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Exporter et Importer un contenu Savoir ou Formation

Depuis la version 4.0. de JLearn (sur plateforme 10 SP6) il est possible d'exporter un savoir ou une formation d'un Espace/d'une communauté d'une plateforme source pour ensuite l'importer dans un autre espace/une autre communauté d'une autre plateforme. Ceci est très utile si vous avez plusieurs plateformes ou si vous avez décidé de partager vos contenus avec d'autres organismes, collectivités ou entreprises qui utilisent JLearn/1day1learn.

Ce guide vous présente les pré-requis, fonctionnalités, limites et les données qui pourront être exportées et ensuite réimportées.

1. Prérequis

  1. Votre administrateur doit avoir autorisé les imports et/ou exports suivant le cas.
    Dans Propriétés, accéder à Service Web :
    mceclip0 - 2023-01-26 10h16m24s

    En dessous la section API, les fonctions d'Import et d'Export devront être à Activées si vous voulez être capable d'Exporter et d'Importer :
    mceclip2 - 2023-01-26 10h21m39s

  2. L'utilisateur ou le groupe d'utilisateur qui est autorisé à Exporter et/ou Importer doit avoir une autorisation particulière que l'on appelle une ACL.
    Cette ACL est proposée dans la liste des groupes auxquels on peut rajouter un membre donné.
    mceclip3 - 2023-01-26 10h27m51s
  3. Les Types des contenus exportés doivent être à la valeur Utiliser dans l'espace d'Import (média,documents, guide, etc etc.)

  4. Si votre export contient un lien vers un type de contenu spécifqueJPlatform tel qu'un article JNews, un projet JTask, etc il est obligatoire que le module correspondant soit activé dans la plateforme de destination et que le type de contenu correspondant soit aussi à Utilise

 

2. Fonctionnement

2.1 Principe général

  • Si la Description de votre savoir/formation référence un document, un média, une autre formation ou un autre contenu JPlatform, ce sera pris en compte lors de l'export.
  • Si vous avez utilisé l'onglet Compléments d'un Savoir/Formation pour référencer un document (support de cours par exemple), un média, une autre formation/savoir ou un autre contenu JPlatform, ce sera pris en compte lors de l'export. 
  • Si le Savoir est un guide, l'export prendra en compte tous les contenus vers lequel pointe les étapes : videos, images, pdf, mp3, URLs, images animées Genial.ly, contenus JPlatform tels que Wiki, article JNews, etc.
  • Si un média ou contenu est référencé dans un champs de texte quel qu'il soit (par exemple dans un Guide dans le champs des instructions), il sera aussi exporté.

2.2 Pour exporter

  • Localier le contenu et cliquer sur les 3 points à droite

mceclip4 - 2023-01-26 10h39m18s

Et sur l'option Exporter

mceclip5 - 2023-01-26 10h39m49s

  • Après un léger temps de latence qui dépend de la taille globale de votre export, une fenêtre va apparaitre qui vous présentera les documents et média qui pourront être exportés. Si vous êtes observateur, vous verrez un nouvel onglet apparaîre dans votre navigateur puis disparaitre.
  • Vous aurez la possibilité de choisir les contenus que vous ne désirez pas exporter. C'est important si votre Savoir/formation pointe vers d'autres média et contenus que vous ne souhaitez pas exporter comme expliqué ci-dessus.

mceclip0 - 2023-01-30 15h46m19s

  • Après confirmation de votre export, un fichier zip sera constituée que vous pourrez nommer et stocker ou vous le souhaiterez.
  • Vous pourrez tester ce qui a été exporté en allant dans un espace de test et l'importer suivant la procédure ci-dessous

2.3 Pour Importer

Si vous avez l'ACL correspondante (voir pré-requis), l'option
Import est proposée sur la page Catalogue en bas à gauche.
mceclip6 - 2023-01-26 12h33m41s
Vous serez invité à choisir le fichier et l'interface vous proposera ensuite de choisir des thématiques de rattachement de l'espace d'import pour y référencer le savoir ou la formation mceclip0 - 2023-01-26 15h47m07s

 

3. Limites

  • Pas d'Export des sessions, qu'elle soient sur des formations ou des savoirs
  • Dans cette  première version de cette fonctionnalité, il n'est pas encore possible d'exporter un parcours. Vous devrez donc recréer votre parcours sur la plateforme cible une fois les éléments importés et avec d'autres contenus si nécessaire.
  • Si le Savoir ou Formation comprend un questionnaire Quiz ou une Enquête, l'export ne contiendra que leur définition et comportement mais pas les questions. Ceci sera amélioré dans le futur.
    En attendant il vous faut exporter le questionnaire, puis recréer un questionnaire par import et le remplacer là où il est utilisé.

Pour récupérer le questionnaire :

  • Modifiez le Quiz depuis le savoir ou depuis le back-office pour accéder au back-office.
  • Ceci générera un fichier en .jason qui devra être transmis avec le fichier export. 

mceclip0 - 2023-01-26 14h20m48s

Pour recréer le questionnaire dans l'espace d'export

mceclip0 - 2023-01-26 15h18m33s

Il vous restera a repointer vers ce nouveau questionnaire. Ici dans le savoir par exemple

mceclip1 - 2023-01-26 15h23m38s

4. Bon à savoir

  • On peut importer plusieurs fois le même savoir, cela le crée une nouvelle fois avec des identifiants différents pour chacun des médias contenus.

  • Si votre export contient un lien vers un contenu JPlatform tel qu'un article JNews, un projet JTask, etc il est obligatoire que le module correspondant soit activé dans la plateforme de destination et que le type de contenu correspondant soit aussi à Utiliser, sinon vous aurez une erreur comme ici avec un contenu JNews dans un guide importé alors que le type n'est pas activé

mceclip1 - 2023-02-08 12h18m43s

  • Si votre espace de destination contient un workflow de publication (brouillon, etc) sur les savoirs, le workflow de destination sera respecté lors de l'import afin d'éviter toute publication directe.

mceclip2 - 2023-01-26 15h35m14s

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