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Problème lors du dépot d'une nouvelle version de document via workflow

Dominique RIC · on 6/11/18 at 10:58 AM

Bonjour,

Nous constatons un problème lors du dépôt de documents au moyen d'un workflow.

Ci-dessous la configuration du workflow :

Workflow avec les états suivants :
Brouillon (-100) > Soumis (-80 par défaut) > Rejeté (-60) > Planifié (-10) > Publié (0) > Expiré (10) > Archivé (20)

Les deux rôles classiques du workflow : Rédacteur et Valideur

Les transitions suivantes :

Pour le Rédacteur :
Brouillon > Soumis
Rejeté > Brouillon
Publié > Soumis, Expiré ou Archivé (permet au rédacteur de déposer une nouvelle version)
Expiré > Soumis ou Archivé

Pour le Valideur :
Soumis > Rejeté, Planifié ou Publié
Planifié > Publié
Publié > Expiré ou Archivé
Expiré > Publié ou Archivé

Capture d'écran associées :

blobid0

blobid1

blobid2

Le problème :
La première version d'un document soumis par un rédacteur respecte bien les étapes du workflow et doit être validée pour passer à l'état Soumis (Comportement normal).
La transition de Publié vers Soumis définie dans le workflow permet au rédacteur de déposer une nouvelle version : il n'est en effet pas anormal que l'auteur d'un document puisse proposer lui même une nouvelle version de son document !
Mais lorsque le rédacteur dépose une nouvelle version, l'état par défaut du workflow pour cette nouvelle version est "Publié" alors que cet état n'existe pas dans les transitions, et il n'y a alors aucune validation de la nouvelle version par les valideurs.
Lors du dépot de la nouvelle version, il existe bien une option avancée qui permettrait au rédacteur de changer l'état en "Soumis" au lieu de "Publié", encore faut-il qu'il pense à ouvrir ces options.

C'est préjudiciable puisqu'il est alors très facile pour le rédacteur de remplacer une version validée par tout et n'importe quoi.

Ce comportement vous semble-t-il normal ?

A noter que nous avons ouvert un ticket auprès de notre intégrateur mais on nous indique que c'est la logique Jalios sur les workflows, ce qui nous semble plutôt incompréhensible puisque cela rend inutile l'usage des workflows.

Merci pour vos retours et votre aide.

#5

C'est bien cela.

Je serais étonné cependant que les services professionnel de Jalios n'est pas déjà rencontré ce genre de demande dans leurs nombreux projets.

@Xavier Masia  est-ce que tu aurais une solution ne nécessitant de dev pour ce genre de besoin ?

fabrice mathieu · on 6/13/18 at 10:12 AM
#6

Clairement, Xavier nous a déjà souvent aidé, et je l'en remercie encore.

Notre intégrateur devait remonter ce point à Jalios à notre demande, justement pour savoir si d'autres clients auraient eu ce comportement.

Cela peut très bien venir d'un problème chez nous, d'usage, de configuration, de version.

Tout est possible. Nous sommes encore tout jeune sur Jalios. 

Dominique RIC · on 6/13/18 at 10:18 AM
#7

merci  @fabrice mathieu pour tes retours. 

@Dominique RIC, il est prévu qu'on vienne vous rencontrer dans vos locaux pour échanger sur quelques points, notamment celui ci. Je reviens vers vous en message privé (email :-)). 

Xavier Masia · on 6/28/18 at 5:43 PM
9 pts
Ronan Kerdudou · on 6/18/18 at 12:33 AM

Bonjour,

Rapidement je dirais que lorsque l'on suit un wworkflow de publication, alors le rédacteur ne devrait pas avoir le droit de modifier le contenu publié.

Il lui faut alors créer une "copie de travail" qui suivra le même workflow et qui viendra remplacer la pulication lorsqu'elle sera publiée par le valideur.

Ainsi le document reste publié pendant le processus de mise à jour, et le document n'est pas modifiable sans respect du processus de validation.

retirer donc simplement les actions du rédacteur sur l'état publié. (y compris les actions d'expiration/archivage)

Pour aller plus loin, le service professionnel Jalios pourra trouver d'autres propositions.

#3

Ok, merci ! Je ne connaissais pas cette notion, je vais regarder ça avec attention.

Dominique RIC · on 6/18/18 at 11:29 AM
#4

Bonjour  @Ronan Kerdudou , question pour les nuls : comment crée-t-on une copie de travail ?

fabrice mathieu · on 6/29/18 at 11:35 AM
#5

Bonjour @fabrice mathieu  ,

Normalement dans le menu contextuel d'édition d'une publication associée à un workflow, l'action "Créer une copie de travail" apparaît.

Alain D'heygère · on 6/29/18 at 7:22 PM
1 pt
Alain D'heygère · on 6/29/18 at 7:07 PM

Bonjour @Dominique RIC ,

Merci pour votre question.

N'hésitez pas à ouvrir un ticket dans votre espace de support Jalios si les réponses fournies ne vous semblent pas complètement satisfaisantes et si vous souhaitez une analyse plus approfondie de notre part.

Cordialement.

#1

Bonjour Alain.

Comme l'a dit Xavier un peu plus haut, nous nous rencontrons mercredi et nous évoquerons ce sujet.

Entre temps, j'ai creusé la notion de copie de travail suggérée par Ronan, mais celà ne répond pas à nos attentes car le rédacteur n'est pas autônome.

Par extension j'ai creusé aussi la fonction de duplication mais ce n'est pas la même idée : on créé alors un autre contenu et donc un autre versionning.

Merci pour votre aide.

Dominique RIC · on 7/2/18 at 10:13 AM
0 pts