Description du module

Le module Gestion de tâches permet de gérer des listes de tâches, de les planifier et de les assigner. Ces tâches peuvent être associées à une publication de votre plateforme.

Ce module ne peut fonctionner qu'en association avec le bureau virtuel. En effet, les tâches sont associées à des listes qui se constituent uniquement via l'ajout de portlets tâche dans votre bureau virtuel.

Il est aussi possible lorsque le module "espaces collaboratifs" est présent de créer une portlet au sein d'un espace collaboratif pour gérer une liste de tâches commune aux membres de l'espace.

Vous pouvez ajouter autant d'instances de la portlet tâche dans votre bureau, chacune représentera une nouvelle liste.

Vous pouvez planifier une tâche (spécifier une date d'échéance) et choisir de recevoir une alerte de rappel le jour de la date d'échéance, dans ce cas le rappel sera répété chaque jour jusqu'à la réalisation effective de la tâche ou sa re-planification ultérieure.

Vous pouvez créer une tâche directement depuis une publication ou un contact ESN.

Vous pouvez aussi désigner un responsable sur vos tâches, celui-ci pourra ainsi la retrouver dans la portlet "mes tâches assignées", il reçoit une alerte pour l'informer de son assignation.

Enfin ce module s'intègre dans le module smartphone pour une expérience utilisateur améliorée en mobilité.

Gestion classique de tâches

En dehors des cas particuliers de tâches planifiées ordonnées par date ou des tâches assignées, la portlet tâches vous permet de saisir une liste de tâches pouvant être réorganisées à volonté et priorisées.

La priorité d'une tâche se retrouve visuellement dans la liste par la couleur

Vous pouvez aussi indenter vos tâches pour constituer des sous-tâches

Attention : Comme indiqué précédemment chaque portlet tâche représente une liste de tâches. Si vous supprimez la portlet, vous supprimez la liste avec toutes les tâches qu'elle contient.

Les tâches planifiées

Voici par exemple des rappels que vous pouvez vous ajouter :

• Relire ce document le 5 juin
• Lire d'ici 1 mois cet excellent article
• Envoyer la réponse pour ce projet le 7 juin
• Rappeler M. Jean Dupont le 10 juin pour le relancer sur leur projet de RSE
• Me rappeler le 12 juin que le 14 je suis en déplacement et vérifier que j'ai bien ma résa TGV
• ...

Les tâches planifiées sont simplement des tâches comme les autres auxquelles vous ajoutez une date d'échéance. La portlet tâche peut être configurée pour afficher uniquement les tâches planifiées ordonnées par cette date.

Tutoriel d'utilisation

Pour activer la fonctionnalité, l'administrateur doit commencer par créer une portlet Tâche avec le tri par date d'échéance et l'aptitude Service du bureau virtuel. Appelons-la « Tâches planifiées ».

En tant qu'utilisateur, ajoutez ce service « Tâches planifiées » dans votre bureau virtuel. Le titre de la portlet sert de nom pour la liste de tâches qu'elle contiendra, vous pouvez le modifier si vous le souhaitez (configuration de la portlet dans votre bureau virtuel), c'est primordial si vous ajoutez une seconde portlet de ce type afin de permettre de les distinguer.

Pour ajouter un rappel sur un contenu (document, fiche projet, page wiki, page web, événement de calendrier, ...), allez sur la page de ce contenu et cliquez sur l'icône d'ajout de tâche.

Prenons l'exemple d'une fiche contact : Pour ajouter un rappel dessus, allez sur la page du contact et cliquez sur « Ajouter une tâche sur XXX... »

Renseignez le formulaire : date d'échéance et description de la tâche. Par défaut la tâche sera placée dans votre portlet « Tâches planifiées » mais vous pouvez choisir une autre liste de tâches.

La page se rafraichit et l'icône change pour vous indiquer qu'il y a une note. Cliquez sur le lien d'édition de la tâche pour en consulter le détail.

Allez sur votre bureau personnalisé, la tâche apparait dans votre portlet « Tâches planifiées ».

Le jour de la date d'échéance, à 8h00, un mail de rappel vous sera envoyé.

Configuration

La portlet Gestion de tâches propose 2 modes de tri (dans le même gabarit) :

• Tri sur l'ordre : c'est le comportement d'origine, l'utilisateur réordonne et indente lui-même les tâches
• Tri sur la date d'échéance : les tâches sont listées par leur date d'échéance. Elles ne peuvent pas être réordonnées ni indentées par l'utilisateur

Lorsqu'un membre ajoute une tâche sur une donnée, la liste de tâches proposée par défaut est la première liste de tâches trouvée utilisant le mode de tri par date d'échéance. Si le membre n'a pas ce type de portlet, ça sera l'une de ses autres listes de tâches. S'il n'en a pas, il ne pourra pas enregistrer de tâche sur une donnée.
L'envoi des mails de rappel se déclenche tous les jours à 8h00 (heure paramétrable dans le fichier plugin.xml du module).

Les tâches assignées

Le principe de la tâche assignée est qu'elle reste votre tâche mais elle est assignée à un responsable.
Dans le cas où cette tâche est planifiée, l'alerte à échéance vous sera transmise, vous pourrez ainsi valider si elle a été effectuée ou relancer le responsable.
Du point de vue du responsable, il reçoit une alerte lorsque vous lui assignez la tâche et il peut la retrouver dans la portlet "mes tâches assignées".
Dans cette portlet le responsable peut indiquer qu'il l'a réalisée, dans ce cas elle apparait barrée.
Dans votre liste de tâche, vous pouvez vérifier que la tâche barrée a bien été réalisée comme vous le souhaitiez et ainsi décider de la supprimer.

Fonctionnement de la portlet tâches assignées

La portlet Tâche assignées liste toutes les tâches qui sont affectées à l'utilisateur qui la consulte.

• Si elle est placée dans un espace collaboratif, seules les tâches qui lui ont été assignées dans cet espace seront listées.
• Placée dans le bureau personnalisé, elle liste toutes les tâches assignées à l'utilisateur.

L'utilisateur ne peut ni modifier ni supprimer une tâche qui lui a été affectée. Il peut seulement la fermer ou la ré-ouvrir.

Deux affichages sont possibles : par date d'échéance ou par priorité.

Vous savez désormais tout du module gestion de tâches, il ne vous reste plus qu'à l'installer !