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Collaborative Space Plugin 7.4

Description

Animate and gather people around a theme or a project and create a real group dynamic with the Jalios Collaborative Spaces!

1-annuaire-des-espaces  

When to use this plugin ?

Do your team members work in their own corner? You would like to promote more visibility and exchanges, but not at the expense of everyone's productivity ? You have identified a theme that generates many useful exchanges but these exchanges seem disordered and repetitive to you?

Whether for a project team or a  community of practice, create as many dedicated collaborative spaces as necessary to bring together the right people around the right collaboration tools that the space facilitator can choose, so that exchanges are effective, engaging and capitalized
 

Les membres de votre équipe travaillent chacun dans leur coin? Vous voudriez promouvoir davantage de visibilité et d'échanges, mais que ce ne soit pas au détriment de la productivité de chacun? Vous avez identifié une thématique qui génère de nombreux échanges utiles mais ces échanges vous semblent désordonnés et répétitifs?

Que ce soit pour une équipe projet ou pour une  communauté de pratique, créez autant d'espaces collaboratifs dédiés que nécessaires pour rassembler les bonnes personnes autour des outils de collaboration adaptés que l'animateur de l'espace pourra choisir, afin que les échanges soient efficaces, engageants et capitalisés.

New features

Migrate to the 7.3 version of the plugin to benefit from its latest enhancements :

  • Improvements in the space directory (hub):
    • Access all spaces, whether there are collaborative or editorial
    • Easily search for public, private or secret spaces using the access policy filter
    • Find the description of spaces on the back of the cards
    • Add spaces to your favorites directly from the hub
  • At the creation request of a  collaborative space, you can now :
    • Customize the business rules for creating a collaborative
    • Specify the animators of the space
  • For the management of members
    • Improvement in handling registration requests by several animators
    • Possibility to add members directly from the dashboard of the space
    • Possibility to specify the language and country for guest users

What does this module offer?

The Collaborative Spaces module allows you to open, manage and work in collaborative spaces. A collaborative space is a portal of services dedicated to a group of members. The home page of the collaborative space is a customizabledashboard.

Le module Espaces Collaboratifs vous permet d'ouvrir, de gérer et de travailler dans des espaces collaboratifs. Un espace collaboratif est un portail de services dédiés à un ensemble de membres. La page d'accueil de l'espace collaboratif est un tableau de bord personnalisable.

Below are the key features :

Collaborative space creation

  • 3 levels of access policy : public, private or secret
  • Spaces within spaces (subspace)
  • Collaborative space templates for identified use cases (space typology)
  • Fast creation based on template models
  • Optional validation workflow upon space creation request

Members and rights management

  • Collaborative spaces can have many animators
  • 3 levels of members policy : free registration, by validation or fully managed by animators
  • Optional custom roles and groups
  • Dedicated branch of categories for each space

Collaborative space usages

  • Usage reporting with statistics, 
  • The space hub to access all spaces 
  • Users can mark spaces as favorites for faster access

Settings and customization

  • Look & Feel customization (banner, colors, etc.)
  • Custom image and thumbnail to display in the space hub
  • Personnalized number of columns on the space dashboard
  • Animators can choose services and applications that ar made available in each collaborative space

Broad choice of services and applications

Services and applications that animators can enable for a given collaborative space may require optional plugin to be installed. 

Services are displayed on the dashboard:

  • Activiy wall
  • Collaborative space description
  • List of subspaces
  • Members directory
  • Space's shared agenda
  • Last content and publications
  • Last conversations

Applications are displayed with a tab :

What our customers like about it

The ease of creation

A collaborative space can be created in a few clicks from a template model. Collaborative space templates are defined by the administrator and are made available to users. The templates reflect the collaborative practices within the organization.

This simplicity of creation reinforces the dynamics enabled by the creation of collaborative spaces: the collaboration support is fluid and simple to implement.
 
Depending on your collaborative space management policy, users may create directly or request the creation of collaborative spaces. This encourages users to take collaboration initiative.

Keeping members and rights management simple

With Jalios' collaborative spaces, you have full control over the management of members, services and rights. They therefore fully reflect your organization and that of your teams. They also remove the constraints of a hierarchy that would be imposed by a company directory.
 
As a consequence, collaborative spaces make it possible to break down silos in the organization and develop truly transversal  synergies. The rights and roles of members are defined for each workspace: a person can be an animator in one workspace and a simple participant in another.
 
The choice of services and applications is flexible and is made for each workspace based on the collaborative practices and digital maturity of its participants.

The user experience of a intuitive integration

The collaborative spaces are perfectly integrated into the Jalios intranet. They are accessible through the space hub, but also through the favorite spaces that each user can define. The advanced search can be filtered by collaborative space.

The collaborative tools (services and applications) made available in the collaborative space are also accessible via transversal and user-centered views:

  • My calendar displays all events for which the user takes part in
  • My tasks aggregates all tasks of the different projects, independently of their collaborative spaces
  • The organization's JMag displays all shared links 
  • etc.

Screenshots

1. The hub gives a way to explore collaborative spaces
2. Collaborative spaces for projects support team work organization and efficency
3. Collaborative spaces for communities support sharing and engagement
4. Animators decide which services and apps are made available to the collaobrative space participants
5. Task and project management within a collaborative space
6. Collaborative social bookmarks within the context of a collaborative space
7. Learning and learnign paths within the context of a collaborative space

Installation

Présentation des fonctionnalités

En supplément des services fonctionnels (calendrier, wiki, explorateur de Documents), d'autres services sont réservés aux administrateurs d'espace :

  • gestion des membres : ajouter des membres, envoyer des invitations, et valider les demandes d'inscriptions
  • gestion des services : ajouter et supprimer des services
  • analyse des usages : voir l'utilisation et les statistiques de l'Espace Collaboratif
  • paramétrage: modifier le comportement et l'affichage de l'Espace Collaboratif

Un Espace Collaboratif dispose d'un tableau de bord qui est composé d'un ensemble de services. Il peut également proposer une colonne latérale, qui sera dans ce cas toujours affichée.

Les services sont des portlets avec l'aptitude Application ou Tableau de bord.

Un service Tableau de bord peut être positionné dans la vue Tableau de bord, ou dans la colonne latérale. Un service Application dispose d'un onglet dédié, et est affiché en vue détaillé lorsqu'il est sélectionné.

Un Espace Collaboratif :

  • dispose d'une politique d'accès (soit publicprivé ou secret)
  • dispose d'une politique d'inscription
  • peut avoir des sous Espaces Collaboratifs
  • peut être catégorisé sous une Typologie

Le module Espace Collaboratif introduit le compte invité, un compte utilisateur avec des droits restreints.

 

Installation

  • Suivre les instructions du gestionnaire de modules
  • Redémarrer le site
    • Au premier démarrage, le module va initialiser certaines données, dont un modèle par défaut
  • Aller dans l'espace d'administration, puis cliquer sur le lien Ouvrir un nouvel espace collaboratif afin de créer votre premier Espace Collaboratif

 

Détail des fonctionnalités

Modèle

Un Espace Collaboratif est créé à partir d'un modèle. Un modèle pré définit un ensemble de services, et un paramétrage par défaut.

Une fois installé, le module fournit un modèle par défaut. Des modèles supplémentaires peuvent être facilement créés.

Un modèle est un Espace Collaboratif dont l'Espace de travail est déclaré comme modèle.

Les modèles sont également l'entrepôt des services communs. Un administrateur d'espace choisit les services à activer parmi ceux des modèles, ou ceux de l'espace.

 

Politiques d'accès et d'inscription

3 politiques d'accès sont disponibles :

  1. Public
  2. Privé
  3. Secret

Seuls les membres qui appartiennent à un espace privé ou secret peuvent en lire les contenus.

Les espaces privés sont visibles par tous les membres. En revanche, un membre qui n'appartient pas à un espace secret n'aura même pas connaissance de l'existence de cet espace.

 

La politique d'inscription est asservie sur la politique d'accès.

  Public Privé Secret
Inscriptions libres x x  
Demandes d'inscriptions validées par les animateurs x x  
Inscriptions gérées par les animateurs x x x

 

De plus, depuis la version 5.2 (CSP-62), il est possible de restreindre les choix possibles de ces politiques d'accès et d'inscription.

Par défaut, tous les choix décrits ci dessus sont disponibles :

csp-5.2 - CSP-62 - default behavior
Création d'espace : politiques par défaut

 

Mais, il est possible de limiter (par exemple) à deux politiques d'accès et une politique d'inscription unique :

csp-5.2 - CSP-62 - 2 access onlyCréation d'espace : politiques restreintes

 

Il est également envisageable de n'autoriser que les espaces publics, avec la politique d'inscription libre. La modale de création ne proposant alors plus ces deux options.

csp-5.2 - CSP-62 - no available choice

Création d'espace : politiques pré définies

 

 

Portlet Mes Espaces Collaboratifs

La portlet Mes Espaces Collaboratifs liste tous les Espaces Collaboratifs du membre, ainsi que les autres espaces publics & privés auxquels le membre n'appartient pas. Elle fournit également un formulaire pour ouvrir un nouvel Espace Collaboratif, ou faire une demande d'ouverture.

csp5-myCollaborativeSpacePortlet-mySpaces

Portlet Mes Espaces Collaboratifs - Mes Espaces

 

La portlet Mes Espaces Collaboratifs fournit également un gabarit sous espaces. Ce gabarit affiche les sous espaces de l'Espace Collaboratifs courant. Il ne fonctionne que lorsqu'il est visualisé depuis le Front Office d'un Espace Collaboratif.

csp5-myCollaborativeSpacePortlet-subSpaces

Portlet Mes Espaces Collaboratifs - Sous Espaces

 

Typologie

Un Espace Collaboratif peut être catégorisé par le biais d'une typologie. Cette typologie est définie par une branche dédiée de Catégories. Si les typologies sont définies, la portlet Mes Espaces Collaboratifs fournit un filtre par typologie. Dans ce cas, les Espaces Collaboratifs modèles doivent également être catégorisés sous cette branche de typologies. Il doit y avoir au moins un modèle associé à la racine des typologies.

Pour activer les typologies, vous devez créer une branche de catégories dédiées, et la déclarer dans la propriété du module Racine de la typologie des EC.

 

Création

Un nouvel Espace Collaboratif peut être créé depuis:

  • le menu Ajouter de la topbar
  • la portlet Mes Espaces Collaboratifs
  • l'interface d'administration en Back Office
  • le hub des communautés

Si le membre a les droits de création d'Espace Collaboratif, l'Espace est immédiatement créé.

Sinon, la demande doit être validée au travers d'un Workflow. Une fois la demande validée, l'Espace est créé, et les administrateurs et les membres peuvent être notifiés par e-mail.

Note: L'ACL Collaborative Space - Creation est fournit afin de permettre aux membres non administrateurs d'ouvrir de nouveaux Espaces.

 

L'annuaire des espaces / Hub des communautés

jplatform10-csphub-06

Le hub des communauté est une application qui liste les espaces co de la plateforme. Il est disponible à partir de la version 7.0 .

Il est possible d'y afficher :

  1. les espaces du membre,
  2. tous les espaces visibles,
  3. les espaces favoris du membre, 
  4. et enfin les suggestions d'espaces

Les espaces, affichés sous forme de Card, sont également filtrables par texte et typologies.

L'image utilisée dans la card pour représenter l'espace est, par ordre de préférence :

  • l'image du champ "portlet image" de l'espace co
  • l'image d'une typologie, en remontant jusqu'à la racine des typologies
  • l'image du champ "header" de l'espace co
  • puis, par défaut, le visuel par défaut (Propriété jcmsplugin.collaborativespace.default-card-image)

 

Espace favori

La notion d'espace de travail favori a été introduite avec JPlatform 10. Un espace collaboratif peut être mis en favori par l'utilisateur.

jplatform10-favoritews-01

Ajout d'un espace collaboratif à ses favoris

 

L'utilisateur retrouve en priorité ses favoris dans :

  • la recherche rapide de la topbar
  • les derniers espaces visités dans la sidebar
  • l'annuaire des espaces

Le menu de navigation de la topbar, s'il est renseigné, liste également les espaces favoris de l'utilisateur :

jplatform10-favoritews-03

Le menu Mes Espaces de la topbar liste les favoris

 

Comptes invités

C'est un compte utilisateur qui n'a accès qu'aux Espaces Collaboratifs dans lesquels il a été invité.

Il appartient au Groupe des invités.

Les comptes invités n'ont de sens que dans un site privé. Si le site est public, la limitation des droits est levée, et le compte redevient un compte normal. (Depuis les versions 4.4 et 5.2 du module)

 

Cette fonctionnalité permet d'inviter des personnes externes à l'entreprise, uniquement dans un ou des Espaces Collaboratifs. Ce membre peut être un simple lecteur, ou un rédacteur avec plus de droits.

Les restrictions suivantes s'appliquent à un invité :

  • il ne peut pas appartenir à un Espace de Travail non Collaboratif
  • il ne peut pas créer de Contact
  • il ne doit être utilisé que dans le cas d'un site privé
  • il ne peut pas être administrateur d'espace (à partir de la version 6.5 et CSP-414)
  • Confidentialité : 
    • il ne voit que les Publications de ses Espaces
    • il ne voit que les membres avec qui il partage au moins un Espace
    • il ne peut pas voir les membres Contacts
    • voir aussi § Policy Filter spécialisé
Comment activer cette fonctionnalité ?
  1. activer la fonctionnalité dans les propriétés du module
  2. créer un Groupe dédié (par exemple nommé "Invités")
  3. déclarer ce Groupe dans la propriété Groupe des comptes invités

 

Droits requis pour initialiser un invité

Pour initialiser un compte invité, il faut la somme des droits suivants : 

  1. droits de gérer les membres d'un espace collaboratif
  2. avoir l'ACL de Gestion des invités

Ces droits peuvent être portés par un seul membre (une étape), ou par un demandeur et un valideur (deux étapes avec validation).

Vous pouvez donc permettre à un membre de demander l'intialisation de comptes invités, demandes qui seront validées par un autre membre.

 

Action souhaitée Droits requis
Nombre d'étapes requises   Gérer les membres de l'espace Gérer les invités
2 Demander l'initialisation d'un invité (*) x  
Valider une demande x x
1 Initialiser un invité (*) x x

 Le droit de Gérer les membres de l'espace peut être donné par les droits suivants : 

  • être animateur (administrateur) de l'espace collaboratif,
  • et :
    • soit avoir l'ACL d'espace d'Édition des membres dans l'espace collaboratif
    • soit, avoir l'ACL globale de gestion des membres
    • soit, être administrateur central

(*) Initialiser un invité correspond à la création d'un nouveau compte, ou la transformation d'un contact existant en invité.

 

Rôles et workflow

L'initialisation d'un invité nécessite la mise en place de formulaires.

Deux types de formulaires permettent l'initialisation d'un invité :

  1. formulaire de création d'un compte invité (un nouveau Membre est créé)
  2. formulaire de transformation d'un contact existant (un contact existant est transformé en compte utilisateur)

Le workflow "Compte invité - Workflow de demande d'ouverture" doit être paramétré sur ces types de formulaires dans l'espace de stockage des soumissions.

Cet espace est paramétrable dans les propriétés du module. Par défaut, c'est l'Espace de Travail par défaut qui sera utilisé.

 

Voici un guide permettant le paramétrage d'un profil valideur de demande d'ouverture de compte invité :

Step 1 / 11

Soit “Valideur de demande d'invité” (raccourci “VAL”) le membre valideur à paramétrer.

Soit “Espace avec demandes d'invités” l’espace co.

 

Pré requis

les invités sont activés + le groupe est défini.

L’ACL de gestion des invités est définie.

Le groupe de gestion des invités est défini. Il porte l’ACL précédente.

 

 

Policy Filter spécialisé

RightPolicyFilter des comptes invités : tous les types de Publications sont contrôlés par un RPF spécifique pour les invités. Une Publication ne peut être lue par un invité que si ce dernier appartient à l'Espace de la Publication.

Vous pouvez modifier comment ce filtre fonctionne :

Si vous souhaitez qu'un type de Publication particulier ne soit pas contrôlé, vous devez déclarer une nouvelle propriété de module selon la syntaxe :

jcmsplugin.collaborativespace.guestaccounts-rpf.ignore-publication-type.{ClassShortName}: {ClassFullQualifiedName}

ACL & délégation de droits

Le module Espaces Collaboratifs permet de déléguer les droits d'administration fonctionnelle à d'autres membres, grâce aux ACL.

Gestion des membres

Les ACLs Membres globale et d'Espace permettent de gérer les membres de votre Espace Collaboratif. Vous pouvez également donner l'ACL Groupes afin de donner le droit de gérer les Groupes de votre Espace Collaboratif.

Gestion des services

L'ACL d'Espace Espace Collaboratif - Services donne le droit de gérer les services de l'Espace.

Accès aux statistiques

Les ACLs Analyse des usages globale et d'Espace permettent de consulter l'usage et les statistiques de l'Espace.

Gestion du paramétrage

L'ACL d'Espace Espace Collaboratif - Paramétrage donne le droit de gérer les autres paramétrages de l'Espace.

 

Comment configurer votre modèle ?

Si vous devez déléguer ces droits d'administration, il peut être utile de préparer les groupes supportant ces ACLs directement dans le modèle. Pour ceci :

  1. en tant qu'administrateur, créer une nouvelle ACL d'Espace, nommée "EC - gestion des services", avec le droit "Espace Collaboratif - Services"
  2. créer un groupe nommé "Gestion des services de l'EC" ou "$NAME$ - Gestion des services de l'EC", et l'associe au modèle. ($NAME$ sera remplacé par le titre l'Espace créé)
  3. lorsque que vous créerez un nouvel Espace Collaboratif depuis ce modèle, un groupe supplémentaire "Mon Espace - Gestion des Services de l'EC" devrait être créé
  4. répétez ces étapes si vous devez déléguer d'autres droits

 

Analyse des usages (Analytics)

Le module Espaces Collaboratifs fournit des nouvelles métriques pour l'analyse des usages.

Typologie

Cette métrique indique la répartition des espaces collaboratifs selon leur typologie (Espace projet, départementaux, communautés, ...). Il s'agit de moyennes sur la période analysée.

La typologie est une branche de catégorie dédiée dans laquelle les espaces collaboratifs sont classés.

Politique d'accès

Les espaces collaboratifs peuvent être déclarés comme public (contenus visibles de tous), privés (connu de tous mais contenus réservés aux inscrits) ou secret (connu uniquement des inscrits).

Cette métrique indique la répartition des espaces collaboratifs selon leur politique d'accès (public, privé, secret). Il s'agit de moyennes sur la période analysée.

Membres

Cette métrique établie le palmarès des espaces collaboratifs en fonction du nombre d'inscrit. Le nombre d'inscrit est la moyenne du nombre de membre de l'espace sur la période analysée.

Taux de contribution

Cette métrique établie le palmarès des espaces collaboratif en fonction du nombre de contribution. Une contribution correspond à une écriture (création, mise à jour ou suppression) sur une publication de l'espace collaboratif.

 

Personnalisation & limites

La personnalisation du style des espaces collaboratifs doit être très limitée.

Il existe une limite connue sur l'utilisation d'une Portlet héritant de AbstractCollection en tant que "fils" d'une Portlet Espace Collaboratif. En effet, le drag&drop d'un service de l'espace provoque alors un effet de bord sur le paramétrage (des fils et références) de l'autre portlet collection.
Aussi, vous ne devez pas utiliser de Portlet AbstractCollection comme fils d'une Portlet Espaces Collaboratifs.


FAQ

1.
2.
3.
4. How to migrate to version 6.3 ?

Process :

  • read CSP-353
  • download the .sql file for your DataBase (MySQL, Oracle, or Derby)
  • follow description in FIX field in CSP-353 issue
    • dont forget to note and restore the setup of 2 guest form types in the requests storage workspace

This process will alter existing tables for guest accounts, in order to prevent database index naming conflicts.

Information

Version
  • 7.4
Stability
  • Stable
Compatibility
  • JPlatform 10 SP3
Certified by Jalios
  • Yes
Price
  • Paid Plugin
Support
  • Jalios Support
Author
  • Jalios SA
License
  • Jalios
Size
  • 2.08 MB
Updated
  • 9/2/20
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