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JProcess Plugin 2.2

Description

Avec JProcess, fluidifiez les démarches de vos collaborateurs et faîtes gagner du temps à vos équipes en dématérialisant la gestion de procédures répétitives sans valeur ajoutée. Réduisez votre impact environnemental en supprimant le papier et en diminuant significativement vos emails et vos téléchargements. 

mceclip0 - 2021-02-12 12h17m44s

Quand utiliser ce module?

Vous souhaitez faire gagner en efficacité votre service des Ressources Humaines ? Le module JProcess vous permet d’automatiser les nombreuses procédures administratives et chronophages (changement d’état civil, d’adresse, de RIB…) traitées par ce service pour lui permettre de se consacrer sur son cœur de métier.

Vous voulez fluidifier les demandes des collaborateurs relatives à l’équipement et à la logistique ?  Le module Jprocess vous permet de créer autant de formulaires et de workflow de validation que de types de demandes existantes. Vos collaborateurs y accèdent depuis votre Digital Workplace, puis complètent les champs proposés avec la possibilité de télécharger des pièces jointes. Une fois le formulaire envoyé, le responsable est notifié et la demande suit le parcours prévu, avec un suivi en temps réel de l'état d'avancement, pour les intervenants comme pour le demandeur.

Que propose ce module?

Le module JProcess propose via une interface simple de créer en quelques clics et par glisser/déposer un formulaire à questions pour lequel il faudra définir un workflow de soumission : 

  • Saisie du titre,
  • Saisie de la description,
  • Saisie du préfixe qui sera utilisé lors de l'affectation d'un nouveau numéro à la demande : ex. PC-123
  • Téléchargement de l'image associée au formulaire qui s’affichera sur la carte dans la liste des formulaires
  • Saisie du workflow affecté à chaque soumission de ce formulaire
  • Ajout de Champs (texte, nombres, fichiers, choix dans une liste, case à cocher, ...) 
  • Possibilité de tester

Les fonctionnalités suivantes sont disponibles :

  • Export CSV des soumissions
  • Export / Import de formulaire existants
  • Validation des données des questions sous forme de bornes de valeurs ou d'expressions régulières
  • Ajout de section, de saut de page
  • Enchainements conditonnels (avec en plus des règles sur l'état du workflow de la soumission)

Les collaborateurs peuvent effectuer leurs demandes dans l’application JProcess en cliquant sur le bouton « Faire une demande » :

  • Accès à une liste de formulaires disponibles
  • Choix d’une priorité
  • Complétude des champs
  • Possibilité de télécharger des pièces jointes
  • Affichage d’une page de récapitulation
  • Accès au suivi de l'état d'avancement des demandes avec possibilité de modifier et de commenter
  • Accès à l’historique des demandes

Les intervenants du workflow de soumission sont alertés via les canaux préalablement sélectionnés dans leur profil (mail, centre de notification, chat, SMS) pour action sur les soumissions de formulaires avec la possibilité :

  • De changer l’état du workflow
  • De modifier la priorité
  • De supprimer la demande si les droits l’y autorisent
  • D’accéder à un espace de suivi des demandes avec accès à la recherche par filtres
  • Echanger entre intervenants par l'intermédiaire de commentaires 

Ce que nos clients aiment

La fin des tâches administratives fastidieuses et chronophages sources d’erreurs

Avec JProcess, vous automatisez de nombreux processus (process RH, gestion commerciale, logistique…) pour gagner du temps, réduire les temps de traitements et limiter les risques d’erreurs. Vos équipes gagneront en efficacité.

L'autonomie des métiers pour la gestion de leurs formulaires 

Avec JProcess, tous les métiers peuvent créer autant de formulaires que nécessaires en totale autonomie sans avoir recours à des développements

L’amélioration du service auprès des collaborateurs

Avec JProcess, les collaborateurs soumettent leurs demandes ou complètent des formulaires métiers au sein d’une interface simple et intuitive. Les demandes suivent un workflow de soumission alertant chaque intervenant de l’action à mener pour un traitement facilité, partagé et suivi en temps réel. Les données soumises sont fiables et peuvent être modifiées aisément en cas d’erreur. Ainsi le service apporté est amélioré pour une expérience collaborateur optimisée.  

Le module en action


Screenshots

1. Accès à la liste des formulaires disponibles – vue "demandes récemment utilisées"
2. Accès à la liste des formulaires disponibles – vue "toutes les demandes"
3. Vue "formulaire à compléter"
4. Vue "Récapitulatif de ma demande"
5. Vue "Mes demandes"
6. Création ou import de formulaire
7. Création de formulaires - saisie des informations
8. Création de formulaires - configuration
9. Création de formulaires - droits
10. Création de formulaires - avancés
11. Création de formulaires - ajout de questions
12. Vue "Demandes à traiter"
13. Vue recherche

Installation

Installation and configuration

  • Install the LiveForm module
  • Install the JProcess module
  • Restart the application server (e.g. Tomcat)
  • After restarting, new types are available
    • JProcess Form (Content) : this type corresponds to the form made of questions. Several options are available to refine the use of this form. It is on this type that we define the workflow that will be used for each submission (JProcess Request)
    • JProcess Request (User Content): this type represents a submission. Each submission made on a JProcess Form creates a JProcess Request whose workflow is the one defined on the JProcess Form.
  • Activate these 2 types in the space where the new requests will be created
  • Define the JProcess Request Workflow - Default Workflow as a JProcess Request Workflow
  • Create a Workflow and define the roles associated with this Workflow in the space where the JProcess - Form and JProcess - New Request types are activated
  • Add this workflow as an instance workflow on the type JProcess Request

Features

Click on the applications menu, then the Applications application.

The page is redirected to the Requests App

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Create a new application form

In the App, click on Forms Management, then on one of the categories, then on Create a form.

In the modal that opens, click on Create a new form, then enter the following information:

  • The title of the new form
  • The description
  • The prefix, which will be used when assigning a new number to the request: e.g. PC-123
  • The image that represents the visual associated with the form and that appears on the map in the list of forms
  • The workflow assigned to each submission of this form

Then click on the Finish button.

The form editing page is then displayed. It allows you to add questions to be asked to users, and to compose them by page:

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It is possible to test the new form by going to the Actions menu and then to Test the form.

This allows you to simulate the submission of a user.

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Make a new request

In the App, click on My requests, then on the button Make a request, or directly on the button Make a request at the top of the sidebar.

Click on the desired form from the list. You can search for a form by name by using the search field at the top right.

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Fill in the application form.

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Once the form is submitted, the application summary page is displayed

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Process applications

In the App, click on Requests to process. The requests that are assigned to the current user are displayed.

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To know the details of the request and act on it, click on the title of the request.

It is then possible to change the workflow status, change the priority, or delete the request, depending on the user's rights.

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Request Object

It is possible to define a question of a JProcess form as the object of the requests. To do this, you must go in edit mode on the question to define, then click on the right on this icon mceclip1 - 2020-10-26 11h02m37s. When the JProcess request is submitted, the answer to this question will define the "object" of the request which will then be displayed in the list of requests.

Research

In the App, click on Search. A form is displayed allowing you to search for requests according to different criteria.

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It is possible to refine the search by using the filters on the columns of the results table.

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Access control management

The module provides ACL resources:

  • All requests to process: this allows to see all requests to process, whether they are requests to be processed by the current user or not, depending on their visibility rights.
  • Requests I need to process: this allows you to restrict which users are allowed to see their requests to process. If no ACL is defined with this permission, the section of requests to be processed by the current user is visible.
  • Requests to be processed by my team : this allows a user who manages a team to see all the requests to be processed by his team.

Live Form Features

Most of the features present in the Live Form module are also available in the JProcess module:

  • CSV export of submissions,
  • Export / Import of forms,
  • Validation of question data,
  • Adding sections, page breaks
  • Conditional chaining (with additional rules on the state of the submission workflow),
  • Statistics,
  • ...

Changes

La liste des versions est disponible à cette page.

Information

Version
  • 2.2
Stability
  • Stable
Compatibility
  • JPlatform 10 SP1
    JPlatform 10 SP2
    JPlatform 10 SP3
    JPlatform 10 SP4
Certified by Jalios
  • Yes
Price
  • Paid Plugin
Support
  • Jalios Support
Author
  • Jalios SA
License
  • Jalios
Size
  • 1.14 MB
Updated
  • 3/15/21
Download
  • 26
Required Plugins
Comment
v 6.3.1
Live Form
v 3.4.1