Module JProcess 2.0
Description
Chefs de service, assistants, … Si vous ne voulez plus suivre par email ou sur papier les demandes de vos utilisateurs, le Module JProcess est fait pour vous. Créez et mettez à disposition les formulaires de demandes que vous souhaitez. Par exemple :
- Demande d’assistance pour le support informatique ;
- Demande de renouvellement d’équipement ;
- Déclaration d’un nouvel arrivant pour le service ressources humaines ;
- Demande de réservation d’hôtel, avion, location de voiture pour les assistantes ;
Le tout s’effectue via une interface simple. Le formulaire peut être créé en quelques clics et par glisser/déposer des questions.
Création d’un formulaire
Le suivi des demandes permet à tout gestionnaire et tout demandeur d’observer l’état des demandes dans son tableau de bord.
Liste des demandes à traiter
Besoin d’un formulaire ? Créez-le dans JProcess et bénéficiez des gains d’une gestion centralisée :
- Pour l’utilisateur : une application centralisée pour faire une demande et pour suivre leur état ;
- Pour les services :
- mettre à disposition des formulaires
- disposer d’une application unique de gestion de suivi des demandes et de leur traitement ;
- gérer de manière centralisée les demandes avec commentaires et capitaliser les échanges.
Installation
Installation et configuration
- Installer le module LiveForm
- Installer le module JProcess
- Redémarrer le serveur d'application (ex. Tomcat)
- Après redémarrage, de nouveaux types sont disponibles :
- JProcess Formulaire (Contenu) : ce type correspond au formulaire constitué de questions. Plusieurs options sont disponibles pour affiner l'utilisation de ce formulaire. C'est sur ce type que l'on définit notamment le Workflow qui sera utilisé pour chaque soumission (JProcess Demande)
- JProcess Demande (Contenu utilisateur) : ce type représente une soumission. Chaque soumission réalisée sur un JProcess Formulaire crée un JProcess Demande dont le worflow est celui défini sur le JProcess Formulaire.
- Activer ces 2 types dans l'espace dans lequel les nouvelles demandes seront créées
- Définir le Workflow JProcess Demande - Workflow par défaut en tant que Workflow du type JProcess Demande
- Créer un Workflow et définir les rôles associés à ce Workflow dans l'espace où sont activés les types JProcess - Formulaire et JProcess - Nouvelle demande
- Ajouter ce Workflow en tant que Workflow d'instance sur le type JProcess Demande
Fonctionnalités
Cliquer sur le menu des applications, puis l'application Demandes.
La page est redirigée vers l'App des Demandes
Créer un nouveau formulaire de demande
Dans l'App, cliquer sur Gestion des formulaires, ensuite sur l'une des catégories, puis sur Créer un formulaire.
Dans la modale qui s'ouvre, cliquer sur Créer un nouveau formulaire, puis saisir les informations suivantes :
- Le titre du nouveau formulaire
- La description
- Le préfixe, qui sera utilisé lors de l'affectation d'un nouveau numéro à la demande : ex. PC-123
- L'image qui représente le visuel associé au formulaire et qui apparaît sur la carte dans la liste des formulaires
- Le workflow affecté à chaque soumission de ce formulaire
Cliquer ensuite sur le bouton Terminer.
La page d'édition du formulaire est alors affichée. Elle permet d'ajouter des questions à poser aux utilisateurs, et de les composer par page :
Il est possible de tester le nouveau formulaire en allant dans le menu Actions puis sur Tester le formulaire.
Cela permet alors de simuler la soumission d'un utilisateur.
Faire une nouvelle demande
Dans l'App, cliquer sur Mes demandes, puis sur le bouton Faire une demande, ou bien directement sur le bouton Faire une demande présent en haut de la sidebar.
Cliquer sur le formulaire souhaité parmi la liste proposée. Vous pouvez rechercher un formulaire par son nom en effectuant une recherche depuis le champ de recherche en haut à droite.
Remplir le formulaire de la demande.
Une fois le formulaire soumis, la page de récapitulation de la demande est affichée
Traiter les demandes
Dans l'App, cliquer sur Demandes à traiter. Les demandes qui sont affectées à l'utilisateur courant s'affichent.
Pour connaître le détail de la demande et agir dessus, cliquer sur le titre de la demande.
Il est alors possible de changer l'état du workflow, changer la priorité, ou supprimer la demande, selon les droits de l'utilisateur.
Recherche
Dans l'App, cliquer sur Recherche. Un formulaire s'affiche permettant de rechercher des demandes selon différents critères.
Il est possible d'affiner la recherche en utilisant les filtres présents sur les colonnes du tableau de résultats.
Gestion des contrôles d'accès
Le module fournit des ressources d'ACL :
- Toutes les demandes à traiter : cela autorise de voir toutes les demandes à traiter, que ce soit les demandes à traiter par l'utilisateur courant ou non, selon ses droits de visibilité.
- Demandes que je dois traiter : cela permet de restreindre les utilisateurs autorisés à voir leurs demandes à traiter. Si aucune ACL n'est définie avec cette autorisation, la section des demandes à traiter par l'utilisateur courant est visible.
- Demandes à traiter par mon équipe : cela autorise un utilisateur qui gère une équipe à voir toutes les demandes à traiter de son équipe.
Fonctionnalités Live Form
La plupart des fonctionnalités présentes dans le module Live Form sont également disponibles dans le module JProcess :
- Export CSV des soumissions,
- Export / Import de formulaire,
- Validation des données des questions,
- Ajout de section, de saut de page
- Enchainements conditonnels (avec en plus des règles sur l'état du workflow de la soumission),
- Statistiques,
- ...
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