Communication

Beschreibung

Sur un Intranet comme sur le Web, l'information est riche et produite en quantité importante. Il est normal pour un collaborateur de ne pas tout suivre. En revanche il peut choisir de de suivre des informations selon leur thématique.

Ce guide montre comment chaque collaborateur peut être notifié sur le site, par mail ou par SMS selon des critères qu'il définit lui-même.

Illustrations Guided Tour Actualités 2

Objectifs

Dans un contexte où l'information est de plus en plus riche et produite en quantité de plus en plus importante, les collaborateurs peuvent se retrouver à passer à côté d'une information, nouvellement publiée ou mise à jour, qui est importante pour eux.

Le mécanisme d'abonnement dans JPlatform permet au collaborateur de définir l'information pour laquelle il souhaite être notifié et s'assurer ainsi de ne pas manquer une contribution pertinente.

L'abonnement est reçu par email selon une fréquence choisie par l'utilisateur ou il peut être affiché sur le site dans un encart dédié. L'abonnement vient compléter le flux d'activité de l'espace de manière plus ciblée.

Population ciblePOPULATION CIBLE

Les personnes en charge d'une base de connaissance, afin de suivre les contributions
Les personnes qui veulent se tenir informées d'une thématique particulière, au-delà des communautés définies

BénéficesBÉNÉFICES

Clarifier les flux entrants d'information
Personnalisation à la carte fonction des préférences de chacun
Liberté à chacun de définir la source et la fréquence de notification

BénéficesPOINTS D'ATTENTION

Un paramétrage de base bien pensé doit être mis en place dès le lancement
Il faut dissiper le "mirage" de la productivité immédiate des mails
Au lancement, remplacez les pièces jointes par des liens vers la plateforme

Quelles fonctionnalités ?

Les fonctionnalités d'abonnement sont dans le cœur de JPlatform et ne nécessite pas l'installation de modules complémentaires.

Comment faire ?

Définition des règles de notification par l'utilisateur

À partir de son profil ( 1> 2), choisir "éditer mon profil" ( 3), puis aller dans l'onglet " Notification" ( 4).

CDU-Process-Abo-GRA

Cliquez sur " Ajouter une règle de suivi" ( 5), puis renseigner :

la fréquence : toutes les heures, tous les jours, toutes les semaines ou tous les mois
le type de modification : publication, mise à jour mineure et/ou mise à jour majeure
les sujets à suivre, sous forme
- soit de catégories, avec en option un filtre en intersection (correspond à toutes les catégories) ou en union (correspond à au moins une catégorie)
- soit de texte libre de recherche, avec en option un filtre sur tous les mots, au moins un mot, la phrase exacte ou en syntaxe avancée (expression régulière)
un filtre éventuel sur un espace de travail
un filtre sur les types de contenu

CDU-Modal-notifs

FAQ

Puis-je forcer l'envoi d'email à l'ensemble de mes collaborateurs ?

Oui, c'est possible mais il est conseillé de respecter les choix et paramétrages utilisateurs. On a tendance à considérer qu'un email envoyé est une information réceptionnée, et ce n'est clairement pas le cas dans les faits. Une bonne communication ainsi qu'un bon accompagnement sur la plateforme permettra de communiquer efficacement et surtout de vérifier centralement la lecture et l'appréciation de l'information produite.

Facteurs clés de succès

Cet usage étant particulièrement personnalisable, il est important d'accompagner l'utilisateur dans la définition des règles de suivi. Par exemple, on peut définir par défaut une ou deux règles d'abonnement pour l'utilisateur et lui montrer comment les personnaliser.

S'abonner à des actualités qui nous intéressent (Dauer: 5 min)