A
Vues personnalisées (Photothèque ...) O N Non prévu, le gabarit fourni deux vues (Liste et cartes)
Propriété - Utiliser la prévisualisation O N O
Paramètre portlet - Navigation par catégories exactes O O Disponible (4.2)
Paramètre portlet - Affiner sur les catégories contextuelles O N Non prévu
Paramètre portlet - Options d'affinement O O N/A
Paramètre portlet - Ordre d'affichage O N Non prévu (Simplification)

Paramètres portlet :

  • Nombre de résultats affichés
  • Ne pas afficher les n premiers résultats
  • Pagination
  • Avancé
O N Non prévu (Simplification)

Paramètres portlet - Options d'affichage : 

  • Afficher la recherche textuelle
O N O

Paramètres portlet - Options d'affichage : 

  • Vues disponibles
  • Vue par défaut
  • Autoriser le changement de vue
  • Afficher les options
  • Options de recherche
  • Navigation
  • Afficher la navigation avancée
  • Afficher la zone de dépôt de fichiers
  • Forcer l'affichage de la zone de dépôt de fichiers
O N Non prévu (Simplification)

Paramètres portlet - Options d'affichage : 

  • Champs

 

O N Prévu en vue liste

Tris dans la vue tableau

O N Prévu en vue liste et en vue cartes

 

5. Documentation utilisateur

5.1 Choix de la vue 

L'utilisateur peut choisir la vue carte ou la vue liste. Ce choix est enregistré pour la portlet et l'espace courant. L'utilisateur retrouvera alors son choix lorsqu'il accédera à nouveau à la portlet.

5.2 Filtre multi-catégories

L'utilisateur peut choisir d'ajouter un dossier aux filtres. Sa navigation dans l'explorateur préservera ce filtre qui sera alors visible sous le fil d'ariane. Le filtrage sur les dossiers implique que les publications affichées soient classifiées dans le dossier courant, ainsi que dans les dossiers choisis comme filtres (Mode intersection).

mceclip0 - 2019-11-14 08h56m35s

L'entrée de menu à utiliser pour ajouter un dossier aux filtres : 

mceclip1 - 2019-11-14 08h58m24s

5.3 Upload en drag&drop

Vous pouvez déposer des documents via un drag&drop dans toutes les catégories affichées, ainsi que dans la zone centrale de l'explorateur (qui représente la catégorie courante).

 

5.4 Déplacements entre catégories

Les éléments dans la zone centrale et ceux dans la sidebar peuvent être déplacés l'un vers l'autre. Il est aussi possible de déplacer ces éléments dans les catégories du fil d'ariane.

5.5 Menu ajouter

  

Le menu ajouter s'adapte en fonction des types définis sur les requêtes de la Portlet explorateur. Seront proposés seulement les types que l'explorateur affiche. 

Par ailleurs, le menu ajouter permet aussi de faire les actions suivantes : 

  • Dépot de fichiers (Si un type de document a été selectionné dans les requêtes de la portlet)
  • Création de dossiers
  • Création de document distant (RemoteDocument)
  • Création via modules : 
    • Créer à partir d'un modèle (Module JDrive)
    • Créer un document google drive (Module google drive)
    • Créer un document Office 365 (Module Office 365)

Certains des modules ne sont pas encore disponibles.

5.6 Menu d'action contextuel

Tout élément dans l'explorateur peut afficher un menu contextuel en effectuant un clic droit (Le menu d'action est disponible si l'utilisateur ne peut pas utiliser le clic droit). Les éléments sur lesquels le menu peut s'afficher :

Les cartes de la zone centrale : 

mceclip3 - 2019-05-28 14h51m52s

 

Les éléments de liste : 

mceclip4 - 2019-05-28 14h52m20s

 

Les catégories de la sidebar : 

mceclip0 - 2019-05-28 14h53m58s

 

Les catégories du fil d'ariane : 

mceclip1 - 2019-05-28 14h54m27s

 

5.7 Menus d'actions

Le module explorateur propose un menu d'action contextuel qui propose des actions différentes en fonctions des items choisis par l'utilisateur.

Par défaut, ce menu propose des actions au niveau du dossier. 

mceclip0 - 2019-05-28 14h46m47s

 

Si je sélectionne un seul élément, le menu s'adapte pour proposer des actions sur cet élément : 

mceclip1 - 2019-05-28 14h47m30s

 

Si je sélectionne plusieurs éléments, le menu me proposera moins d'actions : 

mceclip2 - 2019-05-28 14h48m18s

 

5.8 Raccourcis clavier

Le gabarit application du module explorateur propose plusieurs raccoucis clavier, semblables à ceux disponibles dans votre explorateur de fichiers : 

  • CTRL + Clic gauche : séléctionner un item
  • CTRL + A : sélectionner toutes les publications
  • SHIFT + Clic gauche : Sélectionner plusieurs publications

6. Création d'une application Explorer (Mobile et PC)

Il est possible de créer une application qui sera disponible sur le lanceur d'applications afin que vos utilisateurs accèdent à un explorateur de documents précis.

Ceci est possible à partir de la version 4.2.

mceclip0 - 2020-09-15 15h10m44s

Cela nécessite de créer un nouveau raccourci depuis le back office de votre application.

Ce raccourci devra utiliser les paramètres suivants : 

  • Titre : indiquez le titre souhaité
  • Icône : utilisez celle fournie "plugins/ExplorerPlugin/images/application-explorer.png" ou une icône de votre choix
  • URL : plugins/ExplorerPlugin/jsp/explorerShortcut.jsp?portletId=ID où l'id est l'id d'une portlet Explorer existante, qui servira de paramétrage
  • Afficher dans le menu des apps : permet d'avoir accès à cette application dans le lanceur et dans le catalogue des applications
  • JMobile - afficher dans le menu des applications : oui (Si vous voulez voir l'application sur Mobile)
  • JMobile - URL : plugins/ExplorerPlugin/smartphone/explorer.jsp?portletId=ID&hideBreadcrumb=true où l'id est l'id d'une portlet Explorer existante, qui servira de paramétrage

7. Migration des anciens gabarits

Vous pouvez passer au nouveau gabarit sur votre site en utilisant une jsp de migration fournie par le module. L'url à utiliser est : plugins/ExplorerPlugin/jsp/migrate/migratePortletExplorerApp.jsp

Il faut être administrateur central pour l'utiliser. Il suffit de cocher les portlets, et de choisir un gabarit d'affichage de destination. Les gabarits disponibles sont : 

  • App with sidebar (Nouveau gabarit)
  • App without sidebar (Nouveau gabarit sans la sidebar)
  • Box (Un autre gabarit qui affiche simplement des documents en vue liste)

mceclip0 - 2019-05-28 15h41m50s

8. Documentation développeur

Vous pouvez étendre et changer certains comportements du module explorateur via certains développements.

Vous pourrez retrouver ces développements sur la webapp de documentation, catégorie explorateur.


FAQ

1. Mettre à jour d'une version 3.1 ou antérieure vers une 3.2 ou supérieure

La version 3.2 ajoute de nouvelles options d'affichage pour la colonne de gauche de l'explorateur en proposant de choisir le mode d'affichage de chaque bloc entre "affiché", "plié", et "caché".

Afin de convertir la configuration antérieure en son nouveau format vous pouvez exécuter le script perl suivant :

#!/usr/bin/perl

$storeFilename = shift @ARGV;

open(storeFile, $storeFilename) || die "Cannot open store file '$storeFilename': $!\n";

while(<storeFile>) {
    my $line = $_;
    $line =~ s/^(<generated.PortletExplorer .* )showNavigation="true"/$1navigationState="show"/g;
#    $line =~ s/^(<generated.PortletExplorer .* )showNavigation="false"/$1navigationState="collapse"/g;
    $line =~ s/^(<generated.PortletExplorer .* )showNavigation="false"/$1navigationState="hide"/g;
 
    $line =~ s/^(<generated.PortletExplorer .* )showSearchOptions="true"/$1searchOptionsState="show"/g;
#    $line =~ s/^(<generated.PortletExplorer .* )showSearchOptions="false"/$1searchOptionsState="collapse"/g;
    $line =~ s/^(<generated.PortletExplorer .* )showSearchOptions="false"/$1searchOptionsState="hide"/g;
    print $line;
}

Commande pour l'appliquer sur le store (application arrêtée)

$ ./convertPortletExplorerDisplayOptions.pl store.xml > newStore.xml

Informations

Version
  • 4.2
Stabilité
  • Stable
Compatibilité
  • JPlatform 10 SP1
    JPlatform 10 SP2
    JPlatform 10 SP3
Certifié Jalios
  • Oui
Prix
  • Module payant
Support
  • Jalios Support
Auteur
  • Jalios SA
Licence
  • Jalios
Taille
  • 826,82 Ko
Mis-à-jour
  • 28/09/20
Téléchargements
  • 35