Module JProcess 2.2.1

Description

Avec JProcess, fluidifiez les démarches de vos collaborateurs et faîtes gagner du temps à vos équipes en dématérialisant la gestion de procédures répétitives sans valeur ajoutée. Réduisez votre impact environnemental en supprimant le papier et en diminuant significativement vos emails et vos téléchargements. 

mceclip0 - 2021-02-12 12h17m44s

Quand utiliser ce module?

Vous souhaitez faire gagner en efficacité votre service des Ressources Humaines ? Le module JProcess vous permet d’automatiser les nombreuses procédures administratives et chronophages (changement d’état civil, d’adresse, de RIB…) traitées par ce service pour lui permettre de se consacrer sur son cœur de métier.

Vous voulez fluidifier les demandes des collaborateurs relatives à l’équipement et à la logistique ?  Le module Jprocess vous permet de créer autant de formulaires et de workflow de validation que de types de demandes existantes. Vos collaborateurs y accèdent depuis votre Digital Workplace, puis complètent les champs proposés avec la possibilité de télécharger des pièces jointes. Une fois le formulaire envoyé, le responsable est notifié et la demande suit le parcours prévu, avec un suivi en temps réel de l'état d'avancement, pour les intervenants comme pour le demandeur.

Que propose ce module?

Le module JProcess propose via une interface simple de créer en quelques clics et par glisser/déposer un formulaire à questions pour lequel il faudra définir un workflow de soumission : 

  • Saisie du titre,
  • Saisie de la description,
  • Saisie du préfixe qui sera utilisé lors de l'affectation d'un nouveau numéro à la demande : ex. PC-123
  • Téléchargement de l'image associée au formulaire qui s’affichera sur la carte dans la liste des formulaires
  • Saisie du workflow affecté à chaque soumission de ce formulaire
  • Ajout de Champs (texte, nombres, fichiers, choix dans une liste, case à cocher, ...) 
  • Possibilité de tester

Les fonctionnalités suivantes sont disponibles :

  • Export CSV des soumissions
  • Export / Import de formulaire existants
  • Validation des données des questions sous forme de bornes de valeurs ou d'expressions régulières
  • Ajout de section, de saut de page
  • Enchainements conditonnels (avec en plus des règles sur l'état du workflow de la soumission)

Les collaborateurs peuvent effectuer leurs demandes dans l’application JProcess en cliquant sur le bouton « Faire une demande » :

  • Accès à une liste de formulaires disponibles
  • Choix d’une priorité
  • Complétude des champs
  • Possibilité de télécharger des pièces jointes
  • Affichage d’une page de récapitulation
  • Accès au suivi de l'état d'avancement des demandes avec possibilité de modifier et de commenter
  • Accès à l’historique des demandes

Les intervenants du workflow de soumission sont alertés via les canaux préalablement sélectionnés dans leur profil (mail, centre de notification, chat, SMS) pour action sur les soumissions de formulaires avec la possibilité :

  • De changer l’état du workflow
  • De modifier la priorité
  • De supprimer la demande si les droits l’y autorisent
  • D’accéder à un espace de suivi des demandes avec accès à la recherche par filtres
  • Echanger entre intervenants par l'intermédiaire de commentaires 

Ce que nos clients aiment

La fin des tâches administratives fastidieuses et chronophages sources d’erreurs

Avec JProcess, vous automatisez de nombreux processus (process RH, gestion commerciale, logistique…) pour gagner du temps, réduire les temps de traitements et limiter les risques d’erreurs. Vos équipes gagneront en efficacité.

L'autonomie des métiers pour la gestion de leurs formulaires 

Avec JProcess, tous les métiers peuvent créer autant de formulaires que nécessaires en totale autonomie sans avoir recours à des développements

L’amélioration du service auprès des collaborateurs

Avec JProcess, les collaborateurs soumettent leurs demandes ou complètent des formulaires métiers au sein d’une interface simple et intuitive. Les demandes suivent un workflow de soumission alertant chaque intervenant de l’action à mener pour un traitement facilité, partagé et suivi en temps réel. Les données soumises sont fiables et peuvent être modifiées aisément en cas d’erreur. Ainsi le service apporté est amélioré pour une expérience collaborateur optimisée.  

Le module en action


Captures d'écran

1. Accès à la liste des formulaires disponibles – vue "demandes récemment utilisées"
2. Accès à la liste des formulaires disponibles – vue "toutes les demandes"
3. Vue "formulaire à compléter"
4. Vue "Récapitulatif de ma demande"
5. Vue "Mes demandes"
6. Création ou import de formulaire
7. Création de formulaires - saisie des informations
8. Création de formulaires - configuration
9. Création de formulaires - droits
10. Création de formulaires - avancés
11. Création de formulaires - ajout de questions
12. Vue "Demandes à traiter"
13. Vue recherche

Installation

Installation et configuration

  • Installer le module LiveForm
  • Installer le module JProcess
  • Redémarrer le serveur d'application (ex. Tomcat)
  • Après redémarrage, de nouveaux types sont disponibles :
    • JProcess Formulaire (Contenu) : ce type correspond au formulaire constitué de questions. Plusieurs options sont disponibles pour affiner l'utilisation de ce formulaire. C'est sur ce type que l'on définit notamment le Workflow qui sera utilisé pour chaque soumission (JProcess Demande)
    • JProcess Demande (Contenu utilisateur) : ce type représente une soumission. Chaque soumission réalisée sur un JProcess Formulaire crée un JProcess Demande dont le worflow est celui défini sur le JProcess Formulaire.
  • Activer ces 2 types dans l'espace dans lequel les nouvelles demandes seront créées
  • Définir le Workflow JProcess Demande - Workflow par défaut en tant que Workflow du type JProcess Demande
  • Créer un Workflow et définir les rôles associés à ce Workflow dans l'espace où sont activés les types JProcess - Formulaire et JProcess - Nouvelle demande
  • Ajouter ce Workflow en tant que Workflow d'instance sur le type JProcess Demande
    Workflows d'instance pour JProcess Demande

Fonctionnalités

Cliquer sur le menu des applications, puis l'application Demandes.

La page est redirigée vers l'App des Demandes

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Créer un nouveau formulaire de demande

Dans l'App, cliquer sur Gestion des formulaires, ensuite sur l'une des catégories, puis sur Créer un formulaire.

Dans la modale qui s'ouvre, cliquer sur Créer un nouveau formulaire, puis saisir les informations suivantes :

  • Le titre du nouveau formulaire
  • La description
  • Le préfixe, qui sera utilisé lors de l'affectation d'un nouveau numéro à la demande : ex. PC-123
  • L'image qui représente le visuel associé au formulaire et qui apparaît sur la carte dans la liste des formulaires
  • Le workflow affecté à chaque soumission de ce formulaire

Cliquer ensuite sur le bouton Terminer.

La page d'édition du formulaire est alors affichée. Elle permet d'ajouter des questions à poser aux utilisateurs, et de les composer par page :

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Il est possible de tester le nouveau formulaire en allant dans le menu Actions puis sur Tester le formulaire.

Cela permet alors de simuler la soumission d'un utilisateur.

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Faire une nouvelle demande

Dans l'App, cliquer sur Mes demandes, puis sur le bouton Faire une demande, ou bien directement sur le bouton Faire une demande présent en haut de la sidebar.

Cliquer sur le formulaire souhaité parmi la liste proposée. Vous pouvez rechercher un formulaire par son nom en effectuant une recherche depuis le champ de recherche en haut à droite.

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Remplir le formulaire de la demande.

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Une fois le formulaire soumis, la page de récapitulation de la demande est affichée

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Traiter les demandes

Dans l'App, cliquer sur Demandes à traiter. Les demandes qui sont affectées à l'utilisateur courant s'affichent.

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Pour connaître le détail de la demande et agir dessus, cliquer sur le titre de la demande.

Il est alors possible de changer l'état du workflow, changer la priorité, ou supprimer la demande, selon les droits de l'utilisateur.

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Objet de la demande

Il y a la possibilité de définir une question d'un formulaire JProcess comme étant l’objet des demandes. Pour ce faire, il faut aller en mode édition sur la question à définir, puis cliquer à droite sur cet icône mceclip1 - 2020-10-26 11h02m37s. Lorsque la demande JProcess est soumise, la réponse à cette question va définir « l’objet » de la demande qui s’affiche alors dans la liste des demandes.

Recherche

Dans l'App, cliquer sur Recherche. Un formulaire s'affiche permettant de rechercher des demandes selon différents critères.

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Il est possible d'affiner la recherche en utilisant les filtres présents sur les colonnes du tableau de résultats.

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Gestion des contrôles d'accès

Le module fournit des ressources d'ACL :

  • Toutes les demandes à traiter : cela autorise de voir toutes les demandes à traiter, que ce soit les demandes à traiter par l'utilisateur courant ou non, selon ses droits de visibilité.
  • Demandes que je dois traiter : cela permet de restreindre les utilisateurs autorisés à voir leurs demandes à traiter. Si aucune ACL n'est définie avec cette autorisation, la section des demandes à traiter par l'utilisateur courant est visible.
  • Demandes à traiter par mon équipe : cela autorise un utilisateur qui gère une équipe à voir toutes les demandes à traiter de son équipe.

Fonctionnalités Live Form

La plupart des fonctionnalités présentes dans le module Live Form sont également disponibles dans le module JProcess :

  • Export CSV des soumissions,
  • Export / Import de formulaire,
  • Validation des données des questions,
  • Ajout de section, de saut de page
  • Enchainements conditonnels (avec en plus des règles sur l'état du workflow de la soumission),
  • Statistiques,
  • ...

Changements

La liste des versions est disponible à cette page.

Informations

Version
  • 2.2.1
Stabilité
  • Stable
Compatibilité
  • JPlatform 10 SP1
    JPlatform 10 SP2
    JPlatform 10 SP3
    JPlatform 10 SP4
Certifié Jalios
  • Oui
Prix
  • Module payant
Support
  • Jalios Support
Auteur
  • Jalios SA
Licence
  • Jalios
Taille
  • 1,14 Mo
Mis-à-jour
  • 27/04/21
Téléchargements
  • 26
Modules nécessaires
Commentaires
v 6.3.2
Live Form
v 3.4.1