Dans une session de formation pour laquelle l'inscription est à l'initiative du collaborateur, le gestionnaire recevra systématiquement un message l'informant de nouvelles demandes d'inscription. Ces messages arriveront comme une alerte sur la plateforme et/ou par e-mail (ce qui n'est pas focément souhaitable si la gestionnaire gère de muliples sessions).

Pour voir les alertes, cliquer sur la cloche.

Exemple d'une alerte reçue lorsque Appoline a fait sa demande.

En cliquant sur le nom de la formation, la gestionnaire est redirigée vers l'onglet des inscriptions

La gestionnaire est dirigée vers la session sur laquelle la demande a été faite par Appoline.

1. Si la formation est déclinée en plusieurs sessions, ce menu permet au gestionnaire de sélectionner une session différente
2. Permet de sélectionner un état particulier, par exemple les demandes "A traiter" si la liste en dessous est longue
3. Permet de rechercher une personne en particulier si celle-ci demande au gestionnaire où en est sa demande
4. En cliquant sur Voir la Session, la gestionnaire peut regarder les informations mises à disposition des inscrits
5. Ceci sera décrit plus tard dans le parcour. Depuis la version 3.2. cette option a été remplacée  par Passer tous les inscrits à ayant participé 
6. Des indicateurs  par session permettent de suivre les demandes, places restantes, etc. afin de gérer le taux de remplissage de la session.

7 - Lorsque la gestionnaire reçoit la demande, celle ci est au statut A traiter. En cliquant sur l'état, la gestionnaire peut modifier ce statut.
Au global les statuts disponsibles sont les suivants :

		A traiter est l'état initial d'une demande formulée par un collaborateur A valider est une étape qui n'a aucune conséquence sur le système et qui doit entrainer une action manuelle du gestionnaire suivant un processus d'entreprise. A noter qu'un workflow spécifique à l'entreprise pourrait être branché sur ce statut Liste d'attente permet d'informer le demandeur que sa demande n'a pas été acceptée pour l'instant Inscrit est le statut qui permet de confirmer au demandeur sa participation à la session et de prendre une place disponible Refusé permet d'informer le demandeur sa non participation à la session. Un motif peut être rajouté (formation non adaptée, budget, ancienneté, etc.) Annulé signifie soit que la formation a été annulée, soit que l'inscription a été annulée pour une raison postérieure à l'inscription Participant est un état postérieur à Inscrit. Depuis la version 3.2. il n'est plus utilisé dans le cadre d'une formation en présentiel. Il a été remplacé par le statut "A commencé" mais n'est utilisé que pour des sessions portant sur des contenus digitaux (Savoirs ou Parcours)
		Les statuts A participé et Absent seront utilisés post formation par le formateur ou le/la gestionnaire

Pour modifier le statut d'une inscription

1. Cliquer sur l'Etat d'une demande
2. Une fenêtre permet de choisir  le nouvel Etat de l'inscription.
3. Ici le gestionnaire passe la demande de A traiter à Inscrit
4. Ne pas oublier de cliquer sur Mettre à Jour

Lorsque le statut de la demande passe à Inscrit, une convocation est envoyée au participant. Le texte de cette convocation peut être modifié par paramétrage.

Cette convocation est reçue par alerte sur la plateforme et/ou par mail (suivant la configuration des canaux d'alerte) afin d'être imprimée si nécessaire.

La gestionnaire peut aussi inscrire des membres supplémentaires dans cette session.

1. En cliquant sur l'icône figurant un personnage, vous avez accès à la liste des collaborateurs. Vous pouvez utiliser la zone de recherche pour trouver la personne
2. En cliquant sur l'icone figurant deux personnages, vous avez accès aux groupes disponibles
3. Il est possible de choisir un Etat autre que Inscrit pour les personnes ajoutées

Cliquer sur Ajouter

1- Le gestionnaire peut décider de Clore les inscriptions car le nombre maximum d'inscrits a été atteint : 

     - Le formateur sera informé  par alerte et/ou e-mail que les inscriptions sont closes afin qu'il puisse consulter cette session.

     - Sur la formation, le bouton, Je m'inscris disparaitra de la session concernée et sera remplacée par Les Inscriptions sont closes

2 - Le fonction Imprimer la feuille de présence est normalement utilisée par le formateur. Néanmoins, si le formateur n'a pas accès à la plateforme (personnel externe) ce sera au gestionnaire de le faire.

La fonction Recommander est destinée à informer tout ou partie des collaborateurs appartenant à la liste d'une nouvelle information.

Par exemple, si vous voulez informer les personnes inscrites d'un changement du lieu de formation, il suffit de

1. Sélectionner les personnes inscrites via la liste des Etats -> La liste est désormais restreinte à ce statut.
2. Cliquer ensuite sur la fonction Recommander -> La liste des personnes apparait dans les destinataires de la recommandation
3. Rajouter le formateur ou tout autre personnes nécessaire
4. Ajouter le texte du message
5. Choisir ou pas de vous mettre aussi en destinataire.
6. Cliquer sur Envoyer

1. L'option Prévenir ceux qui n'ont pas commencé n'a pas d'utilité dans le cadre d'une formation en présentiel. Dans le cadre d'un contenu digital avec session, elle permettra de relancer les personnes à qui on aurait demandé de suivre le parcours mais qui ne l'auraient pas commencé.
2. L'export tableur permet de générer un CSV contenant les informations des demandes

3 - Annuler la session enverra un message aux inscrits pour les avertir

4 - Editer la session permet au gestionnaire de modifier les caractéristiques de la session, comme par exemple de réouvrir les inscriptions si nécessaire en repoussant la date de fin des inscriptions ou en rajoutant des places.