Objectifs

Les réunions rencontrent trop fréquemment les écueils suivants :

• Des ordres du jour non respectés voire inexistants,
• Des réunions pour lesquelles aucun objectif n’est défini,
• Des manques de préparation de l’animateur et/ou des participants,
• Des temps de paroles pas respectés ou déséquilibrés,
• Des règlements de compte inter-services où la règle du jeu consiste non pas à construire ensemble mais à démolir les autres…

Pour autant, les réunions restent un moyen efficient de parvenir à diffuser un message ou encore pour trouver des réponses à des problématiques. Il convient donc d’éviter ces écueils pour parvenir à tenir des réunions constructives qui permettent de soutenir le progrès en s’appuyant sur la richesse humaine, sur le partage de la connaissance.

Cet usage vous présente les outils et les règles à mettre en place pour en finir avec des réunions trop nombreuses, parfois inutiles et trop peu efficaces.

Quelles fonctionnalités ?

	Module Calendrier : pour la planification et le rappel
	Module Wiki : pour les notes et CR
	Module JTask : pour la gestion des actions / tâches
	Module Webchat (optionnel) : pour la participation d'externes
	Module Skype (optionnel) : pour la participation (audio/vidéo) d'externes

Comment faire ?

Introduction à la conduite de réunion

Définissez votre objectif

La réunion est un outil de communication indispensable au rapprochement des acteurs en présence. L'efficacité d'une réunion dépend de la pertinence avec laquelle les points à traiter ont été préparés et de la qualité des réponses obtenues.

Toute réunion doit avoir un objectif, on peut citer :

• Connaître les faits ;
• Rechercher des explications ;
• Recueillir des suggestions ;
• Apporter des solutions ;
• Emporter les consentements

... Et ne le perdez jamais de vue

Que votre stratégie doit arriver à une conclusion qui sert au mieux les intérêts de l'entreprise tout en assurant la satisfaction de chacun. Vous devez clarifier les rôles et les responsabilités des participants et respecter deux règles :

• Identifier, définir et ne jamais perdre de vue vos objectifs.
• Reformuler pour s’assurer des solutions.

... Tout en respectant quelques règles

• Ecoutez ;
• Participez activement ;
• Construisez sur les idées des autres ; 
• Respectez le processus et l’équipe ;
• Pas de pique ou de provocation ; 
• Une seule réunion à la fois ;
• Respectez votre contrat temps ;

Une réunion, 3 temps pour 1 succès

Préparer la réunion

90 % du succès de la réunion dépend de sa préparation et celle-ci n'est pas bien compliquée.

Les étapes :

1. Déterminer la composition du groupe, le lieu et la durée.
2. Préparer la réunion, affecter les rôles et affiner les objectifs :
   • plan de travail et points à aborder.
3. Déterminer la date, y attacher les documents et réserver la salle et son équipement. (cf. Comment définir une date et inviter les participants)
4. À j-3 s’assurer de la participation des intervenants et si nécessaire les relancer

Comment définir une date et inviter les participants

JPlatform vous propose un module Calendrier qui vous permet de définir des événements, de consulter des disponibilités, d'envoyer des invitations, de proposer des dates. Nous allons exploiter toutes ces fonctionnalités pour définir la date de votre réunion et inviter ses participants.

Pour planifier et définir la date de votre futur réunion :

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Si vous utilisez un autre système que JPlatform pour la gestion des calendriers et surtout des disponibilités vous pouvez utiliser celui-ci. Cependant, Nous vous conseillons fortement de créer la réunion dans JPlatform car :

• La réunion apparaitra aussi bien dans votre système de calendrier mais également dans votre communauté
• Vos aurez la possibilité de l'enrichir avec des pièces jointes, des commentaires, suivre les participants, ...

Conduire la réunion

Le jour J est arrivé, il faut à présent conduire votre réunion ! Quelques règles s'imposent :

1. Accueillir les participants et commencer à l'heure.
2. Introduire la réunion :
   • nommer un cadenceur (ou "time-keeper" chargé de contrôler le respect des horaires et de rythmer les échanges) et un rapporteur (en charge de retransmettre les échanges du groupe),
   • présenter les objectifs, les horaires,
   • présenter les participants (tour de table),
   • recueillir les attentes des participants.
3. Mener la réunion (l'initiateur de la réunion devient alors son animateur sous le contrôle bienveillant du cadenceur).
4. Faire la synthèse :
   • conclusions de la réunion,
   • décisions prises et actions à mener.
5. Déterminer la suite des travaux du groupe : dates et prochaines réunions.

Le saviez-vous :

Si vous réunion comprend des participants à distance, utiliser le webchat ou le connecteur Skype et leur système de vidéo conférence pour les faire participer.

Dans ce cas, les participants devront être particulièrement vigilants à ne pas créer de discussions parallèles ou à ne pas parler tous en même temps. Si cette règle n'est pas respectée, le risque de cacophonie est fort.

 

 Si le rapporteur utilise Evernote comme outil de prise de note, JPlatform propose un connecteur permetant la synchronisation des notes.

 

 Si l'utilise n'utilise pas d'outil dédié à la prise de notes rapides, JPlatform propose un outil parfaitement adapté : les pages wikis !

Au delà du texte et de sa mise forme, il est possible d'y inclure des tâches, des photos, ...

Conclure la réunion

Votre réunion est terminée et, si vous avez suivi toutes les recommandations, vous avez atteint votre objectif. Il vous faut à présent capitaliser vos échanges et créer les taches associées aux actions que vous avez co-défini.

Créer une nouvelle page wiki dans la communauté du département ou de la thématique associée à la réunion.

Votre compte-rendu doit  également suivre quelques règles :

• Être rédiger le plus tôt possible (48h max)
• Lister clairement les décisions prises (un paragraphe dédié est conseillé)
• Lister les actions et leur responsable (un paragraphe dédié est conseillé). Nous vous proposons d'utiliser une grille R.A.C.I.
• Rester concis, clair et efficace
• Le compte-rendu doit être  bien structuré. Utilisez des sections, des paragraphes avec une numérotation, des puces, etc.

 Une réunion implique des actions à mener. Ces tâches doivent être listées dans le compte-rendu et se voir assigner (cf. paragraphe précédent). Cependant, simplement lister les taches peut s'avérer insuffisant car ce la n'assure pas leur suivi ! Jplatform vous propose donc de créer des taches et de suivre leur avancement. Pour ce faire, créer les taches correspondantes aux actions définies dans la communauté du département ou de la thématique associée à la réunion, et pour chacune d'elle :

• Définir un titre explicite
• Mettre une date d'échange
• Assigner les rôles tel que défini dans le R.A.C.I
• Ajouter un texte explicite si nécessaire

FAQ

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Les facteurs clés du succès

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