Gestion des mails sortants et entrants

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  • Date de modification : 18/12/18

1. Gestion des emails sortants

L'application Jalios peut envoyer des mails aux utilisateurs:

  • soit suite à une action d'un Membre de l'application (recommandation, notification de publication, action de workflow, ...)
  • soit pour des newsletters
  • soit pour des alertes d'administration technique (quotas, synchronisation, ...)
  • soit pour des besoins spécifique du client suite à la mise en place de développement spécifique
  • ...

Pour la configuration des mails sortants dans l'application Jalios, vous devez vous rendre dans l'interface d'administration Espace d'administration > Exploitation > Propriétés > Éditeur de propriétés > Email > E-mail Sortant

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Explication des propriétés :

E-mail Sortant:

  • Activé : détermine si le mail sortant est activé ;
  • Serveur SMTP : L'adresse de votre serveur SMTP
  • Port SMTP : Numéro de port du serveur SMTP (25 par défaut)
  • Login SMTP : Certains serveurs SMTP nécessitent une identification pour émettre des e-mails.
  • Mot de passe SMTP : Certains serveurs SMTP nécessitent une identification pour émettre des e-mails.
  • E-mail par défaut : E-mail utilisé lors de l'envoie des mails par la plateforme. (ie: no-reply@mon.domaine.com)
  • Envoyer avec l'e-mail du site : Comportement à adopter pour l'envoi des mails liés à une action d'un Membre spécifique (recommandation, notification de publication, action de workflow, ...) :
    • Si Oui est sélectionné (choix recommandé pour une meilleure compatibilité avec les serveurs de messagerie), les mails seront envoyés avec l'adresse e-mail par défaut du site (ou l'e-mail de l'administrateur par défaut), le Membre à l'origine de l'action sera utilisé dans le champ Reply-To du message.
    • Si Non est sélectionné (comportement antérieur de JCMS), les mails seront envoyés avec l'adresse e-mail du Membre à l'origine de l'action.

2. Gestion des emails entrants

L'application Jalios peut utiliser la réception de mails pour :

  • Archiver des mails
  • Déclencher des actions prédéfinies dans l'application Jalios (p.ex. réponse à une discussion de forum, changement de son statut ESN, Réponse à un événement de calendrier...).

La configuration du mail entrant nécessite de disposer d’une ou de plusieurs boîtes mails dédiées à l'application en fonction de la configuration choisie. Il est possible d'avoir :

  • une boite mail pour l'ensemble de l'application Jalios
  • une boite mail par espace éditorial
  • Une boite mail par espace collaboratif

Il est également possible d'avoir par exemple une boite mail pour l'ensemble de l'application Jalios et une boite mail pour certains espaces éditoriaux et/ou pour certains espaces collaboratifs.

Pour chacune des boites mails, il sera nécessaire de mettre en place un nouveau domaine ou un nouveau sous-domaine. Il est souvent plus simple de mettre en place un sous domaine, cela dépend de votre l'organisation et/ou de votre architecture.

Pour chaque boite mail, il faut configurer une redirection de tous les mails arrivant sur le sous domaine spécifique @mon.sous.domaine.com vers la boite mail dédié mon.application.jalios@mon.sous.domaine.com. Cette redirection est nécessaire pour supporter les adresses mails dynamiques communiquées via l'application Jalios aux utilisateurs de la plateforme.

La gestion des mails entrants au sein de l'application Jalios, est compatible avec les protocoles POP3 et IMAP.

Exemple de mails dynamiques communiquées via l'application Jalios aux utilisateurs de la plateforme:

  • dbforum+AkeF4516@mon.sous.domaine.com
  • archive+124df6s5@mon.sous.domaine.com
  • espace_collaboratif+fdffdf@mon.sous.domaine.com

Il sera nécessaire de mettre en place des configurations différentes et dédiées à chaque environnements.

L'application Jalios analyse les différents attributs du mail:

  • pour déterminer le membre émetteur du mail.
  • pour déterminer la tâche à effectuer.

La configuration du mail entrant ce réalise en deux étapes:

  1. La configuration de l'application Jalios pour la lecture des mails depuis la boite spécifique mise en place (par exemple mon.application.jalios@mon.sous.domaine.com).
  2. La mise en place par l’équipe technique du client de la redirection des mails d'un domaine ou d'un sous-domaine (par exemple *@mon.sous.domaine.com) dans la boite mail lue par l'application Jalios.

Pour la configuration des mails entrants dans l'application Jalios, vous devez vous rendre dans l'interface d'administration Espace d'administration > Exploitation > Propriétés > Éditeur de propriétés > Email > E-mail Entrant

email-entrant

Explication des propriétés :

E-mail entrant:

  • Activé : détermine si le mail entrant est activé ;
  • Libellé en préfixe : n'est pas utilisé;
  • Suffixe d’adresse : suffixe utilisé pour la génération des adresses mails ;

Archivage par défaut:

  • RegExp des archives: Expression régulière des adresses e-mail archivées. (Plusieurs expressions peuvent être ajoutées dans les propriétés via le format : mail.incoming.rule.*: regexp)
  • Droits d'archivage: Les mails entrant correspondant à l'expression régulière des archives sont vérifiés afin de valider que l'émetteur est un Membre et/ou qu'il a une clé d'authentification.

Compte par défaut

  • Compte e-mail : nom du compte de messagerie ;
  • Activé : détermine si le compte est actif ;
  • Serveur : adresse du serveur de messagerie ;
  • Protocole : protocole de consultation des mails POP3 ou IMAP ;
  • Identifiant : identifiant (login) du compte de messagerie ;
  • Mot de passe : mot de passe du compte mail ;
  • Boîte mail : le protocole POP3 utilise INBOX par défaut. Les comptes IMAP peuvent spécifier des sous-dossiers.
  • Planification : détermine la fréquence de consultation du compte de messagerie. Peut-être spécifié soit par une période en minute soit par un ordonnancement au format CRON ;
  • Auteur : auteur des mails stockés dans JCMS
  • Espace de travail : espace de travail d’accueil des mails stockés dans JCMS;
  • Suppression des mails : détermine si les mails sont retirés du serveur de mail après avoir été lus.